Sökresultat

Inga träffar matchade ditt sökord

Ett okänt fel inträffade, försök igen

Förändra på rätt sätt

När du tittar dig omkring på kontoret, händer det att du tänker: ”Det här skulle kunna gå att lösa på ett bättre eller enklare sätt”? Reflekterar du över att en del inte verkar få så mycket gjort vissa dagar?

I ärlighetens namn kanske du till och med har sådana dagar själv. Dagar då inget flyter på, då precis allt krånglar.
Nog borde det gå att göra saker på ett bättre sätt – arkivera gamla avtal till exempel, eller plocka fram relevanta dokument.

 

System efter eget huvud

Lean production, automatiseringar och standardiseringar som alla måste anpassa sig till är vardagsmat inom industrin. Det är en del av utvecklingen och går hand i hand med alla tekniska framsteg. Men när det gäller kontorsjobb följer man inte alls samma mönster. Vad kan det bero på? Jo, till skillnad från i industrin jobbar man vidare efter eget huvud. Man har skaffat sig vanor som man byggt upp under många år. Skapat egna system som fungerar utmärkt, tycker man själv. Alla gör sitt bästa, men även om man är en supereffektiv projektledare eller företagets toppsäljare betyder det inte att man är expert på att organisera och hålla ordning och reda. Man kan behöva lite hjälp.

 

En bortkastad arbetsdag i månaden

Studier visar nämligen att medarbetare lägger ner ungefär åtta timmar i månaden i genomsnitt på att leta efter dokument och information (YouGov, 2012). En hel arbetsdag alltså, då de funderar på frågeställningar som ”Lade jag det i temp-mappen, pågående projekt, eller sitter det i en pärm?” Det är lätt att se vinsterna med att införa nya, bättre rutiner på kontoret.

 

66 dagar för att skapa en ny vana.

Men en ny rutin är svårt att få till. Många har kanske byggt upp sitt sätt att arbeta under tio år, och det sitter nästan i ryggmärgen. Då förstår man att det är omöjligt att ändra rutiner över en natt. Det tar tid och man måste vara beredd på att det gör det. I snitt tar det faktiskt hela 66 dagar att skapa en ny vana. Inte konstigt att det kan kännas lite trögt i början!

 

Alla måste förstå fördelarna

Det finns två gyllene regler för att lyckas införa förändringar hos många, till exempel på arbetsplatsen: 

  1. Alla måste förstå fördelarna, så att de känner sig motiverade. (Varför inte börja med att berätta att de kan frigöra en arbetsdag i månaden?) 
  2. Man måste göra det enkelt för människor att ändra beteende. Omställningarna får inte bli för stora. Det är lätt att tänka att man ska ändra allt på en gång, men människor har större chans att klara stegvis förbättringar.

Dokumentismen är läran om hur du jobbar smartare med information och dokument. Den hjälper dig hitta bättre arbetssätt samtidigt som den tar hänsyn till hur vi människor tänker och beter oss. Den består av sju enkla principer, som du hittar här.

Det finns enkla saker som du själv kan göra för att komma igång.