Från administration till patientfokus. Så frigjorde Carlanderska tid med Canon och RPA.

På Carlanderska sjukhuset i Göteborg är varje minut viktig för vårdkvaliteten. Som stiftelseägt sjukhus med både offentlig och privat vård och patienter från hela landet har man en komplex vardag, inte minst administrativt. Kraven på dokumentation ökar för varje år. Lösningen? En robot. Eller snarare: en osynlig digital medarbetare.

— Vi lever i en tid där kraven på dokumentation och kvalitet hela tiden ökar. Samtidigt ska vi ge varje patient trygg och mänsklig vård. Därför måste vi hitta sätt att jobba smartare, säger Wictor Bennet Winsnes, CIO på Carlanderska.

Carlanderska tar emot patienter från flera av Sveriges regioner. Varje region har egna journalsystem och regelverk. Det har skapat en vardag med många olika IT-miljöer, formulär och inloggningar för personalen på Carlanderska. Och med det, mycket manuellt arbete och risken för felkällor.

— Det fanns egentligen bara två vägar framåt. Att lägga ännu mer resurser på administration framöver, eller hitta en teknisk lösning som avlastar, säger Wictor.

Lösningen kom genom ett etablerat samarbete. Carlanderska hade sedan tidigare en relation med Canon Business Center kring skrivare. I samtal med kundansvarig lyftes dock något nytt: Robotic Process Automation (RPA), och möjligheten att automatisera mycket av sjukhusets administrativa processer.

RPA med verksamheten i centrum

Tillsammans med Canon genomfördes ett antal workshops med representanter från olika kliniker, avdelningar och stödfunktioner. Målet var att identifiera var RPA kunde göra störst nytta i vardagen. Alla kunde tycka till och ge förslag.

— Canon lyssnade verkligen in. De hade inte bara en färdig standardlösning, utan tog sig tid att förstå vår verklighet. Tekniken skulle formas efter verksamheten, inte tvärtom, säger Wictor.

Resultatet blev en flexibel RPA-plattform som kunde integreras med både Carlanderskas och regionernas olika system. Flera tidskrävande moment som patientregistrering och dataöverföring automatiserades.

En digital kollega som aldrig tar rast

Idag arbetar mjukvaruroboten kontinuerligt som ett stöd i verksamheten. Den utför moment som personalen tidigare behövde lägga mycket tid och energi på. Den kvalitetssäkrar också all data.

— Vi uppskattar att vi har kapat cirka 40 timmar administrativ och repetitiv arbetstid per månad. Att en sjuksköterska inte längre behöver stressa med att mata in journaldata mellan patientkontakter är en vinst för både medarbetare och patient, förklarar Wictor.

Plattformen är byggd för att växa, med möjlighet att lägga till nya processer allteftersom behoven förändras. Det som började som ett pilotprojekt har nu blivit en naturlig del av Carlanderskas digitala ekosystem. Tekniken togs emot väl, mycket tack vare att behov identifierades och lösningen förankrades brett i verksamheten redan från start.

— Nu kan vi fokusera ännu mer på vårt huvudsyfte: att erbjuda våra patienter förstklassig vård, avslutar Wictor.

Dygnets alla timmar ska säkras och bevakas. Helg som vardag, varje dag, varje natt, året runt. Företaget Smart säkerhet och bevakning med bas i Norrköping har detta som sin specialitet. ”Vi står stadigt på två ben, det ena benet är bevakning, det andra benet är säkerhetsteknik”, berättar David Sernald, företagets VD. Vi sätter säkerheten i fokus och arbetar aktivt med bevakning genom lokal närvaro. Våra väktare är strategiskt placerade i flera städer och samhällen, inklusive Norrköping, Söderköping, Finspång, Valdemarsvik, Åtvidaberg och Linköping”, berättar David Sernald, företagets VD.

”Vårt andra ben säkerhetsteknik går hand i hand med bevakning. Vår ambition är att på så sätt kunna erbjuda största möjliga trygghet. Våra säkerhetsrådgivare erbjuder våra kunder en grundlig säkerhetsanalys och skapar en skräddarsydd lösning baserad på varje enskild kunds unika behov. Vi erbjuder helhetslösningar som inkluderar installation av inbrottslarm, kamerabevakning, passagesystem och brandskydd tillsammans med våra egna säkerhetstekniker. Våra system är direkt kopplade till larmcentral och våra lokala väktare inom Östergötland”, berättar David Sernald.

UTMANING

”Vi hade ett inspirationsmöte tillsammans med Canon för att få bättre ordning på vår dokumentation. För säkerhet och bevakning är det kritiskt. Mötet resulterade i att vi såg möjligheterna att tillsammans bygga processer som sparar tid för vår personal, ökar effektiviteten och stärker säkerheten. Vi såg att vi kunde automatisera flera av våra processer; dels den interna, dels processen vi delar med våra kunder. Som till exempel dokument, arbetsflöden, information till andra system, ärendehantering, utbildningar och mailinkorgar. 

Tidigare krävde allt detta manuell hantering och det kostade tid, energi och pengar. Nu är situationen annorlunda. Flödet av dokumentation och information är digitaliserat och automatiserat. Och navet i den processen är Therefore, en säker plattform för att lagra känslig information. Dessutom är tröskeln att läsa sig Therefore extremt låg. Så implementeringen är enkel och snabb”, säger David Sernald.

LÖSNING

”Vi använder Therefore i båda våra verksamheter; Säkerhet och Bevakning.   

Therefore är en molnbaserad lösning som ingår som en viktig del i Smarts efterlevnad av certifieringar och auktorisation. För oss innebär det en extra nivå av trygghet, och det är också något som våra kunder uppskattar. Tryggheten har så klart stor betydelse för såväl våra privata som offentliga uppdragsgivare. Men tryggheten i lösningen var inte den enda faktorn som var avgörande för vår del då vi beslutade oss för Therefore. Skalbarhet i kombination med enkelhet i verktyget hade också stor betydelse”, berättar David Sernald.

RESULTAT

”Tveklöst är det så att Therefore fungerar som en motor i vår verksamhet,” säger David Sernald. ” Therefore kan så mycket mer än dokumenthantering. Lösningen kan styra processerna på ett mycket smidigt och bra sätt. Vi har till exempel kopplat alla fakturor och alla kundärenden till Therefore. All data blir på så vis spårbar och tillgänglig omedelbart. Det är också lätt att få ut statistik och upptäcka eventuella avvikelser. Detta är så klart viktigt i alla verksamheter men kanske ännu mera så i vår verksamhet som kräver noggrann dokumentation dygnet runt. 

I samverkan med våra kunder har vi utvecklat en kundportal i Therefore, där varje kund kan se sin unika dokumentation såsom alla ärenden, samtliga fakturor, avslutade uppdrag, nya ordrar och annan information som är relevant och värdefull för oss och våra kunder. Dokumentationen är samlad, lätt överskådlig och till 100 procent anpassad efter kundens önskemål. Transparensen är inbyggd i lösningen som vi anpassat till våra kunder och våra egna krav på öppenhet och tydlighet”, berättar David Sernald.

En arbetsorder kan skapas automatiskt. Påminnelser till kund om behörighet till viss dokumentation, om olika avtal eller offerter kan också skickas per automatik.Internt kan Therefore hantera och säkerställa att till exempel information som anställningsbevis, löner, utbildningar, legitimationer och säkerhetsbevis alltid är korrekta och uppdaterade.

”Therefore tar hand om saker automatiskt vi tidigare var tvungna att hantera manuellt. Det arbetet slukade tid, massor av tid. Sammantaget uppskattar jag att Therefore frigjort arbetstimmar motsvarande en och en halv upp till två heltidstjänster. Och alla dessa sparade timmar kan vi fullt ut dedikera till att utveckla och stärka vår verksamhet. Genom Therefore har vi fått både en pålitlig arbetskompis och smart partner som gör att vi själva kan arbeta ännu smartare och ännu effektivare. 

Våra kunder kan notera detta på flera sätt. Bland annat genom att vi kan dela avtalad information i realtid som tidigare inte var möjligt, och att vi snabbare kan hantera olika kundärenden. Inte nödvändigtvis på sekunden när men alltid inom ett kort och garanterat tidsspann. Med Therefore eliminerar vi frustrerande väntan på besked. Informationen kommer när den är utlovad att komma”, berättar David Sernald. ”Framåt ser jag att vi kommer integrera AI med Therefore alltmer. Varför? Jo, AI baseras på data och Therefore är bra på att lagra och hantera data!”

Vill du veta mer och diskutera lösningar för dina utmaningar? Välkommen att kontakta ditt lokala Canon Business Center.

Idag har Knäreds Kyckling 23 årsanställda och slaktar 1 500 000 kycklingar per år. Företaget omsätter totalt 90 miljoner kronor per år med båda bolagen inräknat. Slakten omsätter 60 miljoner och uppfödningen 30 miljoner kronor. Ägaren som är tredje generationen Karlsson driver företaget in i framtiden. ”Det är med stolthet jag bär familjearvet och det är med glädje jag arbetar för att utveckla företaget vidare”, säger Alfred Karlsson som är fjärde generationen Karlsson. 

”Eftersom vi arbetar med djur och livsmedelsproduktion är det rigorösa regler och krav som reglerar vår verksamhet. För att möta kraven och säkerställa att kycklingarna har det så bra som möjligt gör vi flera kontroller dagligen. I det arbetet har vi stor nytta av Canons digitala verktyg Therefore Online. Verktyget underlättar och säkerställer allt från dokumentation till arkivering. Tack vare den här lösningen kan vi sköta dokumentering, rapportering och arkivering med mobiltelefonen. Tidigare var det papper, penna och pärmar som gällde.”

Knäreds Kyckling startade 1958 på ett litet torp i utkanten av Knäreds samhälle. Irma och Göte Karlsson som på den tiden födde upp höns, kalkon, gäss och kycklingar, gav sitt företag namnet Knäreds Fjäderfäprodukter. I samband med att Irma och Göte tog ett steg tillbaka 1974, gjordes en större utbyggnad av slakteriet och sönerna Lars-Göran, Conny och Anders tog över företaget. Då byter även företaget namn till Knäreds Kyckling AB.

Utmaning

Svenska djurskyddslagar är en av världens strängaste, regelverket omfattande och egenkontrollerna hos Knäreds Kyckling uppgår till 20 kontroller per dag. ”Bland annat temperatur, ljus och fuktighet i stallet kontrolleras ständigt för att ge kycklingen bästa möjliga uppväxtmiljö varje dag under hela uppväxten. Vårt egenkontrollprogram säkerställer att vi jobbar utefter våra högt uppsatta regelverk och riktlinjer. Dessutom kontrolleras vi dagligen av livsmedelsverkets veterinärer”, berättar Alfred Karlsson. ”

En livsmedelscertifiering ger säkrare livsmedel genom hela kedjan och skapar trygghet för oss, våra kunder och våra kunders kunder. IP Livsmedel är en grundcertifiering för livsmedelssäkerhet, spårbarhet och redlighet. Den vänder sig till företag inom förädling, packeri och lager, samt till företag inom parti- och provisionshandel. IP Livsmedel är en standard som riktar sig främst till små och medelstora leverantörer av livsmedel till svenska butiker. Syftet är att garantera produktsäkerhet gentemot konsumenterna med hjälp av egenkontrollprogram. Standarden bygger på lagkrav för livsmedelssäkerhet och omfattar bland annat hygien, spårbarhet, redlighet, HACCP-rutiner och leverantörsbedömningar.

”För oss på Knäreds Kyckling är världens strängaste djurskyddslagar inte tillräckligt, därför har vi ytterligare regler att förhålla oss till när det gäller djurhälsa och djuromsorg på gårdarna och i slakten. För att kycklingarna ska vara friska och må bra utför vi hela tiden ett gediget förebyggande arbete ute på gårdarna. Vi har riktlinjer och krav som gäller utbildningar kring djurhälsa och djurvälfärd, regler som gäller transport av kycklingar till slakt, kompetensutbildningar för uppfödare och slaktpersonal, samt utbildningar kring livsmedelssäkerhet. Så dokumentationen av våra kontroller är kritisk, och tanken på ett digitalt verktyg föddes på ett möte i regi av Canon. Då berättade en av Canons kunder om sina erfarenheter av Therefore Online. Vi insåg att det var ett verktyg för oss.”

Lösning

”Therefore Online är ett mycket lättjobbat verktyg som inte kräver någon lång inlärningsprocess. Tvärtom, det är mycket enkelt att komma igång och dessutom är lösningen skalbar. Så skulle vi önska att skala upp eller skala ner så är de möjligheterna inbyggda från första början. Flexibiliteten och det faktum att Therefore kan skräddarsys och löpande anpassas efter våra behov är värdefulla egenskaper. Från början använde vi Therefore uteslutande för avtal och HR. Men ju mer vi använde Therefore desto fler möjligheter såg vi. Så idag är Therefore ett verktyg vi använder dagligen och mer av ett styrsystem än stödsystem.”

Tack vare att den här lösningen är molnbaserad kan vi använda verktyget från vilken webbläsare vi vill, närsomhelst och varsomhelst. Som vi ser det är det också ett bra alternativ för verksamheter som vill känna sig trygga med drift och IT-säkerhet utan att behöva investera stora egna resurser i det. En molnlösning är också lätt att skala upp och ner i takt med att verksamheten förändras och nya behov uppstår på företaget

Resultat

”Med Therefore kan vi göra alla noteringar i mobilen, paddan eller datorn och samla all dokumentation på ett ställe. Det förenklar vårt eget administrativa arbete, underlättar och effektiviserar redovisningen för externa parter som Livsmedelsverket och veterinärer.

Mobilen har man alltid med sig så genomförandet av egenkontrollerna är så mycket smidigare nu. Tidigare var det papper, penna och pärmar som gällde från notering till arkivering. Det fungerade också men tog väldigt mycket längre tid. Nu kan vi jobba effektivare, säkrare och smidigare. Mobilen är en garant för det, den är alltid med.”

”Genom Therefore är inte bara informationen samlad på ett ställe och utan också alltid tillgänglig i realtid i mobilen.”

Genom samarbetet med Canon har vi också fått en effektiv printlösning som underlättar för oss att producera informationsblad och broschyrer. Tidigare var det nödvändigt att använda externa tryckerier. Nu kan vi göra det själva med bibehållen kvalitet till lägre kostnad. Sammantaget har vi fått en sömlös lösning från dokumentation till arkivering som underlättar och effektiviserar alla våra egenkontroller som livsmedelslagstiftning och djurskydd kräver”, berättar Alfred Karlsson Knäreds Kyckling AB i Knäreds socken, Laholms kommun.

Vill du veta mer och diskutera lösningar för dina utmaningar? Välkommen att kontakta ditt lokala Canon Business Center.

”Det rullar på bra”, säger Malin Hedestad som är ansvarig för Logistik & Ordermottagning hos Avantia i Norrköping.

Företaget är en av Sveriges ledande leverantör av reservdelar till bilar och anläggningsmaskiner och har över 10 000 produkter i lager. Att fokus är på kvalitet och tillgänglighet kan alla kunder vittna om.

”Beställer du innan klockan fyra på eftermiddagen så skickas din beställning samma dag.” Att sätta ribban på den nivån ställer kvar på effektivitet och noggrannhet. För att säkerställa kvaliteten och öka effektiviteten började Avantia snegla på möjligheten att digitalisera och automatisera repetitiva och ensidiga moment i arbetsprocessen. 

Bakgrund

”Varje dag har vi mellan 150 och 200 ordrar att hantera, inte sällan ännu fler. Beställningarna kommer in via vår webbshop och mejl. Vi har en hög servicenivå och våra kunder förväntar sig snabba och effektiva leveranser. Det ställer krav på att vi är snabbfotade och väldigt ofta under arbetsdagen stämmer av orderläget, kollar mejlen och kollar webbshoppen. Eftersom vi är en liten slimmad organisation måste några av våra medarbetare hoppa mellan olika funktioner och arbetsuppgifter för att hantera beställningarna, kolla webbshoppen och säkerställa leveranserna. Det går, och det går bra. Men det tar också mycket tid. Och det är svårt för bara två av våra medarbetare att ständigt ha fullständig koll på alla beställningarna som kommer in till oss. Att hoppa mellan olika funktioner splittrar arbetsdagen, styckar upp dagen i mindre osammanhängande delar utan att ge någonting tillbaka i form av arbetstillfredsställelse eller större kundnytta. Det ville vi ändra på. Vi kände ett starkt behov av förnyelse och digitalisering. Genom teamet på Canon i Norrköping fick information om en lösning som kallas Robotics. Och den fastnade vi för.”

Lösning

Robotics är en programvara som du programmerar efter behov. I vårt fall programmerade vi Robotics (vår digitala medarbetare) så att den automatiskt håller koll på kundernas beställningar och för in beställningarna i vårt ordersystem. Det är repetitiva och manuella arbetsuppgifter nu kan utföras av vår digitala robot. Det frigör tidsresurser och energi för personalen som istället kan ägna sig åt mer kreativa uppgifter.  Insatser som adderar värde till vår verksamhet samtidigt som medarbetarna blir stimulerade. Vår lösning flyttar data mellan två olika system – webbshoppen och ordersystemet. Det som tidigare krävde manuell bevakning sköts nu automatiskt av vår roboticslösning. Den läser av mailbeställningarna, kollar beställningarna i webbshoppen och för över datan till ordersystemet. Det lösningen inte gör är att packa varorna för leverans. Det gör vi själva,” säger Malin Hedestad.

Resultat

”Det är en enorm skillnad jämfört med hur det var tidigare både för den enskilde medarbetaren och för vårt företag. Medarbetaren slipper hacka upp sin dag, slipper olika störningsmoment som inte går att planera bort, han eller hon kan sätta av tid utan att bli störd. Tidsbesparingen och effektivitetsökningen som den här lösningen ger oss är så mycket större än det som kan mätas i kronor och ören. Den enskilde medarbetaren befrias från monotona och repetitiva arbetsmoment. Istället frigörs tid för mer kreativa och affärsutvecklande arbetsuppgifter.

För företagets del kan vi höja vår servicenivå ytterligare och säkerställa att kvaliteten på våra leveranser alltid är bästa möjliga. Den här molnbaserade roboticslösningen är aldrig sjuk, jobbar helg som vardag, dagar som nätter, kan jobba dygnet runt och behöver aldrig semester. Och det är klart att den effektivisering av vår verksamhet frigör tid som ger oss stora möjligheter att bli ännu duktigare på det vi gör. Det finns alltid detaljer som kan bli ännu vassare.

Samarbetet

”Gediget förarbete, och framsynt agerande hela tiden. Så skulle jag beskriva samarbetet med teamet från Canon”, säger Malin Hedestad. ”I en mening skulle jag sammanfatta vårt gemensamma arbete som jättebra. Canon har styrt upp arbetet med drivna projektledare och arbetat mycket strukturerat och proaktivt. Regelbundet har teamet från Canon kallat till gemensamma veckomöten. Det är alltid värdefullt, och kanske särskilt viktigt i ett projekt som vårt där pusselbitarna som skall sammanfogas till en automatiserad helhet är både många och detaljrika. Det arbetet kan man inte skynda fram. För rätt kvalitet måste det få ta sin tid. För oss, från förstudie till implementering av lösningen, tog det cirka tre månader. Och samarbetet fungerar klanderfritt nu, och har gjort så hela tiden.”

Framtiden

”Vi är helt nöjda med den lösning vi nu har. Vi har tänkt igenom väldigt noga vad det är vi behöver och det behovet har vi täckt nu. Samtidigt har vi så klart funderat över att ta vara på möjligheten att utveckla lösningen ytterligare. Mjukvaran som är grunden för Roboticslösningen kan programmeras så att den kan utföra flera olika uppgifter. Och det kan så klart vara intressant för oss i framtiden. Då gäller det att först noggrant definiera de monotona och repetitiva uppgifter som lösningen då skulle omfatta. Det får i så fall bli någonting vi får fundera på under höstsäsongen. då det lite lugnare i vår bransch. Eftersom vi är specialister på AC är det högsäsong resten av året”, berättar Malin Hedestad.

Om Avantia

Avantia är en ledande leverantör av reservdelar för bilar och anläggningsmaskiner. Företagets breda utbud av produkter och fokus på kvalitet och tillgänglighet gör Avantia till ett självklart val för de som söker efter reservdelar. ”Vi kan nästan garantera att vi har reservdelar till AC:n på din bil, och även till lite mer udda entusiastbilar och sportbilar. Helt säkert är att vi levererar inom 24 timmar”, säger Malin Hedestad. Företaget grundades 1991, och säljer reservdelar, framför allt till AC, men även till värmare. 

Vill du veta mer och diskutera lösningar för dina utmaningar? Välkommen att kontakta ditt lokala Canon Business Center.

”I samband med flytt till nytt kontor blev det naturligt för oss att också titta på nytt för kontorets infrastruktur. Vassare verktyg för oss och våra kunder, som nya skrivare och effektiva digitala lösningar”, säger Jessica Eliardsson, VD, Östhammarshem. 

Huvudkontoret ligger i Gimo, fem mil nordost om Uppsala. ”Vi drivs av visionen om att skapa trygga och trivsamma hem för alla perioder av livet. I det arbetet använder vi oss dagligen av flera verktyg för att underlätta och effektivisera vägen framåt. Inte minst viktigt är att verktygen för säker dokumenthantering är så vassa som möjligt. Jag tänker först och främst på vår skrivarpark och digitala lösningar”, berättar Jessica Eliardsson.

Bakgrund

”Tidigare hade vi en skrivarpark som lämnade en del att önska. Den spretade åt många håll och lösningen var långt ifrån integrerad. Det var en blandning av olika maskiner, olika märken och olika årsmodeller. Den snarare stjälpte än hjälpte oss. Så när vi kom i kontakt med Canon föll det sig naturligt att titta över skrivarmiljön och hitta en väg framåt för effektivare och säkrare utskrifter. Vi äger och förvaltar närmare 2000 lägenheter, 400 garageplatser och ett 50-tal kommersiella och offentliga lokaler.

Med fokus på effektivare skrivare och säkrare dokumentmiljö. Säkerställa att känsliga handlingar som rör till exempel ekonomi, ledningsgrupp, kontrakt, avtal, löner eller sjukskrivningar inte hamnar i orätta händer och kan ses av fel ögon”, understryker Jessica Eliardsson.

Lösning

”Nu har vi en enhetlig och integrerad maskinpark för effektivare och säker hantering av våra utskrifter och dokumentmiljö. Samtliga skrivare fungerar sömlöst i vår arbetsmiljö. Vi har ett par kraftfullare skrivare på vårt huvudkontor och skrivare anpassade för behoven på våra filialer. Genom UNIFLOWOnline kan vi arbeta med säkra utskrifter oavsett om vi är på huvudkontoret, någon av våra filialer eller arbetar hemifrån”, säger Jessica.

Resultat

”Nu kan vi känna oss säkra på att det funkar som det ska utan avbrott och att våra skrivare alltid levererar med rätt kvalitet. Nu kan var och en av oss skriva ut efter eget huvud, när vi vill och hämta utskriften där vi vill. Det är väldigt smidigt eftersom vi har filialer på flera olika platser.

Medarbetare på andra platser kan skriva ut material till oss på centralkontoret och vi på centralkontoret kan skriva ut till medarbetarna på filialerna. Resultatet är både högre effektivitet och förbättrad säkerhet. Idag har vi inga högar av utskrifter som ingen har tagit vara på. Tack vare säkra utskrifter har vi minimerat risken att känsliga dokument kommer i orätta händer. Personaldokument, löner, sjukskrivningar har nu ett starkt integritetsskydd. Det är bara du med din personliga tag som kommer åt utskrifterna eller har särskild behörighet. Ingen annan. På så sätt skyddar vi bättre integriteten för både medarbetare, hyresgäster och lokalinnehavare. 

Samarbetet

”Allt stämmer. Det låter som en överdrift men vad gäller samarbetet med Canon är det så vi upplever det. Allt från följsamhet till GDPR och automatiserade tonerbeställningar fungerar klanderfritt. Vi har personlig avstämning med jämna mellanrum och blir aldrig lämnade i sticket.  Teamet vi arbetar med är kreativt och konstruktivt, en partner med fokus på rådgivning snarare än försäljning. Det bådar gott för samarbetet framåt”, säger Jessica Eliardsson.

Framtiden

”Om framtiden är det svårt att sia. Men lösningen vi nu har är skalbar och ger oss flera tillvalsmöjligheter vid behov. Dessutom är den lätt att anpassa för verksamheten och möjliga framtida behov. Visst är det så att den digitala utvecklingen går mycket snabbt. Men så långt vi kan se är den aktuella lösningen så framtidssäker den kan bli.”

Om Östhammarshem

Östhammarshem är en kommunal bostadsstiftelse som bildades 1976. ”Vi äger, förvaltar och förädlar fastigheter inom Östhammars kommun. Ett aktuellt exempel är att vi konverterar lokaler till bostäder, det är nedlagda Gräsö skola vi just nu utforskar möjligheterna att omvandla till bostäder. Ett tidlöst exempel är att vi alltid arbetar för hem genom hela livet, från första lägenheten till trygga 55+ boenden. I vår region erbjuder vi bostäder i historiska bruksmiljöer, nära skog och hav. Våra områden är Öregrund, Gimo, Alunda, Östhammar, Österbybruk och Hargshamn”, berättar Jessica Eliardsson, VD, Östhammarshem.

Att jobba med digitalisering kan vara utmanande och belönande på samma gång. Helt klart är det något nödvändigt för varje livskraftig verksamhet.

Vi hade förmånen att intervjua Tobias Johansson och Fredrik Gustavsson, Ljungby Energi, om deras digitaliseringsresa. De delar med sig av värdefulla tips och tankar till dig som är i startgroparna, eller redan påbörjat, digitaliseringsarbetet.

Intervjun tog sin utgångspunkt i tekniken som möjliggörare, med digitalisering och IT i fokus. Samtalet kom dock att kretsa kring människor och kreativitet, något som Tobias och Fredrik övertygar oss om är centralt för ett framgångsrikt digitaliseringsarbete.

Canon har under många år samarbetat med Ljungby Energi och tillhandahåller en viktig pusselbit i form av en mjukvaruplattform för att hantera information. Tobias, som är ansvarig för digitaliseringsarbetet hos Ljungby Energi, påpekar att plattformen är en av många delar och det gäller att se till en helhet. Vi koncentrerar oss här på den lösning Canon tillhandahåller men insikterna är applicerbara på all form av digitaliseringsarbete.

Digitalisering – varför då?

Digitaliseringsarbetet hos Ljungby Energi bidrar till att säkerställa snabb tillgång till uppdaterad information. Något som gör verksamheten effektiv och ökar konkurrenskraften samtidigt som det underlättar arbetet med att leva upp till krav från kunder och myndigheter, exempelvis i form av GDPR. Ljungby Energi är ett modernt IT företag i framkant som säljer fibernät. Det gör det extra viktigt att även internt inom bolaget agera innovativt och även vara en attraktiv arbetsgivare.

Konkreta fördelar för verksamheten

Digitaliseringsarbetet pågår löpande och utvecklingsmöjligheter identifieras och implementeras över tid. Vi diskuterar närmare några av de områden där Ljungby Energi idag använder Canons plattform för att hantera information.

Snabb tillgång till personalinformation

Tidigare fanns information relaterad till personal på flera olika platser. VD hade möjligen lite papper i sin pärm och avdelningschefen i sin. Arbetsledaren och den anställda kunde ha kursintyg mm i skåpet i omklädningsrummet. Metadata om de anställda, såsom kontaktpersoner, fanns på flera ställen men inte alltid uppdaterad och tillgänglig. Genom att samla informationen på ett ställe ges direkt och rättighetsstyrd tillgång till uppdaterad information. ”Man vet att där finns det”, säger Tobias och fortsätter ”Det är inte säkert att avdelningschefen eller arbetsledaren finns på plats när det händer någonting men nu vet alla som behöver veta var informationen finns”.

Utbildningar genomförs och dokumenteras

I Ljungby Energis verksamhet behöver många anställda ha genomgått obligatoriska utbildningar som måste uppdateras löpande. Samma sak gäller läkarundersökningar som behöver genomföras med jämna mellanrum. ”När jag började jobba som anläggare då fick jag ett papper på genomförda utbildningar som jag fick lägga i mitt skåp och själv säga till min arbetsledare att nu börjar det gå ut”, berättar Fredrik. Idag finns dokumenten kring genomförda utbildningar och läkarbesök digitaliserade. Påminnelser går ut när det är dags för nästkommande tillfälle och genom detta ges kontroll över att obligatoriska utbildningar och aktiviteter genomförs i rätt tid. ”Har du inte aktuell utbildning och inspektören kommer och kollar, då blir det dyrt”, säger Tobias och refererar till bötesbelopp på tusentals kronor. Detta är inget som varken Fredrik eller Tobias varit med om i praktiken och den egenkontroll som verksamheten nu har eliminerar risken.

Bättre introduktion av nyanställda

Vid nyanställningar skickas, med automatik, uppgifter per mejl till de personer som deltar i arbetet med att förbereda introduktionen av de nyanställda. I flödet för nyanställda ingår exempelvis att arbetsledaren får ett mejl att beställa dator, arbetskläder eller annat som behöver finnas på plats när den anställda börjar. Den nyanställda får en proffsig upplevelse med en smidig och effektiv introduktion.

Minskade kostnader för leverantörsavtal

Genom att Ljungby Energi har digital tillgång till samtliga leverantörsavtal ges snabb tillgång när något behöver kontrolleras i avtalstexterna. Varje avtals utgångsdatum registreras och i lagom tid innan avtalen löper ut går en påminnelse ut till avtalsansvarig. Kontrollen på när avtal löper ut minskar risken att avtal förlängs utan åtgärd. Kostnader för hantering av avtal och ofrivilliga förlängningar minimeras.

Förbättrad kontroll över servitut

Ljungby Energis verksamhet, med nät som korsar tomter, medför en mängd servitutsavtal att ha kontroll över. Tidigare fanns avtalen i pärmar vartefter de digitaliserades och lagrades i mappstukturer. ”När jag nu flyttar filer från mappstrukturen så kontrollerar och korrigerar jag”, säger Fredrik. Det kan vara nya markägare eller att avtal inte längre är giltiga. Jobbet som krävs för att övergå till det nya arbetssättet medför på så sätt även en kvalitetskontroll. Detta är ett grundarbete som tar tid och görs när tid ges, för att på sikt lagra samtliga servitutsavtal indexerade och snabbt sökbara. Frågor från fastighetsägare och andra intressenter gällande servitutsavtal kan enkelt besvaras. Arbetet effektiviseras men framför allt skapas en kontroll över en för verksamheten viktig tillgång.

Att börja

Tobias berättar att det redan vid digitaliseringsarbetets start fanns en lång lista med områden att ta tag i. Ljungby Energi valde, i samråd med Canon, ut ett begränsat antal områden att starta med. ”Se möjligheterna men inse också att du inte kan göra allt just nu”, tipsar Tobias. Att skapa en lista, som löpande uppdateras och prioriteras om i, är ett bra sätt att både komma igång och ha som stöd vid utvecklingsarbete. Men hur vet man vad man skall prioritera och vad som är rätt att börja med? Tobias har två generella rekommendationer:

-Börja med det som är lättast. Så att man snabbt kommer igång och ser att det händer någonting. Leverantörsavtal är lätt att börja med. Dom är ofta strukturerade med köpare, säljare, avtalstid och ansvarig.

-Om vi inte har koll på det här så kan det kosta oss pengar. Då vet man att här finns det tydliga märkbara förbättringsmöjligheter.

Recept för framgång

”Om du inte hanterar människorna kring systemet, som skall använda det, då kan du lika gärna kasta bort systemet”, kommenterar Tobias genast när vi kommer in på ämnet framgångsfaktorer. Fredrik fyller i ”Det handlar om att få med folket på båten så att vi kan driva utvecklingen framåt, så att alla vill åt samma håll. Det går inte att tvinga på någon detta utan personen i fråga skall förstå att det här kommer att förenkla för mig. Det kommer att bli lättare. Jag kommer att kunna spara tid eller bli effektivare.”

Det gäller alltså att inte stirra sig blind på tekniken utan komma ihåg att det är människor som både skall använda och få någonting ut av systemen. Ett sätt att ta hänsyn till människan är att respektera att folk behöver lära om. Det betyder att man måste ge förändringen tid och inte räkna med att det räcker med att sätta upp systemet och visa användarna hur det fungerar. ”Man får vara beredd på att navigera om, flytta lite och rucka lite. Jag vet inte hur många ändringar vi gjort när vi fångat upp saker som händer efter vägen”, förtydligar Tobias.

För att få acceptans från användarna är det bra att involvera dom i ett tidigt stadie. Ett sätt är att ta hjälp av ambassadörer som representerar användarna. Tobias drar en parallell till lagidrotter där seniora ambassadörer tar en informell ledarroll. ”Det spelar ingen roll om det är hockey, innebandy eller elnätsföretag. Man måste ha dom som styr upp lite grann och hjälper till att visa vägen.” En ambassadör tar man med tidigt i processen, gärna redan i designfasen.

Ett viktigt men ibland bortglömt recept för framgång är att vara medveten om, och hantera, de utmaningar som finns. Även här är erfarenheten på Ljungby Energi att de stora utmaningarna är relaterade till samarbete, kommunikation och interna processer. Fredrik exemplifierar med servitutsavtal som ibland kan bli liggande på personalens bord innan de läggs in i systemet. Tobias reflekterar tillbaka på arbetet som gjorts och konstaterar att ”processkartläggningen har vi litegrann skippat och gjort efterhand, men den är inte att förakta”. Processerna måste hållas vid liv och vara en naturlig del av det dagliga arbetet. Att förankra processerna och kommunicera med varandra är utmaningarna, inte tekniken. ”Bara för att du skaffar ett system får du inte glömma verkligheten”, sammanfattar Tobias.

En annan utmaning relaterar till samtalets nästkommande ämne, att utveckla rätt områden. Det är enkelt att skapa en lång lista över utvecklingsmöjligheter och nya områden att ta sig an. Trots detta påtalar Tobias att det faktiskt är en utmaning att hitta rätt användningsområden, de som bäst hjälper verksamheten.

Utveckling och värdeskapande

Ljungby Engergi får inspiration genom att lyssna på vad andra organisationer gör, exempelvis genom att delta i erfarenhetsutbyten med kunder till Canon. Viktigt är att även lyssna på den egna organisationens behov. Det gör man genom att prata och ventilera problem. Tobias förklarar att de bästa förutsättningarna ges när användarna kommer med idéer. ”Om användarna efterfrågar något, då vill dom verkligen ha och använda lösningen.” Exempelvis så var det arbetsledarna själva som tog initiativet till att förbättra hanteringen av utbildningar och tillhörande dokument. Implementationen gick smidigt och den relativt enkla lösningen skapar stort värde för verksamheten.

”Hitta och uppmuntra personalen att komma med idéer”, säger Tobias. Enkelt sagt, men hur gör man det? ”Visa dig mottaglig och skapa ett klimat där man ventilerar saker. Lyssna på idéer och ta tillvara på de idéer som kommer”, svarar Tobias.

Följa framgång

Att digitaliseringsarbetet skapat nytta är enkelt att se. Det är dock svårare att mäta nyttan i ekonomiska termer. ”Du kan gå ut och mäta hur mycket mindre tid vi lägger ned men det är svårt att veta vad som kunde inträffat om vi inte hade haft fördelarna i vår förbättrade kontroll av exempelvis leverantörsavtal och servitut”, förklarar Tobias.

Att verksamheten nyttjar möjligheterna som tillhandahålls och att användarna själva kommer med förslag på utvecklingsmöjligheter är helt klart ett mått på framgång. Men finns det något område där det är möjligt att mäta den ekonomiska nyttan?

Tobias berättar att Ljungby Energi kommer att implementera en ny lösning på hemsidan med ett formulär för avtalsskrivande inklusive e-signering med Bank ID. Det är en satsning som är lätt att mäta och koppla till ekonomisk nytta. Tobias räknar med att kunna få in 100% fler kunder som aktivt väljer Ljungby Energi som elbolag. Vilken härlig fortsättning på Ljungby Energis digitaliseringsresa!

Stora som små företag arbetar målmedvetet och konsekvent med att digitalisera personuppgifter och annan dokumentation för enkel, effektiv och säker hantering. Det gäller inte minst Stena Line, det stora rederiet med säte i Göteborg.

”Det innebär att vårt digitala arkiv regelbundet rensas från data som inte längre får eller behöver sparas. På så vis är vårt HR-system GDPR-säkert.”

Bakgrund

GDPR gäller alla företag oavsett storlek. Vare sig företaget har fem eller femtusen anställda så finns alltid risken för böter om man bryter mot EU-förordningen. Förordningen gäller i alla medlemstater och har fört med sig ett intensifierat arbete hos företag och organisationer för att säkerställa att rätt information lagras på rätt sätt. Att bara relevant information sparas – alltid av goda skäl och aldrig utan samtycke.

Utmaning

HR är den funktion på företagen som kanske allra påtagligast känner av förändringen och lever med digitaliseringen på ett sätt som få andra. Att attrahera rätt talanger, behålla och utveckla personalen är kritiskt och en ständigt pågående process. I det arbetet kan digitala lösningar frigöra tid för HR och skapa bättre förutsättningar för proaktiva insatser. HR är kanske också den funktion hos alla företag som snabbast kan upptäcka fördelarna med digitaliseringen. 

”Vilken information måste vi spara och vilken kan vi slänga bort? För många organisationer börjar digitaliseringsarbetet med att städa de fysiska i arkiven, rensa bland pärmarna, slänga onödig och irrelevant information och behålla den information som är nödvändig och relevant. Detta arbete tar tid, men det är ett arbete som måste göras. Det går inte att springa ifrån”, säger Maria Bennelind.

En annan viktig frågeställning är vem eller vilka som skall ha behörighet till den aktuella informationen.

Lösning

”Med den här lösningen har vi säkerställt vi att inga obehöriga har tillgång till information som rör vår personal”, berättar Maria Bennelind. Bara personer med rätt behörighet kan söka och finna uppgifter som anställningsnummer, läkarintyg, utvecklingssamtal, lön, semester, semesterersättning eller sjukdagar.

”Genom att digitalisera informationen för HR-avdelningen kunde vi frigöra utrymme i det fysiska rummet tack vara att vi kunde slänga gammal och irrelevant dokumentation som tog mycket plats. Samtidigt frigjorde vi tid för medarbetarna på HR att utveckla sin expertis för att ännu bättre kunna ta vara på, utveckla och arbeta proaktivt för medarbetarna på rederiet. Vi på HR fick ny energi tack vare enklare och effektivare rutiner för att hantera olika processer som till exempel att ta emot, arkivera och uppdatera personaluppgifter”, säger Maria Bennelind.

”Efter en genomgripande granskning och rensning av gamla dokument packade vi ihop materialet och skickade det till Prag för slutförvaring. Rederiet konstaterade vilken typ av dokument det var fråga om, vilka som kunde kasseras och vilken dokumentation vi behövde spara, enligt lag. Det var ett grannlaga arbete, personliga uppgifter måste alltid behandlas med största respekt oavsett om dokumentationen är analog eller digital”, förklarar Maria Bennelind. 

Resultat

Sökbarheten, snabbheten och säkerheten är på en helt annan nivå. Det är stor skillnad jämfört med den analoga tiden. Nu går det snabbare och är enklare för oss på HR att använda, spara och söka relevanta personuppgifter. Men lösningen är inte bara bättre för HR utan för alla anställda.

”Med vår digitala lösning för HR kan vi enkelt och effektivt begränsa både användning och åtkomst av personuppgifter. Vi gör det genom att avgränsa informationen och säkerställa att endast behöriga personer har tillgång till aktuella personuppgifter och annan relevant information. Ytterligare en fördel är att till exempel sjukintyg kan hanteras snabbare och säkrare. I takt med att digitaliseringen ersätter den fysiska dokumenthanteringen kan vi se att effektiviteten ökar”, säger Maria Bennelind.

Samarbete

”Inte alla företag har den expertis som krävs för att implementera en sån här lösning. Men Canon har det. Där finns tekniken, människorna och kunskapen. Jag tycker att teamet vi samarbetar med är lyhörda och visar stor förståelse för vår verksamhet. Som det ser ut nu kommer vi framöver att släppa in fler användare och dela upp lösningen på flera användarnivåer. I dagsläget används lösningen exklusivt av administrationsavdelningen på HR. Men fördelarna med den digitala tekniken är inte begränsad till vår HR-avdelning,” säger Maria Bennelind.

Om GDPR

Dataskyddsförordningen (DSF) eller allmänna dataskyddsförordningen, mer känd som GDPR efter engelskans General Data Protection Regulation, är en europeisk förordning med syftet att stärka och harmonisera skyddet för levande, fysiska personer inom Europeiska unionen vid hantering av personuppgifter. Den hindrar organisationer från att databehandla personuppgifter utan samtycke eller anledning. Förordningen antogs den 27 april 2016 och började gälla fullt ut den 25 maj 2018. Den ersatte då dataskyddsdirektivet (95/46/EG) från 1995.

Till skillnad från ett EU-direktiv kräver en EU-förordning inte att nationella lagar skapas, utan den gäller direkt i alla medlemsstater och ersätter tidigare nationella bestämmelser. Varje enskild medlemsstat har dock rätten att komplettera förordningen med nationella regler i viss omfattning, till exempel gällande hur ett myndighetsbeslut kan överklagas. 

Värmland är vackert som ett vykort. Där, mitt i Hagfors, ligger Textåbild. Ett riktigt tryckeri. Sedan över 30 år tillbaka är företaget en del av familjen Lindgren. Dagens ljus såg företaget 1983, då som ett rent sätteri. 1984 växer företaget genom köpet av Uddeholms interntryckeri och 1989 blir Patriks far, Alf Lindgren, delägare.

Nu är det Patrik Lindgren som ansvarar för verksamheten och driver företaget tillsammans med tre medarbetare. Maskinparken är uppdaterad men passionen för papper och tryck består.

”Tillsammans är vi ett samspelt team med klassisk grafisk kompetens samtidigt som vi är måna om att hänga med i den digitala utvecklingen”, berättar Patrik Lindgren.

Bakgrund

Textåbild är ett fullservicetryckeri som erbjuder allt kunderna efterfrågar. Allt från böcker till kuvert, visitkort, roll-ups, affischer och Veckobladet. Veckobladet är Klarälvdalens främsta annonsblad, uppskattat av både läsare och annonsörer. ”Veckobladet ges ut varje onsdag i drygt 13 500 exemplar, från Olsäter i söder till Likenäs i norr samt Lesjöfors i öster”, berättar Patrik Lindgren. 

Pressarna går för högtryck. Bland kunderna återfinns såväl Hagfors kommun som privata företag och organisationer. Beställningarna är många och ordersedlarna ännu fler. Tryckeribranschen är av naturliga skäl pappersintensiv och dokumentationstung.

Lösning

”Under en femårsperiod uppskattar jag antalet ordersedlar till drygt tretusen tvåhundra”, säger Patrik. I många fall är det återkommande beställningar från befintliga kunder, så kallade repeatorder. Nu kommer jag åt alla beställningar omgående och kan se allt som är relevant för kunden i klartext på min dator, i min padda eller mobil. Det är bara att söka på kundens namn, fakturanummer eller annat sökord så får jag all information genast.”

Tricket är digitalisering. Istället för fysisk hantering av beställningar har Textåbild lämnat det analoga bakom sig. Sagt hejdå till gamla arkivet fyllt med pärmar och dokument och välkommen till digital ordning och reda. Allt inskannat. Allt sökbart och överblickbart. Dokument som tidigare kunde kräva bortemot timmar för att hitta är nu åtkomliga på sekunden. Och nya beställningar kan effektueras under pågående telefonsamtal med kund. 

Resultat

”Ja, så är det. Nu är hanteringen betydligt enklare och effektivare, åtkomligheten är omedelbar och överblicken total. Vi får bättre kontroll och kan ge våra kunder ännu bättre service. I samma ögonblick som inskanningen av första pärmen med ordersedlar var klar, var jag igång med här digitala lösningen, jag hann knappt att stänga dörren efter Canongänget. Det var oerhört smidigt. Ingen inlärningskurva att tala om överhuvudtaget, det var bara att köra från dag ett.” 

Tidigare var jag tvungen att besöka arkivet och söka i pärmar efter ordersedlarna. Det gick det också men den totala överblicken som jag får nu fanns inte då. Dessutom tog det avsevärt mycket längre tid att hitta rätt information. Pärmar fyllda med dokument som sträcker sig över flera år krävde både tid och tålamod att gå igenom. Nu är det annorlunda. Idag när kunderna frågar om upplagan på senaste beställningen kan jag ge svar på en gång i telefon. Jag ser hur stor upplaga kunden beställde, papperskvaliteten, priset och självklart när beställningen gjordes. Samtidigt ser jag också om kunderna gjort flera beställningar av samma produkter under året. Då råder jag kunderna att lägga en större order än flera mindre, då sjunker kostnaden per tryckt enhet och det tjänar kunden på.”

Samarbete

”Jag har en bra dialog med gänget på Canon, de är proffsiga och proaktiva. Jag får löpande information om hur jag kan gå vidare med digitaliseringen, och bra förslag att ta ställning till. Och har jag frågor har de svar. Så jag har ingenting att anmärka på, jag kan bara rekommendera fler att samarbeta med Canon”, säger Patrik Lindgren.

Framtid

” I vår verksamhet ser vi bara fördelar med digitaliseringen. Och som det ser ut nu kommer vi framöver att utöka med fler licenser och även digitalisera vår avtalshantering. I korten ligger också digitalisering av kvartalsrapporter. Samtidigt är det viktigt för oss att gå lugnt och varligt fram och ta vara på fördelarna av digitaliseringen vi hittills gjort”, säger Patrik Lindgren på Textåbild i Hagfors.

”Vi är ett lås- och säkerhetsföretag, ett familjeföretag i andra generationen. Bland våra kunder finns kommuner som Sundsvall och Timrå, företag, organisationer och privatpersoner i hela Västernorrland. Vi utvecklar lösningar med fokus på rätt säkerhet, trygghet och bekvämlighet. Företaget startade 1968 och har 17 anställda”, berättar Per-Ulrik Helldahl, VD, Lås & Maskinservice, Sundsvall. 

Bakgrund

”Vi konstaterade att arkiven med olika avtal, både interna och externa, bara fortsatte att växa.
Det blev svårare och svårare att överblicka, och det krävdes mer och mer tid för att administrera. Avtalen blev fler och fler samtidigt som dygnets timmar inte blev fler än tjugofyra. Vi behövde helt enkelt göra något för att förenkla och förbättra hanteringen av egna avtal och kundavtal. Det är många handlingar som löpande ska uppdateras, förnyas, förlängas eller på annat sätt förändras. Och det är många variabler att hålla reda och ordning på. Risken finns att någon uppgift ramlar mellan stolarna. Den risken måste minimeras och integriteten säkerställas. I det läget föreslog teamet på Canon i Sundsvall en digital lösning istället för vår traditionella med avtalen i pärmar och pärmarna förvarade i arkiv.”

Lösning

”Lösningen blev en digital dokumentplattform som säkerställer att samtliga avtal är åtkomliga via dator, mobiltelefon och läsplatta. Samtliga avtal är nu skannade, samlade, överblickbara och sökbara på en plats. Vissa handlingar kan vara känsliga för personal, leverantörer och kunder. Så för oss var det avgörande att lösningen följer kraven för avtalshantering enligt GDPR, säger Per-Ulrik Helldahl. ”Lösningen är mycket enkel att använda och det är ingen inlärningströskel att tala om. I samma ögonblick lösningen är installerad är det bara att börja använda den.”

Resultat

”Snabbheten, enkelheten och effektiviteten med den digitala lösningen är påtaglig jämfört med den traditionella avtalshanteringen. Det är lätt att leta, ändra och lägga till i avtalen vid behov. Framförallt är det sökbarheten som är den stora skillnaden. Nu slipper vi tidskrävande pappershantering och svåröverblickbara arkiv. Allt är tillgängligt vid skärmen; datorns, mobilens eller läsplattans”, säger Per-Ulrik och fortsätter:

Samarbete

Vi har samarbetat med Canon under flera års tid och det hela började med lösningar för utskrifter med rätt kvalitet till rätt pris. Därefter har samarbetet utvecklats till att omfatta smart och smidig digital dokumenthantering. Det är ett givande samarbete som bygger på förtroende och drivs av kunskap och engagemang. För oss är det också viktigt att servicenivån är hög och lättillgänglig.

Framtid

”Det får mogna och växa fram under resans gång. Som läget är just nu är vi helt nöjda med den digitala lösningen vi har. Den möter våra behov av effektivitet, krav på enkelhet och användarvänlighet.  Samtidigt är lösningen skalbar och kan anpassas för framtida behov av till exempel digitalisering och effektivisering av processer för HR. Men där är vi inte nu.