Fyll i din e-post för att ladda
ner dokumentismguiden.

Dokumentismguide #2: Sluta skjuta upp - Få det gjort i tid.

Här börjar din digitaliserings-
resa!

Ta steget bort från långsamma processer, onödiga kostnader och dålig koll och rör dig mot en mer effektiv och produktiv vardag. Vi hjälper dig att lämna den analoga världen bakom dig – och upptäcka en digital.

Vi på Canon Business Center är dina reseguider. Tillsammans planerar och skräddarsyr vi din digitaliseringsresa – i din takt, efter dina behov och förutsättningar. Börja med att välja en utgångspunkt och vart din resa ska leda. Sedan hjälper vi dig, hela vägen.

Han har varit i alla världens länder

Expertråd inför en resa är ovärderliga. Oavsett om du ska till en solig strand eller en ny digital tillvaro. Här får du restips av Eddie Gustin, som verkligen varit överallt.

Reseskildringar

En bra hjälp på din egen digitaliseringsresa är berättelserna andras. Därför har vi samlat några kundcase som vi hoppas ska ge både inspiration och insikter!

Lär dig jobba smartare

Dokumentismen är vår filosofi om hur man jobbar effektivare med dokument och information, för att bli mer produktiv på kontoret. Och våra dokumentismguider passar perfekt som reselektyr under din digitaliseringsprocess.

Klicka här för att läsa mer >

Digital resfeber? Prata med oss! 08-744 85 00

Resultat

Problem

Det är betydligt svårare att strukturera, sortera, hålla reda på och tillgängliggöra analog information än digital. Den tydligaste jämförelsen är kanske den mellan det fysiska pappret som en enstaka enhet, som i värsta fall bara existerar i ett exemplar på en och samma plats, medan dess digitala motsvarighet finns tillgänglig för alla överallt. Struktur, koll på läget och mer tid till viktigare saker än att jaga papper ligger alltså i digitaliseringens natur.

Börjar man räkna på hur mycket tid som ofta går åt till att leta och strukturera analog information är det lätt hänt att man blir mörkrädd. I ett analogt universum går tiden nämligen långsammare än i dess digitala motsvarighet. I det förstnämnda är begrepp som ”direkt”, ”här och nu” och ”var som helst” ofta rena omöjligheter – medan de är mer eller mindre självklara i en digitaliserad verksamhet.

Det här handlar förstås om onödiga utskrifter, servicekostnader och till exempel tryckerifakturor som skulle kunna undvikas. Men inte bara. Det handlar också om tiden som går åt till att leta information och dokument, vilken kan omvandlas i ganska stora summor om man tänker på vad man kunde ha gjort med tiden annars. Det handlar också till exempel om att ha koll på när avtal löper ut och när fakturor ska betalas. Och sådant är lätt att komma runt på digital väg.

Problemet med viktiga dokument är att de är så viktiga. Viktiga dokument är detsamma som affärskritisk information av olika slag – och om man inte har koll på den, så lider verksamheten. Därför är det alltid en bra investering att lägga krut på att skapa struktur, säkerhet och tillgänglighet bland alla dokument – som på ett eller annat sätt har del i att få företaget att gå runt.

Manuell arkivering är inte bara tidsödande, det bidrar inte heller särskilt mycket till att tillgängliggöra informationen för alla de som behöver den – eftersom analog information bara kan finnas på ett mindre antal platser samtidigt. Men med digitala lösningar kan man arkivera informationen, en gång för alla – och ge alla tillgång till den, var och när som helst. Och dessutom är digitaliserad information alltid i säkrare förvar än fysisk.

Vi vet hur det känns. Trots att så många papper florerar i korridorerna, så är det ingen som riktigt har koll på dem. Och dessutom är många av papperna helt onödiga. Sammantaget innebär det ökade kostnader för företaget – och miljön. Därför vill vi hjälpa dig att slippa de onödiga utskrifterna, spara pengar och fokusera på det som är viktigt på riktigt.

Beställningar ska gå snabbt och smidigt. Så är det bara. Men så är inte alltid fallet. Och även om kunden inte märker av det, så kan arbetet med orderhantering bli riktigt snårigt bakom kulisserna – och en tidsbov och stressgfaktor för alla de som arbetar med det.

Om kundservicemedarbetarna behöver leta fram rätt blad i rätt pärm som finns på någon hylla någonstans i kontorsbyggnaden, så säger det sig självt: Det tar tid för kundtjänsten att hjälpa kunderna. Och det bidrar i sin tur till en sämre kundupplevelse och en stressig arbetsmiljö.

Många företag som varit tidiga med att påbörja sin digitalisering har inte alls kommit särskilt långt med fortsättningen på den, eller vunnit så mycket i längden. För istället för att njuta frukterna av digitaliseringen, sitter man där med utdaterade system och lösningar som inte synkar med varandra. Det är helt enkelt kanonviktigt att allting funkar tillsammans. Och det är därför vi på Canon Business Center alltid ser till att analysera helheten innan vi gör något annat.

HR-avdelningen har ett stort ansvar som det är. Och viktiga uppgifter som behöver deras tid. Så därför är det ingen bra idé att göra deras tillvaro krångligare än den behöver. Tyvärr är detta ofta fallet, speciellt i miljöer som är mer eller mindre utpräglat analoga.

Det är hämmande för en verksamhet när rätt information inte går att få tag i, på rätt plats och vid rätt tillfälle – när den behövs som bäst. Och otroliga mängder tid går ofta åt till att bara jaga rätt på rätt dokument. Och det bidrar ofta till att skapa en mindre produktiv verksamhet, en stressigare arbetsmiljö och en sämre kundupplevelse.

Det kostar både tid och pengar att behöva anlita utomstående för att ta fram all den kommunikation som ett företag producerar. Att vända sig till ett tryckeri garanterar inte ens alltid att man får den kvalitet man behöver. Och att behöva låta alla enheter passera huvudkontor, kommunikationsavdelningar eller rentav reklambyrån för att stämma av om allt ser korrekt ut bidrar också till tidsspill och kostnader. Vore det inte bättre att kunna göra allt själv – utan att behöva oroa sig för resultatet?

Let’s face it. Alla kan inte designa. Alla är inte intresserade av att skapa snygga trycksaker. Alla har inte tålamod att gå igenom grafiska guidelines för att skapa säljmaterial som kommunicerar varumärket på rätt sätt. Och därför blir det ibland som det blir. Broschyrerna ser ut som skräp, helt enkelt. Men vad skulle du säga om vi sa att det finns lösningar?

Lösning

En anställning är alltid förenad med en mängd information, varav en del dessutom är av privat natur. Att digitalisera all information på personalområdet förenklar både insteg, avslut och allt däremellan samt gör att alla har koll på vad som gäller, hela tiden.
https://www.canon.se/hr-digitisation/

Personaladministration är en viktig del av varje verksamhet – och här går det att spara både tid och pengar på att effektivisera alla flöden och få dem att funka felfritt. Dessutom skapar en digitaliserad personalavdelning en skönare jobbtillvaro för de anställda.
https://www.canon.se/hr-digitisation/

Att ha koll på alla fakturor sparar mycket tid och bidrar dessutom till en bättre upplevelse, både för kunder och er. Inkommande fakturor kan till exempel attesteras digitalt och de utgående arkiveras digitalt, vilket bidrar till att maximera strukturen och minimera uteblivna betalningar.
https://www.canon.se/invoice-processing/

Nog för att all information som kommer in via formulär redan är digital, men vad händer när till exempel en sajtbesökare fyllt i och skickat iväg ett formulär från er hemsida? Hamnar det rätt direkt? Kanske använder ni dessutom flera olika formulärlösningar, som i sin tur ofta gör att flödena blir tillkrånglade. Vi hjälper er att se till att meddelanden hamnar på rätt ställe direkt, att alla flöden samlas ihop och att lagringen går smidigt. Och mycket mer.

Att dra ner på antalet utskrifter pengar. Inget snack om den saken. Men det sparar också tid, eftersom mindre tid går åt till att vänta på sina utskrifter. Dessutom innebär färre utskrifter en vinst för miljön. Och vi på Canon Business Center har en mängd olika lösningar som minimerar de onödiga utskrifterna, för alla typer av verksamheter.
https://www.canon.se/efficient-document-output/

Med vår analystjänst får du total koll på företagets maskinpark. Och här finns ofta många lösningar att hitta, som ökar produktiviteten och sparar tid och pengar. Till exempel kan många mindre enheter bytas mot effektivare centrala alternativ, som dessutom kan sköta en stor del av sin personliga printerhygien själva. Och självklart har vi finfina serviceavtal, så du kan vara säker på att driftstoppen minimeras och att maskinerna alltid är i topptrim.
https://www.canon.se/managed-print-services-for-smb/

Smartare orderhantering gör inte bara vardagen effektivare för de som tar emot och hanterar dem, det skapa också en bättre kundupplevelse och gör livet lättare för den som lägger beställningar. Det hjälper till att spara många timmar varje vecka, skapa bättre kontroll och ger nöjdare kunder, som gärna kommer tillbaka.
https://www.canon.se/document-digitisation/

När kundtjänstmedarbetarna har koll på all dokumentation och information som de behöver får de mer tid över och kan hjälpa fler kunder. Samtidigt får de en bättre arbetsmiljö och en bättre jobbtillvaro. Dessutom kan vi se till att alla inkommande kontakter med kundtjänsten hamnar på rätt ställe direkt, och skapar både bättre struktur och kundupplevelse.
https://www.canon.se/document-digitisation/

Med våra printlösningar ökar kvaliteten på trycksakerna, samtidigt som det går snabbare och blir billigare att framställa dem än om man springer hos tryckeriet stup i kvarten. Men det bästa av allt är nog att vem som helst – tack vare vår Hot Folders-lösning – kan skapa tryckt material snabbt och enkelt, som alltid kommunicerar varumärket på rätt sätt och ger rätt bild av företaget (oavsett vem som står bakom spakarna).
https://www.canon.se/on-demand-document-production/

Att digitalisera all fysisk post är en enkel åtgärd för att frigöra tid och ge stenkoll på viktig information. Det gör nämligen att den finns tillgänglig för alla som behöver komma åt den, när som helst och var som helst – och hur många gånger som helst. Och dessutom är den säker.
https://www.canon.se/digital-mailroom/

E-post är lite som avlopp. Många tar dem för givna och de flesta tänker inte mer på saken än att det verkar som att det man skickar iväg åker någonstans, förhoppningsvis till rätt adress. Men vad händer om det finns knutar och kurvor längs vägen som stör informationens framfart? Då är e-post snart lika ineffektivt som snigelpost – och därmed en riktig produktivitetsbov. Men turligt nog är vi experter på att styra upp e-postflöden, skapa struktur, ordna med lagring och se till att allt hamnar på rätt ställen – direkt.
https://www.canon.se/digital-mailroom/

Man vinner mycket på att digitalisera all arkivering och se till att den sker på ett strukturerat sätt som är skräddarsytt efter verksamheten. Det sparar tid och energi, eftersom alla slipper leta efter informationen. Dessutom går det att tjäna en hel del bara på att ha bättre koll på avtalen. Till exempel genom att aldrig mer missa att säga upp ett avtal.
https://www.canon.se/document-digitisation/

Att digitalisera dokument och information är bland de smartaste åtgärderna ett företag kan vidta för att öka produktivitet och effektivitet. Mängden tid som sparas kan faktiskt motsvara flera heltidsanställningar. Dessutom resulterar bättre koll och struktur på dokumenthanteringen i mindre stress och en bättre arbetsmiljö. Och framförallt betydligt bättre möjligheter att fokusera ordentligt på de egentliga arbetsuppgifterna.
https://www.canon.se/document-digitisation/

Tidsplan

Det är bra att försöka vara effektiv. Men att rusa genom en resa gör ofta att man till exempel glömmer att packa rätt grejer, gå miste om upplevelser eller missar målet helt. Men misströsta inte. På den tiden som du angivit hinner vi ändå komma igång med planeringen. Dock är det viktigt att låta vissa saker ta tid, för att de ska ge bäst effekt i längden.

Bra timing! Restiden är kort, men det räcker absolut för att börja planera resan. Och det är genom att involvera oss tidigt som du får absolut bäst valuta för insatsen. För det är när man börjar rätt som resten av resan blir lätt!

Det här är bra! Med den här restiden kan vi planera resan på bästa sätt, se till att alla som ska med är med, uppleva allt längs vägen, ordna upp det när det strular till sig – och nå målet i tid. Och hinna andas mellan varven.

Det är bra att låta saker och ting ta tid, för att de ska bli ordentligt gjorda. Men det kan ta för lång tid också – när ”sen” tenderar att närma sig ”aldrig”. Att ha en något tightare tidsram gör projektet mer överskådligt och ger det samtidigt lite mer flow. Hör gärna av dig till oss, så kommer vi fram till en lämplig tidsplan för resan.

Resesällskapet

Den här resan kommer involvera alla som jobbar på företaget. Alla som jobbar hos er kommer att ha en uppgift i digitaliseringsprocessen. Några kommer kanske att vara med i mindre utsträckning än andra, men ändå. Då gäller det att se till att alla är med i svängarna från början, fördela ansvaret, och se till att tidsplanen ger utrymme åt att alla kan följa med på resan – samtidigt som de också har tid att göra sitt vanliga jobb.

Den här resan kommer involvera alla som jobbar på företaget. Alla som jobbar hos er kommer att ha en uppgift i digitaliseringsprocessen. Några kommer kanske att vara med i mindre utsträckning än andra, men ändå. Då gäller det att se till att alla är med i svängarna från början, fördela ansvaret, och se till att tidsplanen ger utrymme åt att alla kan följa med på resan – samtidigt som de också har tid att göra sitt vanliga jobb.

Den här resan kommer involvera alla som jobbar på företaget. Alla som jobbar hos er kommer att ha en uppgift i digitaliseringsprocessen. Några kommer kanske att vara med i mindre utsträckning än andra, men ändå. Då gäller det att se till att alla är med i svängarna från början, fördela ansvaret, och se till att tidsplanen ger utrymme åt att alla kan följa med på resan – samtidigt som de också har tid att göra sitt vanliga jobb.

Projektgruppen kan utgöras av alla som jobbar hos er – eller ett urval av de anställda. Det handlar om att välja det upplägg och den ansvarsfördelning som ger bäst resultat för er. Att låta alla delta kan effektivisera processen, men också göra den ostrukturerad. Och att låta färre vara med kan göra det lättare för er att fortsätta med ert vanliga jobb, samtidigt som företaget digitaliseras.

Alla på företaget kommer få njuta frukten av resan, var så säker! Men ni bör välja en mindre grupp som har ansvaret för att driva processen – och det hjälper vi gärna till med – samt se till att de har tiden och resurserna som behövs. Samtidigt måste alla på företaget veta vad som händer, varför och hur. Inte minst ledningen.

Alla på företaget kommer få njuta frukten av resan, var så säker! Men ni bör välja en mindre grupp som har ansvaret för att driva processen – och det hjälper vi gärna till med – samt se till att de har tiden och resurserna som behövs. Samtidigt måste alla på företaget veta vad som händer, varför och hur. Inte minst ledningen.

Alla på företaget kommer få njuta frukten av resan, var så säker! Men ni bör välja en mindre grupp som har ansvaret för att driva processen – och det hjälper vi gärna till med – samt se till att de har tiden och resurserna som behövs. Samtidigt måste alla på företaget veta vad som händer, varför och hur. Inte minst ledningen.

Alla på företaget kommer få njuta frukten av resan, var så säker! Men ni bör välja en mindre grupp som har ansvaret för att driva processen – och det hjälper vi gärna till med – samt se till att de har tiden och resurserna som behövs. Samtidigt måste alla på företaget veta vad som händer, varför och hur. Inte minst ledningen.

Säkerhet & hållbarhet

Digitalisering gör det också möjligt att alltid ha kontroll över vem som har tillgång till information och dokument, samt hålla obehöriga borta från den. Digitalisering är med andra ord en ren säkerhetsuppgradering – och det är dessutom en insats för en hållbarare verksamhet. Att minska antalet papper minskar helt enkelt avtrycket som ett företag gör, på flera sätt.

Inte för att skryta, men mycket av det faktum att så många företag är så pass nöjda med att samarbeta med oss på Canon Business Center har att göra med vår analytiska sida. Vi börjar alltid med att se över nuläget – eftersom det hjälper oss att ta ett helhetsgrepp, för att kunna skräddarsy och anpassa alla lösningar till den aktuella verksamheten. Dessutom hjälper det oss också att slå flera flugor i en smäll och göra ännu större förbättringar än vad man kanske ens vågat hoppas på från början.

Digitalt pass
Vill du ha en personlig resplan, eller rentav komma iväg direkt?

Fyll i dina kontaktuppgifter nedan, så hör en av Digitaliseringsresebyråns reseguider av sig – pronto.

Tack!

Vi hör av oss så snart som möjligt.

HSB

HSB vässar servicen med digitala verktyg

HSB är Sveriges största bostadskooperation, vars vision är att vara den ledande aktören med det bästa boendet. Den regionala föreningen i Södermanland täcker ett stort område med många kontor – och väldigt mycket dokumentation. Och i arbetet för att ge bästa service till kunderna är dokumenthantering och skrivarmiljön viktiga delar.

Utmaningar

  • Få full kontroll över interna rutiner och processer.
  • Frigöra tid till mer kvalificerad rådgivning.

Lösning

Utskriftsrutinerna säkrades och dokumenthanteringen strömlinjeformades för att öka effektiviteten, tillgängligheten och säkerheten. Alltsammans genom ett helhetsgrepp om HSB Södermanlands situation med utgångspunkt i verksamheten, målsättningar och kundernas behov.

Resultat

Administration, hantering och rutiner har förenklats, förbättrats och snabbats upp – och det frigör tid till rådgivning, vilket har ökat servicekvaliteten.

Tillgängligheten när det gäller information har ökat, samtidigt som informationssäkerheten förbättrats.

Digitaliseringen gör att HSB Södermanland kan komma närmare sina kunder på kundernas egna villkor, vilket är en av organisationens viktigaste målsättningar.

Resesällskapet

”I takt med att samhället utvecklats och digitaliserats har vår relation till Canon förändrats och fördjupats. Idag präglas samarbetet av partnerskap där Canons kompetens möter våra behov. Våra regelbundna avstämningsmöten bidrar till att kvalitetssäkra pågående projekt, samtidigt som vi kan jobba proaktivt” säger Kristofer Pettersson, IT-ansvarig på HSB Södermanland.

Svenssons

Digitalisering ger mer
– men kostar mindre för Svenssons i Lammhult

Svenssons i Lammhult har cirka 70 anställda och omsätter omkring 275 miljoner. Företaget har haft en stadig tillväxt och arbetar med över 300 varumärken. Nu satsar man på digitaliserad dokumenthantering och att strömlinjeforma printmiljön – för att spara tid och pengar samt förbättra kundupplevelsen.

Utmaningar

  • Effektivisera all dokumenthantering
  • Minimera antalet onödiga utskrifter
  • Göra det lättare att hitta rätt information, för alla överallt
  • Digitalisera fakturering

Lösningar – Print

Canons analystjänst gav en tydlig bild av maskinparken och dess kostnader, utskriftsvolymer, fördelning samt användarbeteenden.

Målsättningar för genomgripande optimeringar och en åtgärdsplan togs fram.

Mindre skrivare byttes mot mer kostnadseffektiva centrala alternativ.

Lösning – Digitalisering

Affärskritisk information digitaliserades för ökad struktur, effektivitet, flexibilitet, spårbarhet och tillgänglighet.
All fakturering är numera helt digital, vilket sparar tid och förbättrar kundupplevelsen.

Ett enhetligt, säkert och strukturerat arbetssätt kring informationshantering skapades.

Resultat

Omkring 10 000 färre utskrifter per månad – vilket motsvarar en heltidsanställning, eftersom det går åt cirka en minut per anställd och utskriven sida.

Bättre arbetsmiljö, tack vare bättre ordning, säkerhet och användarvänlighet.

Ökad mobilitet, tillgänglighet, produktivitet och spårbarhet.
Smarta strukturer och effektiva dokumenthanteringsprocesser.

Resesällskapet

”Canon är en proaktiv partner som kommer med nya tankar och idéer. Det är viktigt för oss. Och en annan framgångsfaktor i samarbetet är avstämningarna, där resultat mäts mot våra mål” säger Jörgen Bitzekis, vice VD på Svenssons i Lammhult.