Från administration till patientfokus med RPA

Håkan Marcusson

Försäljningschef Mjukvarulösningar, Helsingborg

Från administration till patientfokus. Så frigjorde Carlanderska tid med Canon och RPA.

På Carlanderska sjukhuset i Göteborg är varje minut viktig för vårdkvaliteten. Som stiftelseägt sjukhus med både offentlig och privat vård och patienter från hela landet har man en komplex vardag, inte minst administrativt. Kraven på dokumentation ökar för varje år. Lösningen? En robot. Eller snarare: en osynlig digital medarbetare.

— Vi lever i en tid där kraven på dokumentation och kvalitet hela tiden ökar. Samtidigt ska vi ge varje patient trygg och mänsklig vård. Därför måste vi hitta sätt att jobba smartare, säger Wictor Bennet Winsnes, CIO på Carlanderska.

Carlanderska tar emot patienter från flera av Sveriges regioner. Varje region har egna journalsystem och regelverk. Det har skapat en vardag med många olika IT-miljöer, formulär och inloggningar för personalen på Carlanderska. Och med det, mycket manuellt arbete och risken för felkällor.

— Det fanns egentligen bara två vägar framåt. Att lägga ännu mer resurser på administration framöver, eller hitta en teknisk lösning som avlastar, säger Wictor.

Lösningen kom genom ett etablerat samarbete. Carlanderska hade sedan tidigare en relation med Canon Business Center kring skrivare. I samtal med kundansvarig lyftes dock något nytt: Robotic Process Automation (RPA), och möjligheten att automatisera mycket av sjukhusets administrativa processer.

RPA med verksamheten i centrum

Tillsammans med Canon genomfördes ett antal workshops med representanter från olika kliniker, avdelningar och stödfunktioner. Målet var att identifiera var RPA kunde göra störst nytta i vardagen. Alla kunde tycka till och ge förslag.

— Canon lyssnade verkligen in. De hade inte bara en färdig standardlösning, utan tog sig tid att förstå vår verklighet. Tekniken skulle formas efter verksamheten, inte tvärtom, säger Wictor.

Resultatet blev en flexibel RPA-plattform som kunde integreras med både Carlanderskas och regionernas olika system. Flera tidskrävande moment som patientregistrering och dataöverföring automatiserades.

En digital kollega som aldrig tar rast

Idag arbetar mjukvaruroboten kontinuerligt som ett stöd i verksamheten. Den utför moment som personalen tidigare behövde lägga mycket tid och energi på. Den kvalitetssäkrar också all data.

— Vi uppskattar att vi har kapat cirka 40 timmar administrativ och repetitiv arbetstid per månad. Att en sjuksköterska inte längre behöver stressa med att mata in journaldata mellan patientkontakter är en vinst för både medarbetare och patient, förklarar Wictor.

Plattformen är byggd för att växa, med möjlighet att lägga till nya processer allteftersom behoven förändras. Det som började som ett pilotprojekt har nu blivit en naturlig del av Carlanderskas digitala ekosystem. Tekniken togs emot väl, mycket tack vare att behov identifierades och lösningen förankrades brett i verksamheten redan från start.

— Nu kan vi fokusera ännu mer på vårt huvudsyfte: att erbjuda våra patienter förstklassig vård, avslutar Wictor.

Grunden för ökad effektivitet finns i den grundliga analysen

Ökad effektivitet med säkra utskrifter och strömlinjeformad skrivarpark.

Ola Nydahl

Försäljningschef Storkund

Nederman är ett företag med spetskompetens och kunder över hela världen. Företaget är världsledande i industriell luftfiltrering och grundades i Sverige 1944. Spetskompetensen finns framförallt inom filtrering, rening och återvinning i krävande Industriella miljöer. Huvudkontor ligger i Helsingborg. Arboga, Kinna, Töredal och Varberg är andra verksamhetsorter. Antalet anställda är ca 1600 och omsättningen är 3 miljarder SEK.

”Vi arbetar kontinuerligt med att förbättra vårt erbjudande och vår förmåga att motsvara våra kunders behov. Vår förmåga och konkurrenskraft är beroende av många faktorer som samverkar. En viktig ingrediens i vår kvalitets och effektivitetsarbete är vår dokumenthantering”, intygar Michael Nielsen, Local IT Manager för Nederman och som arbetar på huvudkontoret i Helsingborg.

Bakgrund och utmaning

”Vid genomgången av vår skrivarpark visade det sig att vi hade inte mindre än 40 små kopiatorer och 15 stycken större så kallade MultiFunctionPrinters. Bakom alla dessa skrivare fanns det ingen särskilt klok tanke eller plan. Och det fanns heller ingen strategi för framtiden utan samtliga skrivare hade inhandlats för att möta enskilda och individuella behov. Strategi matchat mot företagets behov saknades, och där och då var det akuta utmaningar som skulle mötas och de möttes helt enkelt genom att införskaffa ytterligare en skrivare.”

“Ibland nästan inte alls och i många fall överutnyttjades färgskrivarna för svartvita utskrifter samtidigt som de mindre skrivarna avsedda för svartvita utskrifter kunde stå underutnyttjade. Detta kunde vi konstatera då vi gjorde flera utvärderingar, först i egen regi och senare tillsammans med Canon. Ett annat stort problemområde var att känsliga dokument kunde bli liggande vid skrivarna. Med tanke på att vi då hade 55 skrivare kunde vi se att vi hade ett behov av säkra utskrifter”, berättar Michael Nielsen.

Lösningen

“Tack vare Jonas Ekelund, som är vår kontaktperson på Canon, fick vi information om tjänsten MPS, Managed Print Services. Det är en lösning som helt frigör oss från alla eventualiteter som har med skrivare, drivrutiner, papper och toners att göra. Därmed kan vi koncentrera oss på vår kärnverksamhet och fullt ut lita på att Canon hanterar utmaningarna som handlar om att optimera våra arbetsflöden för utskrifter, scanning och kopiering. Där har Canon en expertis som vi saknar och gärna tar del av både i nuläget och över tid”, säger Michael Nielsen.

Resultatet

”Nu har vi en lösning som är gynnsam för hela företaget och inte bara för enskilda personer och grupper. Vi kan se att effektiviteten ökat tack vare smidigare rutiner, en strömlinjeformad skrivarpark och säkra utskrifter. Dessutom har pappersförbrukningen reducerats dramatisk, behovet av service och underhåll klingat av till nära nollpunkten. En annan stor fördel är att den här lösningen automatiskt ser till att vi aldrig står utan toners till vår effektiva skrivarpark. När 20% återstår larmar lösningen och nya toners kommer till oss per automatik. Det är mycket smidigt och även ekonomiskt, eftersom vi slipper lagerhålla toners och binda kapital.”

Partnerskapet

”Jag uppskattar vårt samarbete väldigt mycket och konstaterar att det fungerar klockrent såväl med servicesidan som med management. Särskilt värdefulla är våra regelbundna kvartalsmöten då vi till exempel kan granska och utvärdera statistiken för vår skrivarpark.  Med hjälp av den kan vi ta beslut som effektiviserar vår printmiljö och sänker kostnaderna.

“Sammantaget innebär detta att vi fullt ut kan fokusera på vår kärnverksamhet och med förtroende även fortsättningsvis låta Canon leverera lösningen som hittills sänkt våra kostnader, ökat effektiviteten, säkrat utskrifterna, minskat pappersförbrukningen och reducerat miljöpåverkan”, avslutar Michael Nielsen.

Nästa steg

”Vi ser gärna att så många som möjligt använder den här lösningen och vårt nästa planerade steg är att implementera den även i Arboga, Kinna, Töredal och Varberg”, berättar Michael Nielsen.