icon-menu-close

Prata med en säljare

Du kan kontakta oss via telefon eller på e-post för hjälp med din produkt eller fråga.

Lärdomar från ett digitaliseringsarbete

”Man får aldrig glömma bort människan framför datorn, framför systemet, som skall använda det.”
Tobias Johansson, Ljungby Energi

Bengt Wallgren
Bengt Wallgren
Centerchef CBC Syd
Lärdomar från ett digitaliseringsarbete

Att jobba med digitalisering kan vara utmanande och belönande på samma gång. Helt klart är det något nödvändigt för varje livskraftig verksamhet.

Vi hade förmånen att intervjua Tobias Johansson och Fredrik Gustavsson, Ljungby Energi, om deras digitaliseringsresa. De delar med sig av värdefulla tips och tankar till dig som är i startgroparna, eller redan påbörjat, digitaliseringsarbetet.

Intervjun tog sin utgångspunkt i tekniken som möjliggörare, med digitalisering och IT i fokus. Samtalet kom dock att kretsa kring människor och kreativitet, något som Tobias och Fredrik övertygar oss om är centralt för ett framgångsrikt digitaliseringsarbete.

Canon har under många år samarbetat med Ljungby Energi och tillhandahåller en viktig pusselbit i form av en mjukvaruplattform för att hantera information. Tobias, som är ansvarig för digitaliseringsarbetet hos Ljungby Energi, påpekar att plattformen är en av många delar och det gäller att se till en helhet. Vi koncentrerar oss här på den lösning Canon tillhandahåller men insikterna är applicerbara på all form av digitaliseringsarbete.

Digitalisering – varför då?

Digitaliseringsarbetet hos Ljungby Energi bidrar till att säkerställa snabb tillgång till uppdaterad information. Något som gör verksamheten effektiv och ökar konkurrenskraften samtidigt som det underlättar arbetet med att leva upp till krav från kunder och myndigheter, exempelvis i form av GDPR. Ljungby Energi är ett modernt IT företag i framkant som säljer fibernät. Det gör det extra viktigt att även internt inom bolaget agera innovativt och även vara en attraktiv arbetsgivare.

Konkreta fördelar för verksamheten

Digitaliseringsarbetet pågår löpande och utvecklingsmöjligheter identifieras och implementeras över tid. Vi diskuterar närmare några av de områden där Ljungby Energi idag använder Canons plattform för att hantera information.

Snabb tillgång till personalinformation

Tidigare fanns information relaterad till personal på flera olika platser. VD hade möjligen lite papper i sin pärm och avdelningschefen i sin. Arbetsledaren och den anställda kunde ha kursintyg mm i skåpet i omklädningsrummet. Metadata om de anställda, såsom kontaktpersoner, fanns på flera ställen men inte alltid uppdaterad och tillgänglig. Genom att samla informationen på ett ställe ges direkt och rättighetsstyrd tillgång till uppdaterad information. ”Man vet att där finns det”, säger Tobias och fortsätter ”Det är inte säkert att avdelningschefen eller arbetsledaren finns på plats när det händer någonting men nu vet alla som behöver veta var informationen finns”.

Utbildningar genomförs och dokumenteras

I Ljungby Energis verksamhet behöver många anställda ha genomgått obligatoriska utbildningar som måste uppdateras löpande. Samma sak gäller läkarundersökningar som behöver genomföras med jämna mellanrum. ”När jag började jobba som anläggare då fick jag ett papper på genomförda utbildningar som jag fick lägga i mitt skåp och själv säga till min arbetsledare att nu börjar det gå ut”, berättar Fredrik. Idag finns dokumenten kring genomförda utbildningar och läkarbesök digitaliserade. Påminnelser går ut när det är dags för nästkommande tillfälle och genom detta ges kontroll över att obligatoriska utbildningar och aktiviteter genomförs i rätt tid. ”Har du inte aktuell utbildning och inspektören kommer och kollar, då blir det dyrt”, säger Tobias och refererar till bötesbelopp på tusentals kronor. Detta är inget som varken Fredrik eller Tobias varit med om i praktiken och den egenkontroll som verksamheten nu har eliminerar risken.

Bättre introduktion av nyanställda

Vid nyanställningar skickas, med automatik, uppgifter per mejl till de personer som deltar i arbetet med att förbereda introduktionen av de nyanställda. I flödet för nyanställda ingår exempelvis att arbetsledaren får ett mejl att beställa dator, arbetskläder eller annat som behöver finnas på plats när den anställda börjar. Den nyanställda får en proffsig upplevelse med en smidig och effektiv introduktion.

Minskade kostnader för leverantörsavtal

Genom att Ljungby Energi har digital tillgång till samtliga leverantörsavtal ges snabb tillgång när något behöver kontrolleras i avtalstexterna. Varje avtals utgångsdatum registreras och i lagom tid innan avtalen löper ut går en påminnelse ut till avtalsansvarig. Kontrollen på när avtal löper ut minskar risken att avtal förlängs utan åtgärd. Kostnader för hantering av avtal och ofrivilliga förlängningar minimeras.

Förbättrad kontroll över servitut

Ljungby Energis verksamhet, med nät som korsar tomter, medför en mängd servitutsavtal att ha kontroll över. Tidigare fanns avtalen i pärmar vartefter de digitaliserades och lagrades i mappstukturer. ”När jag nu flyttar filer från mappstrukturen så kontrollerar och korrigerar jag”, säger Fredrik. Det kan vara nya markägare eller att avtal inte längre är giltiga. Jobbet som krävs för att övergå till det nya arbetssättet medför på så sätt även en kvalitetskontroll. Detta är ett grundarbete som tar tid och görs när tid ges, för att på sikt lagra samtliga servitutsavtal indexerade och snabbt sökbara. Frågor från fastighetsägare och andra intressenter gällande servitutsavtal kan enkelt besvaras. Arbetet effektiviseras men framför allt skapas en kontroll över en för verksamheten viktig tillgång.

Fördelar

  • icon-check-circle Snabb tillgång till personalinformation
  • icon-check-circle Utbildningar genomförs och dokumenteras
  • icon-check-circle Bättre introduktion av nyanställda
  • icon-check-circle Minskade kostnader för leverantörsavtal
  • icon-check-circle Förbättrad kontroll över servitut

Att börja

Tobias berättar att det redan vid digitaliseringsarbetets start fanns en lång lista med områden att ta tag i. Ljungby Energi valde, i samråd med Canon, ut ett begränsat antal områden att starta med. ”Se möjligheterna men inse också att du inte kan göra allt just nu”, tipsar Tobias. Att skapa en lista, som löpande uppdateras och prioriteras om i, är ett bra sätt att både komma igång och ha som stöd vid utvecklingsarbete. Men hur vet man vad man skall prioritera och vad som är rätt att börja med? Tobias har två generella rekommendationer:

-Börja med det som är lättast. Så att man snabbt kommer igång och ser att det händer någonting. Leverantörsavtal är lätt att börja med. Dom är ofta strukturerade med köpare, säljare, avtalstid och ansvarig.

-Om vi inte har koll på det här så kan det kosta oss pengar. Då vet man att här finns det tydliga märkbara förbättringsmöjligheter.

Recept för framgång

”Om du inte hanterar människorna kring systemet, som skall använda det, då kan du lika gärna kasta bort systemet”, kommenterar Tobias genast när vi kommer in på ämnet framgångsfaktorer. Fredrik fyller i ”Det handlar om att få med folket på båten så att vi kan driva utvecklingen framåt, så att alla vill åt samma håll. Det går inte att tvinga på någon detta utan personen i fråga skall förstå att det här kommer att förenkla för mig. Det kommer att bli lättare. Jag kommer att kunna spara tid eller bli effektivare.”

Det gäller alltså att inte stirra sig blind på tekniken utan komma ihåg att det är människor som både skall använda och få någonting ut av systemen. Ett sätt att ta hänsyn till människan är att respektera att folk behöver lära om. Det betyder att man måste ge förändringen tid och inte räkna med att det räcker med att sätta upp systemet och visa användarna hur det fungerar. ”Man får vara beredd på att navigera om, flytta lite och rucka lite. Jag vet inte hur många ändringar vi gjort när vi fångat upp saker som händer efter vägen”, förtydligar Tobias.

För att få acceptans från användarna är det bra att involvera dom i ett tidigt stadie. Ett sätt är att ta hjälp av ambassadörer som representerar användarna. Tobias drar en parallell till lagidrotter där seniora ambassadörer tar en informell ledarroll. ”Det spelar ingen roll om det är hockey, innebandy eller elnätsföretag. Man måste ha dom som styr upp lite grann och hjälper till att visa vägen.” En ambassadör tar man med tidigt i processen, gärna redan i designfasen.

Ett viktigt men ibland bortglömt recept för framgång är att vara medveten om, och hantera, de utmaningar som finns. Även här är erfarenheten på Ljungby Energi att de stora utmaningarna är relaterade till samarbete, kommunikation och interna processer. Fredrik exemplifierar med servitutsavtal som ibland kan bli liggande på personalens bord innan de läggs in i systemet. Tobias reflekterar tillbaka på arbetet som gjorts och konstaterar att ”processkartläggningen har vi litegrann skippat och gjort efterhand, men den är inte att förakta”. Processerna måste hållas vid liv och vara en naturlig del av det dagliga arbetet. Att förankra processerna och kommunicera med varandra är utmaningarna, inte tekniken. ”Bara för att du skaffar ett system får du inte glömma verkligheten”, sammanfattar Tobias.

En annan utmaning relaterar till samtalets nästkommande ämne, att utveckla rätt områden. Det är enkelt att skapa en lång lista över utvecklingsmöjligheter och nya områden att ta sig an. Trots detta påtalar Tobias att det faktiskt är en utmaning att hitta rätt användningsområden, de som bäst hjälper verksamheten.

Utveckling och värdeskapande

Ljungby Engergi får inspiration genom att lyssna på vad andra organisationer gör, exempelvis genom att delta i erfarenhetsutbyten med kunder till Canon. Viktigt är att även lyssna på den egna organisationens behov. Det gör man genom att prata och ventilera problem. Tobias förklarar att de bästa förutsättningarna ges när användarna kommer med idéer. ”Om användarna efterfrågar något, då vill dom verkligen ha och använda lösningen.” Exempelvis så var det arbetsledarna själva som tog initiativet till att förbättra hanteringen av utbildningar och tillhörande dokument. Implementationen gick smidigt och den relativt enkla lösningen skapar stort värde för verksamheten.

”Hitta och uppmuntra personalen att komma med idéer”, säger Tobias. Enkelt sagt, men hur gör man det? ”Visa dig mottaglig och skapa ett klimat där man ventilerar saker. Lyssna på idéer och ta tillvara på de idéer som kommer”, svarar Tobias.

Tips

  • icon-check-circle Involvera verksamheten – glöm inte människorna
  • icon-check-circle Börja smått – tänk stort
  • icon-check-circle Gå med en leverantör du känner dig trygg med, som du vill jobba långsiktigt med

Följa framgång

Att digitaliseringsarbetet skapat nytta är enkelt att se. Det är dock svårare att mäta nyttan i ekonomiska termer. ”Du kan gå ut och mäta hur mycket mindre tid vi lägger ned men det är svårt att veta vad som kunde inträffat om vi inte hade haft fördelarna i vår förbättrade kontroll av exempelvis leverantörsavtal och servitut”, förklarar Tobias.

Att verksamheten nyttjar möjligheterna som tillhandahålls och att användarna själva kommer med förslag på utvecklingsmöjligheter är helt klart ett mått på framgång. Men finns det något område där det är möjligt att mäta den ekonomiska nyttan?

Tobias berättar att Ljungby Energi kommer att implementera en ny lösning på hemsidan med ett formulär för avtalsskrivande inklusive e-signering med Bank ID. Det är en satsning som är lätt att mäta och koppla till ekonomisk nytta. Tobias räknar med att kunna få in 100% fler kunder som aktivt väljer Ljungby Energi som elbolag. Vilken härlig fortsättning på Ljungby Energis digitaliseringsresa!

Fler referenser

Våra kunder vill ha det lilla extra

Jag bestämde mig för Arizona på mässan i Stockholm.

Matteus Celinski
Matteus Celinski
Sverigechef PPP
Våra kunder vill ha det lilla extra

”Vi är det första bolaget i norden som köper den nya planskrivaren i Arizona-serien, berättar Fredrik Lundberg, vd, Seriflex Grafiska. ”Jag hade informerat mig om skrivaren tidigare och när jag såg den för första gången på mässan, Sign & Print Scandinavia 2019 i Stockholm, då bestämde jag mig på stående fot. Den här skrivaren ska vi ha.”

”Jag såg en flexibel lösning som ger oss muskler att ta i när det behövs och samtidigt jobba med känsla och precision i varje detalj. Och när vi gjorde några provtryck på mässan insåg jag genast att vi som företag med den här skrivaren kunde vässa erbjudandet till våra kunder både vad gäller små skräddarsydda serier och större upplagor.”

Fredrik Lundberg, vd, Seriflex Grafiska

“Våra kunder är kvalitetsmedvetna och uppskattar det lilla extra som kan vara den stora skillnaden i mötet med kundens kund. Oavsett om vi trycker på trä, metall, plast, wellpapp eller kartong. I princip kan vi trycka allt”, berättar Fredrik Lundberg.

Experter på displayer

I lokaler på 1600 kvadratmeter i centrala Habo har Seriflex Grafiska en kraftfull maskinpark som styrs av skickliga medarbetare. ”Vi är som ett skrädderi för alla våra kunder oavsett storlek. Ingen kund är den andra lik, behoven ser annorlunda ut och förutsättningarna varierar. Dessutom har alla kunder sina egna önskemål och krav. Det är spännande och det är stimulerande, men framförallt är det omväxlande”, säger Fredrik Lundberg. ”Just därför är det så roligt att jobba i den här branschen. Vi står ständigt inför utmaningar och får hela tiden möjligheter att leverera nya spännande lösningar för våra kunder. Och i det arbetet har vi stor nytta av Arizona 1360 GT.”

Seriflex Grafiska AB började sin verksamhet 1989. ”Då var vi helt inriktade på screentryck, men det tog inte lång tid innan vi också började jobba med att tillverka displayer. Sedan 1992 har vi haft en egen konstruktionsavdelning för displayer och ställ i huset – och i dag är vi en komplett leverantör av displayer och förpackningar. Experter på displayer i wellpapp och kartong, men även i andra material”, säger Fredrik Lundberg.

Lösningen

”Med vår nya digitala planprinter kan vi framförallt erbjuda små, skräddarsydda upplagor i hög kvalitet. Samtidigt har vi blivit konkurrenskraftigare även för större upplagor utan att tumma på kvaliteten. Med den här lösningen kan vi göra allt i huset och ha total kontroll i alla led. Så högt är vårt arbetstempo och så höga är våra krav på kvalitet att vi varken hinner med eller kan vara beroende av andra utanför vårt eget hus. En av våra styrkor är att ta fram unikt anpassade lösningar i mindre upplagor. I det arbetet är lösningen från Canon avgörande för vår verksamhet.”

Exempel på jobb är säljväskor, dekorerade prover och mindre upplagor som skyltar och displayställ. Maxformat för planprintning är 2500 x 1200 mm. Screentrycket tar hand om lite större upplagor, medan digitala planprinter arbetar med små upplagor, dekorerade prover och lösningar som kräver särskild kontroll från idé till färdig lösning. 

”I mindre upplagor använder vi våra skärbord istället för stansverktyg. Vi har två skärbord, ett Kongsberg och ett Zûnd, med största format 2500 x 1800 mm. För närvarande kan vi stansa ark upp till 1200 x 1660 mm”, berättar Fredrik.

Fördelar

  • icon-check-circle Driftsäker
  • icon-check-circle Snabbare utskrift
  • icon-check-circle Snabbare skifte mellan olika jobb
  • icon-check-circle Smidigare intag
  • icon-check-circle Effektivt vakuumsug
  • icon-check-circle Lägre energiförbrukning
  • icon-check-circle Konkurrenskraftigare i större och mindre upplagor

Resultatet

”För varje år som går så ökar våra krav på kvalitet och driftsäkerhet samtidigt som vi gärna ser att elförbrukningen minskar. Med den senaste versionen av Arizona planskrivare har vi fått en lösning som är snabbare, mer ekonomisk och levererar med ännu högre kvalitet än tidigare generationer. En annan fördel är att LED-belysning istället för UV-lampor gör att värmen blir betydligt lägre och tryckmateriel som kartong och wellpapp inte buktar sig eller sväller i värmen.  Ytterligare en fördel är effektivare vakuumsug som gör att materialet sugs fast bättre och ligger helt plant mot ytan. En annan fördel är att energiförbrukningen är lägre och det reducerar våra elkostnader. En tredje stor fördel är att maskinen är smidigare att arbeta med eftersom intagen går betydligt snabbare. Det spar tid och tid är som alltid pengar”, säger Fredrik Lundberg.

Seriflex konstruktionsavdelning fungerar som problemlösare, antingen i samarbete med andra experter eller direkt mot beställande företag. 

”Ju tidigare i ett projekt vi kan komma in, desto mer kompetens och erfarenhet kan vi tillföra för att hitta den bästa och mest prisvärda exponeringslösningen. Skulle du inte ha en färdig ritning eller skiss, hjälper vi dig självfallet att få ner din vision på papper. För bästa resultat för våra kunder kan vi använda oss av både digitaltryck och screentryck. Displayställ där överdelen är digitalryck och nederdelen är screentryck. Vi kan göra som våra kunder vill samtidigt som vi kan överraska med oväntade lösningar. Vi är både problemlösare och möjliggörare”, säger Fredrik Lundberg.

Samarbetet

” Vi skannar regelbundet av marknaden för att hitta de lösningar som är bäst för vår verksamhet, och det vore tjänstefel att inte göra det”, säger Fredrik Lundberg, Seriflex Grafiska. ”Vi är mycket nöjda med Canon och vårt samarbete inleddes i samband då vi investerade i vår första planprinter. Det var också en skrivare i Arizona-serien och året var 2012. Mycket har hänt sen dess, men vi har konsekvent valt att gå vidare med lösningar från Canon. Dels för att skrivarna ligger i framkant och matchar våra krav på kvalitet. Dels för att medarbetarna på Canon är kompetenta och lyhörda. Kombinationen är svårslagen. Utöver det är skrivarna i Arizona-serien säkra investeringar tack vare uppgraderingar och tillval som kan läggas till allteftersom vår verksamhet utvecklas”, avslutar Fredrik Lundberg.

Fler referenser

Iskall reklam ger nya heta affärsmöjligheter

Möter kraven på enkelhet, effektivitet och tryckkvalitet.

Mats Nyberg
Mats Nyberg
Försäljningschef, Sundsvall
Iskall reklam ger nya heta affärsmöjligheter

”Att trycka reklam och sen trycka ned den under isen var förstås inget vi hade planerat från första början. Men det är en intressant reklamkanal där budskapen är lätta att lägga märke till och det är också en reklamplats som vi tänker fortsätta att utveckla”, berättar Fredrik Berglund, ekonomichef på Åkerlund VA och Planerings AB i Sundsvall.

Bakgrund

”Vi gör allt inom bygg- och anläggning, gräver mycket och lägger på så sätt grunden för vatten, avlopp och fiber. Bland våra kunder återfinns kommuner, fastighetsbolag och bostadsrättsföreningar. Vi har även privatkunder vilka anlitar oss som totalentreprenör. Då vi startade 1978 var Åkerlund VA & Planerings AB en ren maskintjänstfirma. Därefter har vi utvecklats till att vara en komplett firma i bygg- och anläggningsbranschen”, säger Fredrik Berglund.

Utmaning

”Mångfalden av kunder gör vårt jobb extra roligt och ofta ställs vi inför nya och stimulerande utmaningar. Ett exempel på det är isreklamen på en utomhusrink här i Sundsvall. Först fick vi förfrågan om vi ville bygga upp rinken, sen om vi kunde ansvara för rinkens drift och underhåll. Sagt och gjort. Därefter fick vi även frågan om vi kunde få reklamen i isen på plats. Utmaningen var att isen redan var frusen då vi fick frågan”, berättar Fredrik. 

Lösning

”När vi smält frågan såg vi att lösningen var enkel om än inte helt okomplicerad att lösa. Vi fick helt enkelt smälta ur delar av den befintliga isen för att på så vis göra plats för reklamen som skulle frysas in. Det gick över förväntan bra. Den här säsongen kommer resultatet att bli ännu bättre då vi kommer att frysa in reklamen redan från säsongstarten. Sen kommer budskapet att hålla så länge isen är på plats”, förklarar Fredrik Berglund.

“Vattenbeständigt papper och storformatsskrivaren från Canon borgar för att utskriftskvaliteten blir bästa möjliga och att budskapet syns tydligt och når målgruppen även om det är helt under isen”

Fredrik Berglund, ekonomichef på Åkerlund VA och Planerings AB i Sundsvall

Fördelar

  • icon-check-circle Flexibiliteten
  • icon-check-circle Tryckkvaliteten
  • icon-check-circle Driftsäkerheten
  • icon-check-circle Servicen
  • icon-check-circle Vattensäkert papper 2347C

Dialog

”Vi har många bollar i luften och engagerade kunder som vi löpande står i kontakt med. För oss är dialog ett bra sätt att stärka kundrelationerna och samtidigt få värdefull input om vad kunderna uppskattar idag och önskar se mer av i framtiden. Och vi tror att fryst reklam har framtiden för sig förutsatt att den är producerad på ett sätt som tilltalar respektive målgrupp”, säger Fredrik Berglund.

Särskiljande kommunikation

”Våra kunder verkar inom flera branscher och olika geografiska områden. För oss som företag är det viktigt att vara där våra kunder är, möta behoven där behoven finns och kommunicera på mottagarens villkor. Vi lever i en värld där information inte är en bristvara utan tvärtom. Någonting som ständigt flödar och nästan dränker oss. I tv, radio, sociala medier och på internet. I en sådan miljö är utmaningen att utveckla särskiljande kommunikation. Kommunikation som skiljer agnarna från vetet, som är relevant och intressant och får förutsättningar att både uppmärksammas och uppskattas. En intressant kanal som vi upptäckt och tänker fortsätta att utveckla är rinkreklam under isen”, berättar Fredrik Berglund.

Samarbetet har varit friktionsfritt, kreativt och givande
icon-star icon-star icon-star icon-star icon-star

Samarbetet har varit friktionsfritt, kreativt och givande

Lyhördhet, affärsmässighet och förståelse för vår verksamhet har fungerat som smörjmedel i processen att hitta rätt lösning. Vad framtiden kommer att erbjuda är det ingen som vet, men för oss finns det bara goda anledningar att arbeta vidare tillsammans med Canon.

Resultat

”Nu kan vi enklare och effektivare anpassa budskap till respektive målgrupp och vi kan göra det kostnadseffektivt och med rätt kvalitet. Med storformatsskrivaren IPF TX- 3000, vattenresistent papper 2347C och pigmenterat bläck är vi rustade för alla väder. Det är inga problem att frysa ned budskapen under isen. Budskapen kan leva där och trivas så länge uppdragsgivarna önskar, eller så länge rinken har öppet för säsongen. Det är en publik kanal som attraherar olika målgrupper vid olika tillfällen. 

”Vi är nyfikna och letar ständigt efter nya affärsmöjligheter. Den här lösningen med storformatsskrivaren IPF TX-3000 ger oss möjligheter att anpassa och skapa budskap utifrån varje målgrupps specifika behov och önskemål. Eftersom vi kan sköta allt själva får vi bättre kontroll över hela värdekedjan från idé till tryck och leverans. På så sätt säkerställer vi att kvaliteten blir som vi vill och våra kunder förväntar sig.”

Fredrik Berglund, ekonomichef på Åkerlund VA och Planerings AB i Sundsvall

“Samtidigt är det förstås spännande och stimulerande att kunna erbjuda våra kunder en nya och intressant reklamplats under isen. Kall men rykande het, skulle man kanske kunna säga. Hur vi kan lyckas? Vi använder oss av papper och pigmenterat bläck som klarar av extrema förhållanden. Det möjliggör hållbara budskap såväl under isen som väderbeständiga reklamskyltar i det offentliga rummet ovan jord”, förklarar Fredrik Berglund.

”För oss är det viktigt med lösningar som ger oss möjligheter att agera snabbt, flexibelt och med hög kvalitet. För att kunna göra det behöver vi verktyg som så långt som möjligt gör oss oberoende av leverantörer utanför huset. Genom att jobba inhouse kan vi på bästa sätt ta vara på energin och kreativiteten som finns hos alla i vårt företag och samtidigt jobba nära våra kunder. Det är en bra grund för bra resultat”, säger Fredrik.

”Sammantaget har vi fått nya möjligheter att sprida reklambudskap på ett sätt som motsvarar våra krav på enkelhet, effektivitet och tryckkvalitet samtidigt som vi kan möta kundernas förväntningar på att reklambudskapet syns och får genomslagskraft. Och med den här lösningen har vi fått inte bara fått möjligheten att frysa reklam utan också fått nya och heta affärsmöjligheter”, sammanfattar Fredrik Berglund. 

Samarbetet

”Samarbetet har varit friktionsfritt, kreativt och givande. Lyhördhet, affärsmässighet och förståelse för vår verksamhet har fungerat som smörjmedel i processen att hitta rätt lösning. Vad framtiden kommer att erbjuda är det ingen som vet, men för oss finns det bara goda anledningar att arbeta vidare tillsammans med Canon”, avslutar Fredrik Berglund.

Fler referenser

Vi har ett batteri av lösningar från Canon

“Det ger oss fullständig kontroll över kvaliteten och hjälper oss att spara pengar jämfört med att lägga ut jobben externt. Genom denna bredd av lösningar kan vi fokusera på att vässa lösningarna för våra kunder”

Mats Nyberg
Mats Nyberg
Försäljningschef, Sundsvall
Stora öron är viktigare än stora käftar

Från Östersund till Oviken är det fyra mil. I Oviken, Bergs kommun i Jämtlands län, där verkar Art of Scandinavia. En reklam- och designbyrå som inte slåss om kunderna med de globala byråerna. Tvärtom, verksamheten är fokuserad på företag, organisationer och individer i närområdet.

”Vi är småskaliga och hyperlokala, och vår vision är att hjälpa våra kunder att med små medel få stor effekt på olika insatser för att stärka varumärket. Vi kortar processen från tanke till handling och skalar bort allt som är onödigt för att vi ska kunna leverera, snabbt effektivt och prisvärt”, säger Joakim Dickell, ansvarig för Art of Scandinavia.

”Våra kunder är lika stimulerande som krävande. Oavsett storlek på budget måste vi tänka klokt och långsiktigt för att leverera lösningar som fungerar lika bra idag som i morgon. Det är resultatet som räknas. Det lever vi för och det tjänar våra kunder på. Tjusiga powerpointpresentationer blir ingen mätt på, bara trött av.”

Bakgrunden

Joakim började sin resa i Göteborg, där är han född och uppvuxen, och innan flytten till Oviken hann Joakim skaffa sig värdefulla erfarenheter inom reklambranschen, egna livsmedelsbutiker, charktillverkning och säljare av charkmaskiner. Olika branscher men som alla ställer lika stora krav på noggrannhet och lyhördhet. Stora öron är viktigare än stora käftar.

”Jag är bred i min kunskapsbas och har nytta av alla benen jag stått på i tidigare verksamheter. Det viktiga är att lyssna på kunderna, förstå deras behov, se deras drivkrafter och förutsättningarna för just deras affärer”, säger Joakim.

Lösning

”Vi har ett batteri av lösningar från Canon, allt från storformatsskrivare och multi- funktionsprinter till brevpapper och kameror. Storformatsskrivaren ger oss möjligheten att inhouse producera till exempel skyltar, dekaler, affischer och vepor. Det ger oss fullständig kontroll över kvaliteten och hjälper oss att spara pengar jämfört med att lägga ut jobben externt. Genom denna bredd av lösningar kan vi fokusera på att vässa lösningarna för våra kunder.”

Teamet vi jobbar med ställer upp i vått och torrt och gör det med stort engagemang och stor kunskap.
icon-star icon-star icon-star icon-star icon-star

Teamet vi jobbar med ställer upp i vått och torrt och gör det med stort engagemang och stor kunskap.

Samarbetet har varit helt avgörande för vår verksamhet här i Oviken. Historisk är jag bekväm med bolagets olika produkter, de är enkla att hantera trots att de är avancerade. Resultatet blir alltid bedövande bra, och därutöver är kontakten med teamet på Canon suverän och servicen svårslagen.

Resultat

”Kvaliteten i allt som vi producerar är avgörande för vårt rykte idag och efterfrågan på våra tjänster i framtiden. En av våra mest uppskattade lösningar är Hänt&händer, ett informations- och annonsblad för Oviken, Hallen, Hackås och Fåker, berättar Joakim.

”Vi laddar tidningen med kuriosa, recept av Birgitta Rasmusson och lokala nyheter vi fångar upp genom att lägga örat mot marken i hembygden. Vi ser annonserna som ett sätt att kommunicera lokalt och tidningen som en plattform för föreningar och organisationer som vill nå ut med information till sina medlemmar och andra. Men det viktigaste med Hänt&Händer är det gemensamma, det vi gör tillsammans. Vi lever i en digital tid med mycket ickefysiska möten vilket gör det fysiska mötet och det fysiska annonsbladet ännu viktigare och framförallt roligare”, säger Joakim när han berättar om tankarna bakom Hänt&Händer. ”Vi trycker Hänt&Händer i vårt gårdstryckeri i Borgvik, upplagan är 1400 exemplar.

Formatet är A5. ”Papperet är Top Color Zero 100 gram, Canons egna. Det fungerar mycket bra, och känns lyxigt”, berättar Joakim.

”Vi trycker med hjälp av en klassisk multifunktionsskrivare, Image Runner Advance, en pålitlig arbetshäst som bara går och går. Får den bara regelbunden service skulle jag tro den kommer att gå för evigt”

Joakim Dickell, ansvarig för Art of Scandinavia

“I övrigt jobbar vi huvudsakligen med vår storformatsskrivare Canon Pro 4000. Den klarar allt som vi behöver och våra kunder efterfrågar.”

Fördelar

  • icon-check-circle Produkter som är enkla att använda trots att de är avancerade
  • icon-check-circle Går snabbare att lära sig hur man använder maskinerna på bästa sätt
  • icon-check-circle Toppresultat
  • icon-check-circle Engagemanget, rådgivningen och servicen

Samarbete

”Canon finns i Östersund och vi verkar i närheten. Så för oss föll det sig helt naturligt att välja Canon. Vi har ett nära och bra samarbete. Teamet vi jobbar med ställer upp i vått och torrt och gör det med stort engagemang och stor kunskap. Samarbetet har varit helt avgörande för vår verksamhet här i Oviken. Historisk är jag bekväm med bolagets olika produkter, de är enkla att hantera trots att de är avancerade. Resultatet blir alltid bedövande bra, och därutöver är kontakten med teamet på Canon suverän och servicen svårslagen.

Vi har samma grundsyn på hur det ska fungera mellan kund och leverantör och mellan leverantör och kund. De gör inte så mycket väsen av sig utan levererar i varje ögonblick det vi behöver, som en tyst möjliggörare. Det är oerhört värdefullt att ha det samarbetet som vi har.”

Framtid

”Här i Oviken har vi en privilegierad tillvaro. Vi har nära till service och nära till möjligheter. Vi arbetar småskaligt med fokus på kvalitet. Lösningen vi har är skalbar uppåt och vi kan öka på volymerna. Men vi skyndar långsamt. Att samarbeta med en redovisningsbyrå har visat sig framgångsrikt för nykundsbearbetning. Redovisningsbyrån får ett mervärde genom att kunna erbjuda mina tjänster samtidigt som det innebär fullvärde för mig och min reklambyrå”, berättar Joakim Dickell på Art of Scandinavia.

Fler referenser

Sökbarheten, snabbheten och säkerheten är på en annan nivå

HR är den funktion på företagen som kanske allra påtagligast känner av förändringen och lever med digitaliseringen på ett sätt som få andra.

Marcus Hällås
Marcus Hällås
Försäljningschef, Göteborg
Effektivt verktyg för HR

Stora som små företag arbetar målmedvetet och konsekvent med att digitalisera personuppgifter och annan dokumentation för enkel, effektiv och säker hantering. Det gäller inte minst Stena Line, det stora rederiet med säte i Göteborg.

”Nu är all relevant information tillgänglig på ett klick för behöriga användare i systemet i våra datorer. Det underlättar och spar tid för alla. Tidigare var det ett tidsödande besök i det traditionella arkivet som gällde. Ytterligare en fördel är att lösningen är GDPR-anpassad”

Maria Bennelind, HR-chef för Shared Services, Stena Line

”Det innebär att vårt digitala arkiv regelbundet rensas från data som inte längre får eller behöver sparas. På så vis är vårt HR-system GDPR-säkert.”

Bakgrund

GDPR gäller alla företag oavsett storlek. Vare sig företaget har fem eller femtusen anställda så finns alltid risken för böter om man bryter mot EU-förordningen. Förordningen gäller i alla medlemstater och har fört med sig ett intensifierat arbete hos företag och organisationer för att säkerställa att rätt information lagras på rätt sätt. Att bara relevant information sparas – alltid av goda skäl och aldrig utan samtycke.

Utmaning

HR är den funktion på företagen som kanske allra påtagligast känner av förändringen och lever med digitaliseringen på ett sätt som få andra. Att attrahera rätt talanger, behålla och utveckla personalen är kritiskt och en ständigt pågående process. I det arbetet kan digitala lösningar frigöra tid för HR och skapa bättre förutsättningar för proaktiva insatser. HR är kanske också den funktion hos alla företag som snabbast kan upptäcka fördelarna med digitaliseringen. 

”Vilken information måste vi spara och vilken kan vi slänga bort? För många organisationer börjar digitaliseringsarbetet med att städa de fysiska i arkiven, rensa bland pärmarna, slänga onödig och irrelevant information och behålla den information som är nödvändig och relevant. Detta arbete tar tid, men det är ett arbete som måste göras. Det går inte att springa ifrån”, säger Maria Bennelind.

En annan viktig frågeställning är vem eller vilka som skall ha behörighet till den aktuella informationen.

Fördelar

  • icon-check-circle Gardering mot bötesbelopp
  • icon-check-circle Ökad säkerhet
  • icon-check-circle Ökad effektivitet
  • icon-check-circle Lätt att använda, spara och söka information
  • icon-check-circle Frigör tid för proaktivt arbete som rekrytering
  • icon-check-circle Det digitala arkivet är alltid uppdaterat med relevant information

Lösning

”Med den här lösningen har vi säkerställt vi att inga obehöriga har tillgång till information som rör vår personal”, berättar Maria Bennelind. Bara personer med rätt behörighet kan söka och finna uppgifter som anställningsnummer, läkarintyg, utvecklingssamtal, lön, semester, semesterersättning eller sjukdagar.

”Genom att digitalisera informationen för HR-avdelningen kunde vi frigöra utrymme i det fysiska rummet tack vara att vi kunde slänga gammal och irrelevant dokumentation som tog mycket plats. Samtidigt frigjorde vi tid för medarbetarna på HR att utveckla sin expertis för att ännu bättre kunna ta vara på, utveckla och arbeta proaktivt för medarbetarna på rederiet. Vi på HR fick ny energi tack vare enklare och effektivare rutiner för att hantera olika processer som till exempel att ta emot, arkivera och uppdatera personaluppgifter”, säger Maria Bennelind.

”Efter en genomgripande granskning och rensning av gamla dokument packade vi ihop materialet och skickade det till Prag för slutförvaring. Rederiet konstaterade vilken typ av dokument det var fråga om, vilka som kunde kasseras och vilken dokumentation vi behövde spara, enligt lag. Det var ett grannlaga arbete, personliga uppgifter måste alltid behandlas med största respekt oavsett om dokumentationen är analog eller digital”, förklarar Maria Bennelind. 

Resultat

Sökbarheten, snabbheten och säkerheten är på en helt annan nivå. Det är stor skillnad jämfört med den analoga tiden. Nu går det snabbare och är enklare för oss på HR att använda, spara och söka relevanta personuppgifter. Men lösningen är inte bara bättre för HR utan för alla anställda.

”Som anställd ska man känna sig trygg och inte behöva oroa sig för att den personliga informationen man delat med sig av varken behandlas fel eller är tillgänglig för fel personer. Den personliga integriteten får aldrig tummas på, den är ovärderlig”

Maria Bennelind.

”Med vår digitala lösning för HR kan vi enkelt och effektivt begränsa både användning och åtkomst av personuppgifter. Vi gör det genom att avgränsa informationen och säkerställa att endast behöriga personer har tillgång till aktuella personuppgifter och annan relevant information. Ytterligare en fördel är att till exempel sjukintyg kan hanteras snabbare och säkrare. I takt med att digitaliseringen ersätter den fysiska dokumenthanteringen kan vi se att effektiviteten ökar”, säger Maria Bennelind.

Canon har tekniken, människorna och kunskapen
icon-star icon-star icon-star icon-star icon-star

Canon har tekniken, människorna och kunskapen

Inte alla företag har den expertis som krävs för att implementera en sån här lösning. Men Canon har det. Där finns tekniken, människorna och kunskapen. Jag tycker att teamet vi samarbetar med är lyhörda och visar stor förståelse för vår verksamhet

Samarbete

”Inte alla företag har den expertis som krävs för att implementera en sån här lösning. Men Canon har det. Där finns tekniken, människorna och kunskapen. Jag tycker att teamet vi samarbetar med är lyhörda och visar stor förståelse för vår verksamhet. Som det ser ut nu kommer vi framöver att släppa in fler användare och dela upp lösningen på flera användarnivåer. I dagsläget används lösningen exklusivt av administrationsavdelningen på HR. Men fördelarna med den digitala tekniken är inte begränsad till vår HR-avdelning,” säger Maria Bennelind.

Om GDPR

Dataskyddsförordningen (DSF) eller allmänna dataskyddsförordningen, mer känd som GDPR efter engelskans General Data Protection Regulation, är en europeisk förordning med syftet att stärka och harmonisera skyddet för levande, fysiska personer inom Europeiska unionen vid hantering av personuppgifter. Den hindrar organisationer från att databehandla personuppgifter utan samtycke eller anledning. Förordningen antogs den 27 april 2016 och började gälla fullt ut den 25 maj 2018. Den ersatte då dataskyddsdirektivet (95/46/EG) från 1995.

Till skillnad från ett EU-direktiv kräver en EU-förordning inte att nationella lagar skapas, utan den gäller direkt i alla medlemsstater och ersätter tidigare nationella bestämmelser. Varje enskild medlemsstat har dock rätten att komplettera förordningen med nationella regler i viss omfattning, till exempel gällande hur ett myndighetsbeslut kan överklagas. 

Fler referenser

Snabbare orderhantering tack vare digitalisering

Åtkomligheten omedelbar och överblicken total

Ola Pettersson
Ola Pettersson
Centerchef, Karlstad
Snabbare orderhantering tack vare digitalisering

Värmland är vackert som ett vykort. Där, mitt i Hagfors, ligger Textåbild. Ett riktigt tryckeri. Sedan över 30 år tillbaka är företaget en del av familjen Lindgren. Dagens ljus såg företaget 1983, då som ett rent sätteri. 1984 växer företaget genom köpet av Uddeholms interntryckeri och 1989 blir Patriks far, Alf Lindgren, delägare.

Nu är det Patrik Lindgren som ansvarar för verksamheten och driver företaget tillsammans med tre medarbetare. Maskinparken är uppdaterad men passionen för papper och tryck består.

”Tillsammans är vi ett samspelt team med klassisk grafisk kompetens samtidigt som vi är måna om att hänga med i den digitala utvecklingen”, berättar Patrik Lindgren.

Bakgrund

Textåbild är ett fullservicetryckeri som erbjuder allt kunderna efterfrågar. Allt från böcker till kuvert, visitkort, roll-ups, affischer och Veckobladet. Veckobladet är Klarälvdalens främsta annonsblad, uppskattat av både läsare och annonsörer. ”Veckobladet ges ut varje onsdag i drygt 13 500 exemplar, från Olsäter i söder till Likenäs i norr samt Lesjöfors i öster”, berättar Patrik Lindgren. 

Pressarna går för högtryck. Bland kunderna återfinns såväl Hagfors kommun som privata företag och organisationer. Beställningarna är många och ordersedlarna ännu fler. Tryckeribranschen är av naturliga skäl pappersintensiv och dokumentationstung.

Lösning

”Under en femårsperiod uppskattar jag antalet ordersedlar till drygt tretusen tvåhundra”, säger Patrik. I många fall är det återkommande beställningar från befintliga kunder, så kallade repeatorder. Nu kommer jag åt alla beställningar omgående och kan se allt som är relevant för kunden i klartext på min dator, i min padda eller mobil. Det är bara att söka på kundens namn, fakturanummer eller annat sökord så får jag all information genast.”

Tricket är digitalisering. Istället för fysisk hantering av beställningar har Textåbild lämnat det analoga bakom sig. Sagt hejdå till gamla arkivet fyllt med pärmar och dokument och välkommen till digital ordning och reda. Allt inskannat. Allt sökbart och överblickbart. Dokument som tidigare kunde kräva bortemot timmar för att hitta är nu åtkomliga på sekunden. Och nya beställningar kan effektueras under pågående telefonsamtal med kund. 

Fördelar

  • icon-check-circle Snabbare hantering
  • icon-check-circle Tidsbesparande
  • icon-check-circle Högre produktivitet
  • icon-check-circle Reducerar pappersförbrukningen, minskar belastningen på miljön
  • icon-check-circle Total överblick av jobb som gjorts
  • icon-check-circle Bra grund för jobb som ska göras

Resultat

”Ja, så är det. Nu är hanteringen betydligt enklare och effektivare, åtkomligheten är omedelbar och överblicken total. Vi får bättre kontroll och kan ge våra kunder ännu bättre service. I samma ögonblick som inskanningen av första pärmen med ordersedlar var klar, var jag igång med här digitala lösningen, jag hann knappt att stänga dörren efter Canongänget. Det var oerhört smidigt. Ingen inlärningskurva att tala om överhuvudtaget, det var bara att köra från dag ett.” 

Tidigare var jag tvungen att besöka arkivet och söka i pärmar efter ordersedlarna. Det gick det också men den totala överblicken som jag får nu fanns inte då. Dessutom tog det avsevärt mycket längre tid att hitta rätt information. Pärmar fyllda med dokument som sträcker sig över flera år krävde både tid och tålamod att gå igenom. Nu är det annorlunda. Idag när kunderna frågar om upplagan på senaste beställningen kan jag ge svar på en gång i telefon. Jag ser hur stor upplaga kunden beställde, papperskvaliteten, priset och självklart när beställningen gjordes. Samtidigt ser jag också om kunderna gjort flera beställningar av samma produkter under året. Då råder jag kunderna att lägga en större order än flera mindre, då sjunker kostnaden per tryckt enhet och det tjänar kunden på.”

”En annan fördel med den här lösningen är den inbyggda flexibiliteten. Digitaliseringen skapar nya möjligheter att serva kunderna oavsett var jag befinner mig. Jag kan arbeta där jag är oavsett var jag är. Eftersom jag har fyra mil till jobbet så är det en stor fördel mig att kunna arbeta hemifrån om jag så skulle vilja”

Patrik Lindgren, Textåbild, Hagfors

Samarbete

”Jag har en bra dialog med gänget på Canon, de är proffsiga och proaktiva. Jag får löpande information om hur jag kan gå vidare med digitaliseringen, och bra förslag att ta ställning till. Och har jag frågor har de svar. Så jag har ingenting att anmärka på, jag kan bara rekommendera fler att samarbeta med Canon”, säger Patrik Lindgren.

Framtid

” I vår verksamhet ser vi bara fördelar med digitaliseringen. Och som det ser ut nu kommer vi framöver att utöka med fler licenser och även digitalisera vår avtalshantering. I korten ligger också digitalisering av kvartalsrapporter. Samtidigt är det viktigt för oss att gå lugnt och varligt fram och ta vara på fördelarna av digitaliseringen vi hittills gjort”, säger Patrik Lindgren på Textåbild i Hagfors.

Fler referenser

Givande samarbete som drivs av kunskap och bygger på förtroende

“Nu slipper vi tidskrävande pappershantering och svåröverblickbara arkiv. Allt är tillgängligt vid skärmen; datorns, mobilens eller läsplattans. Det enkla handhavandet och effektiviteten är slående.”

Mats Nyberg
Mats Nyberg
Försäljningschef, Sundsvall
Rätt säkerhet, trygghet och bekvämlighet

”Vi är ett lås- och säkerhetsföretag, ett familjeföretag i andra generationen. Bland våra kunder finns kommuner som Sundsvall och Timrå, företag, organisationer och privatpersoner i hela Västernorrland. Vi utvecklar lösningar med fokus på rätt säkerhet, trygghet och bekvämlighet. Företaget startade 1968 och har 17 anställda”, berättar Per-Ulrik Helldahl, VD, Lås & Maskinservice, Sundsvall. 

”Vi ansvarar för hela säkerhetslösningen, från projektering via installation till dokumentation och utbildning. Så för oss är det så klart särskilt viktigt att vi känner oss säkra och trygga med vår digitala avtalshantering.”

Per-Ulrik Helldahl, VD, Lås & Maskinservice, Sundsvall

Bakgrund

”Vi konstaterade att arkiven med olika avtal, både interna och externa, bara fortsatte att växa.
Det blev svårare och svårare att överblicka, och det krävdes mer och mer tid för att administrera. Avtalen blev fler och fler samtidigt som dygnets timmar inte blev fler än tjugofyra. Vi behövde helt enkelt göra något för att förenkla och förbättra hanteringen av egna avtal och kundavtal. Det är många handlingar som löpande ska uppdateras, förnyas, förlängas eller på annat sätt förändras. Och det är många variabler att hålla reda och ordning på. Risken finns att någon uppgift ramlar mellan stolarna. Den risken måste minimeras och integriteten säkerställas. I det läget föreslog teamet på Canon i Sundsvall en digital lösning istället för vår traditionella med avtalen i pärmar och pärmarna förvarade i arkiv.”

Lösning

”Lösningen blev en digital dokumentplattform som säkerställer att samtliga avtal är åtkomliga via dator, mobiltelefon och läsplatta. Samtliga avtal är nu skannade, samlade, överblickbara och sökbara på en plats. Vissa handlingar kan vara känsliga för personal, leverantörer och kunder. Så för oss var det avgörande att lösningen följer kraven för avtalshantering enligt GDPR, säger Per-Ulrik Helldahl. ”Lösningen är mycket enkel att använda och det är ingen inlärningströskel att tala om. I samma ögonblick lösningen är installerad är det bara att börja använda den.”

Fördelar

  • icon-check-circle Synkningen mot Outlook
  • icon-check-circle Sökbart och överskådligt
  • icon-check-circle Logiskt, självförklarande, användarvänligt
  • icon-check-circle Helt digitalt

Resultat

”Snabbheten, enkelheten och effektiviteten med den digitala lösningen är påtaglig jämfört med den traditionella avtalshanteringen. Det är lätt att leta, ändra och lägga till i avtalen vid behov. Framförallt är det sökbarheten som är den stora skillnaden. Nu slipper vi tidskrävande pappershantering och svåröverblickbara arkiv. Allt är tillgängligt vid skärmen; datorns, mobilens eller läsplattans”, säger Per-Ulrik och fortsätter:

“Det enkla handhavandet och effektiviteten är slående. Det som tidigare kunde kräva många minuter, ibland timmar, för att administrera kan nu hanteras sekundsnabbt eller på några få minuter. Så istället för att spilla tid på onödig administration, frigör vi tid och vässar vår produktivitet och kan hjälpa våra kunder med ännu effektivare och säkrare lösningar.”

Per-Ulrik Helldahl, VD, Lås & Maskinservice, Sundsvall

Samarbete

Vi har samarbetat med Canon under flera års tid och det hela började med lösningar för utskrifter med rätt kvalitet till rätt pris. Därefter har samarbetet utvecklats till att omfatta smart och smidig digital dokumenthantering. Det är ett givande samarbete som bygger på förtroende och drivs av kunskap och engagemang. För oss är det också viktigt att servicenivån är hög och lättillgänglig.

Framtid

”Det får mogna och växa fram under resans gång. Som läget är just nu är vi helt nöjda med den digitala lösningen vi har. Den möter våra behov av effektivitet, krav på enkelhet och användarvänlighet.  Samtidigt är lösningen skalbar och kan anpassas för framtida behov av till exempel digitalisering och effektivisering av processer för HR. Men där är vi inte nu.

Fler referenser

Vi använder cookies

Vi gör det för att förbättra din användarupplevelse, och vill därför informera dig om att du genom att använda vår sida ger ditt samtycke till detta.