icon-menu-close

Prata med en säljare

Du kan kontakta oss via telefon eller på e-post för hjälp med din produkt eller fråga.

Säkra utskrifter och digital fakturahantering.

”Avancerad teknik som underlättar för mig och mina kollegor.”

Stefan Tiborson
Stefan Tiborson
Centerchef, Norrköping
Säkra utskrifter och digital fakturahantering.

Det snickras på lösningar som aldrig förr. Verandor, terrasser, attefallshus. Det är bråda dagar för XL BYGG i Norrköping. ”Ja, vi på ekonomiavdelningen märker tydligt att vårt företag är inne i en expansionsfas. Volymen av utgående fakturor och leverantörsfakturor växer hela tiden.  Lyckligtvis arbetar vi digitalt nu så det går snabbt och enkelt att hantera all dokumentation, från fakturering och leverantörsfakturor till kopiering och arkivering”, berättar Linda Svensson, ekonomiansvarig.

Kunderna ställer krav på proffsigt bemötande i butik. Medarbetare, leverantörer och andra samarbetspartners ställer krav på smidiga och effektiva arbetsprocesser.

”Men under en period växte vi så snabbt att vi inte riktigt hängde med i den snabba tekniska utvecklingen och beslöt då att vi behövde uppdatera vår skrivarmiljö. Nu fungerar det men det fungerar ännu bättre nu när vi har digitaliserat flera processer här på ekonomiavdelningen. Vårt fokus har varit på lösningar för säkra utskrifter och effektiv och trygg hantering av fakturor såväl ingående som utgående”

Linda Svensson, XL BYGG, Norrköping

Lösning

”Digital fakturahantering underlättar för oss alla, den lösningen är så mycket smidigare. Eftersom lösningen ligger i molnet är den lättare att komma åt samtidigt som den alltid är uppdaterad och aktuell. På papperstiden tog det längre tid att hitta fakturorna, man fick leta i arkiv och pärmar. Nu är fakturorna alltid tillgängliga i din mobil, padda eller dator. För att effektivisera ytterligare har vi även ersatt samtliga gamla skrivare med en ny enhetlig skrivarpark. Vi har valt Canons lösning secure print för att möta GDPR och andra föreskrifter”, berättar Linda Svensson

Resultatet

”Smarta lösningar har resulterat i att vi kan arbeta smartare, prestera mer utan att arbeta mer. Det är svårt att mäta och uppskatta alla fördelar men här på ekonomiavdelningen kan vi se besparingar på minst 20 timmar per vecka.

Tidskrävande letande i arkiv efter dokument är som historia, liksom kopiering och arkivering. Med den elektroniska fakturahanteringen är det som att komma till himmelriket från en mörk grotta. Det som tidigare slukade massor av arbetstid sker nu per automatik. Alla leverantörsfakturor och relevanta uppgifter sparas i molnet och är tillgängliga för alla behöriga.

Linda Svensson, XL BYGG, Norrköping

Att jobba digitalt spar så mycket tid och vi får så mycket bättre kontroll på hela flödet. Samtidigt är det mycket enklare och effektivare att arbeta digitalt än att manuellt hantera lösa papper. Det är vi alla glada över, inte minst säljarna som noterar att tiden kortats från försäljning till att kunden betalat utgående faktura. Sammantaget är resultatet att vi spar tid, spar pengar och får bättre cashflow”, säger Linda Svensson.

”Man ska alltid vara försiktig med personuppgifter och annan känslig data. Genom secure print säkerställer vi att ingen känslig information kommer i fel händer. Endast behöriga medarbetare kan skriva ut och med hjälp av en personlig kodad tagg kan vi hämta utskrifterna.

I den digitala skrivarkön kan vi lägga utskrifterna på vänt i upp till 24 timmar. Det ger oss flexibilitet och möjlighet att styra utskriftsflödet på bästa sätt, inte bara för varje enskild medarbetar utan för hela avdelningen. Vi skriver ut exakt det som behövs och hämtar utskrifterna när det passar. Tidigare var vi tvungna att springa till skrivaren i tid och otid. Förr kunde det också hända att skrivaren blockerades för andra när 200 sidor leverantörsfakturor skrevs ut. Det kunde skapa viss irritation. Tack vare det smarta och effektiva kösystemet händer inte det längre.

Linda Svensson, XL BYGG, Norrköping

Nu kan vi också skriva ut från valfri enhet; mobil, padda eller dator. Det är en annan fördel. Sammantaget handlar det om avancerad teknik i grunden som underlättar för mig och mina kollegor. Ny teknik och förbättrade arbetsprocesser gör det också lättare att arbeta på distans, vilket alltid är värdefullt men särskilt under svåra tider som en pandemi”, säger Linda Svensson

Fördelar

  • icon-check-circle Lätthanterlig och effektiv fakturahantering.
  • icon-check-circle Bättre koll, inget hamnar mellan stolarna.
  • icon-check-circle Spar tid och pengar.
  • icon-check-circle Bättre cashflow.
  • icon-check-circle Säkra utskrifter enligt GDPR.

Samarbetet

”Teamet på Canon har hjälpt oss att modernisera både vår maskinpark och vårt arbetssätt.  Och det har dom gjort genom att agera mer som rådgivare och mindre som säljare. På så vis har vi kunnat påverka och få ut det vi önskat. Teamet har lyssnat och analyserat, förstått vår verksamhet och våra behov och anpassat lösningar därefter. Sen är det förstås ett extra plus att Canon finns i Norrköping och att rådgivningen och servicen är nära till hands”, konstaterar Linda Svensson, XL BYGG, Norrköping

Fler referenser

Digitaliseringsresan fortsätter för Elvbygg

”Rätt information till rätt person i rätt tid.”

Martin Persson
Martin Persson
Plats-/Försäljningschef, Västerås, Eskilstuna
Digitaliseringsresan fortsätter för Elvbygg

Att bestiga berg och digitalisera har en del gemensamt. Det gäller att säkra en nivå i taget innan man går vidare till nästa. Att metodiskt och målmedvetet närma sig målet är vägen framåt. Inte förvänta sig att man kan göra allt på en gång och bestiga berget i ett jättekliv. Det är som med elefanten. Den går inte att svälja i en tugga. Man får dela upp den i små portioner. Rätt storlek på portionerna varierar från företag till företag.

Bakgrund

På alla arbetsplatser finns mycket information om pågående projekt, kunder, leverantörer och inte minst personal. Inte sällan kan den informationen vara utspridd hos olika personer och på olika platser. I en pärm där, på ett skrivbord här, i ett arkiv där, hos VD, hos HR, hos någon, osäkert vem. ”Så kunde det vara förr innan vi digitaliserade”, säger Jeanette Almén, Vice VD, på Elvbygg i Enköping.

”Strukturen är mycket viktig att man sätter upp innan man påbörjar digitaliseringen, det underlättar processen enormt. Det finns alltid stora mängder information och dokumentation som behöver hanteras på ett effektivt sätt. Dessutom kommer ständigt ny information som vi behöver förhålla oss till och dela med oss av. Nu har vi samlat all information på ett ställe och informationen är alltid uppdaterad och tillgänglig för den som har rätt behörighet.”

Jeanette Almén. Vice VD & Ekonomichef, på Elvbygg.

Elvbygg är ett företag som har anor sedan 60-talet, närmare bestämt 1962 då företaget startades. ”Vi är mycket stolta över att vara det största lokala byggföretaget i Enköping. Vi har en omsättning på runt 190 miljoner och vi är 65 anställda. Vår vision är att vi ska vara det naturliga valet för byggnationer i Enköping med omnejd. För att nå dit levererar vi rätt kvalitet i alla led inom byggprocesser. Vi gör det genom yrkesskicklig personal, nytänkande och stort engagemang i allt vi gör”, säger Jeanette Almén. I den andan och med den ambitionen äger också digitaliseringen rum. Det är en process, en ständigt pågående resa.

”Vi digitaliserar i den takt som passar oss och vår verksamhet. Nu är vi inne i en fas där vi digitaliserar olika processer för dokumentation. Som bekant ställs sedan några år tillbaka högre krav på att skydda personuppgifter genom reglerna i data skyddsförordningen GDPR. Att bryta mot reglerna kan resultera i böter och bötes- summan baserar sig på omsättning. Vi ser det inte bara som ytterligare ett lagkrav utan en möjlighet för oss att se över interna processer och genomföra lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder som stärker oss som företag. Med hjälp av Canons plattform har vi fått lösningen och funktionerna vi behöver, och som förenklar och effektiviserar vårt sätt att hantera dokumentation och dela information”, säger Jeanette Almén.

Fördelar

  • icon-check-circle Lätthanterlig och effektiv fakturahantering.
  • icon-check-circle Bättre koll, inget hamnar mellan stolarna.
  • icon-check-circle Spar tid och pengar.
  • icon-check-circle Bättre cashflow.
  • icon-check-circle Säkra utskrifter enligt GDPR.

Lösning

”Med lösningen vi nu har är det lätt att göra rätt. Den ger oss överblick och kontroll, ingenting hamnar mellan stolarna. Avtal som är på väg att gå ut, ska sägas upp, förnyas eller omförhandlas får vi information om i god tid innan så att vi kan göra allting rätt från början och onödiga fel undvikas. Dataskyddsförordningen GDPR är ett komplext regelverk som få kan utantill men som den här lösningen hjälper oss att hålla koll på. Sjukförsäkringar, semesterdagar, utbildning och annan information som rör både personal och kan vi nu hantera digitalt på ett säkert och tryggt sätt. I det här sammanhanget är det också viktigt att mejl inte ställs till en person på företaget utan till en mejllåda, införadress eller motsvarande. Om den personen slutar på företaget, vad händer då? Viktiga frågeställningar och kritisk information kanske inte besvaras eller når oss överhuvudtaget. Med mejllådan säkerställer vi att mejlet kommer oss tillhanda och kan hanteras på rätt sätt”, säger Jeanette Almén.

Resultat

”I lösningen vi har nu har jag ritat upp och byggt in ett digitalt ledningssystem som gör att rätt person nås av rätt information i rätt ögonblick. Så nu finns förutsättningarna för att det aldrig ska bli fel i informationsflödet.

”Innan digitaliseringen fanns alltid risken för att kritisk information stannade på vägen, låg i ett oöppnat kuvert på någons skrivbord. Nu distribueras informationen digitalt på ett sätt som är säkert och tryggt. Anbud är viktiga för oss och där har digitaliseringen avsevärt förbättrat och förstärkt informationssäkerheten. Vem ska göra anbudet och stämma av anbudet mot alla checklistor?”

Jeanette Almén. Vice VD & Ekonomichef, på Elvbygg.

Vem informerar ledningen om statusen på de olika anbuden? Med den här lösningen går det automatiskt ett mejl till mig, vd och andra i ledningen så att alla vet och är uppdaterade om statusen på anbudet. Det skapar trygghet i anbudsprocessen som alltid är komplex, omfattande, tidskrävande och avgörande för vår fortsatta framgång. Digitaliseringen ger rätt information till rätt person i rätt tid, helt enkelt.”

”Flexibiliteten är i den här lösningen är en annan fördel, säger Jeanette Almén.
”Många digitala lösningar på marknaden ger dig ett visst och begränsat antal möjligheter att jobba med. Med Therefore kan du bygga in de funktioner som du är behov av, och med Canons hjälp kan du skräddarsy din egen lösning som passar ditt företag och din verksamhet. Det har vi gjort hittills och det tänker vi göra framöver”, säger Jeanette Almén.

”Tillgängligheten som bidrar till effektiviteten är ytterligare en fördel. Oftast så sparas dokument ner på sina egna datorer, det har vi nu satt en rutin för alla dokument ska sparas i molnet och vara tillgängliga, detta är ju mycket för att ifall någon slutar eller blir sjuk så ska inte ett projekt stanna upp.”

Jeanette Almén. Vice VD & Ekonomichef, på Elvbygg.

”För oss är det viktigt att ständigt utvecklas, blicka framåt och se möjligheterna med digitaliseringen som ju är en ständigt pågående process. Allting kan alltid bli bättre, effektivare, säkrare och tryggare. Information är ju likhetsteckenmed kunskap och för att kunna utveckla rutiner och effektivisera arbetssätt så måste man ju lära sig av projekt som är utförda och detta ska ju dokumenteras, för att vi ska lära oss av fel eller bra saker som är utförda så måste alla kunna ta del av detta och då måste det ju dokumenteras och sparas på rätt ställe. Det kan vi och det gör vi med den lösning vi har nu.”

Samarbete

”Jag har väldigt stor erfarenhet av Canon eftersom jag själv jobbat på företaget och insikterna jag fick då har jag tagit med till Elvbygg. Jag vet ju vad Canon kan och jag vet också hur jag på bästa sätt kan ta vara på företagets kompetenta och engagerade medarbetare. Det är väldigt enkelt.

”Jag är precis som vilken annan kund som helst. Det är bara att ställa frågor, definiera problemställningen och begära en offert. Det funkar alltid bra, och jag ser fram emot fortsatt fint samarbete med teamet på Canon Business Center i Västerås och Eskilstuna. Dom är både lyhörda och snabbfotade och mitt i all affärsmässighet är dom också personliga”

Jeanette Almén. Vice VD & Ekonomichef, på Elvbygg.

Nästa steg

”Vårt digitaliseringsarbete pågår löpande och utvecklingsmöjligheter identifieras och implementeras över tid. Som det ser ut idag blir nästa steg att fortsätta utveckla och förfina vårt ledningssystem. Och lösningen vi har nu är flexibel och tillåter oss att skala upp
efter behov”, säger Jeanette Almén.

Elvbygg

Elvbygg är ett företag som har anor sedan 60-talet, då företaget startades. ”Vi är mycket stolta över att vara det största lokala byggföretaget i Enköping. Vi har en omsättning på runt 200 miljoner och vi är 60 anställda. Vår vision är att vi ska vara det naturliga valet för byggnationer i Enköping med omnejd. För att nå dit levererar vi rätt kvalitet i alla led inom byggprocesser. Vi gör det genom yrkesskicklig personal, nytänkande och stort engagemang i allt vi gör”, säger Jeanette Almén och fortsätter:

”Eftersom vi vill vara en attraktiv arbetsgivare så har vi satsat på verktyg för personalen som gör att vi kan nå ut med personalinformation digitalt, detta har visat sig vara mycket positivt då vi aldrig sitter i samma lokaler men ändå har stort behov av att nå ut med information till alla på bolaget. Detta är ytterligare ett steg i vår digitalisering.”

Fler referenser


Ett smidigt verktyg för ökad säkerhet och sänkta kostnader

Samverkan för en säker och hållbar industri

Mats Nyberg
Mats Nyberg
Försäljningschef, Västernorrland
Ett smidigt verktyg för ökad säkerhet och sänkta kostnader

”Nu har vi en modern lösning som resulterat i mindre pappersförbrukning och ökad säkerhet och sänkta kostnader. Inga dokument skrivs ut i onödan och endast behöriga med tag och kod kan skriva ut”, säger Håkan Eriksson, som är informationssäkerhetssamordnare på SSG Standard Solutions Group.

Företaget har sitt säte i Sundsvall, omsätter drygt 120 miljoner kronor och har 80 medarbetare. Samverkan är nyckeln i verksamheten och målet är att bidra till den svenska industrins konkurrenskraft genom ett ekosystem standardiserade lösningar.

Bakgrund

”Vi är ett kunskapscenter som genom erfarenhetsutbyte, informationsutbyte, rådgivning och kompetensutveckling hjälper industrin till ökad kunskap och insikt i syfte att bli effektivare inom områdena säkerhet, effektivitet, hållbarhet samt kompetens. Vi verkar genom tjänster vilka bland annat etableras som industristandarder”, berättar Håkan Eriksson.

Dokumentationen är omfattande och kritisk för verksamheten. Sett över ett verksamhetsår blir det stora volymer dokument som ska skannas in och skrivas ut.

”Javisst är det så. Vi jobbar för att effektivisera industrin, det är vår kärnverksamhet. Standardiserade tjänster för en effektivare, säkrare och mer hållbar svensk industri. Samtidigt ser vi kontinuerligt över möjligheterna att effektivisera vår egen verksamhet. Och i det arbetet är digitaliseringen central. Tillsammans med Canon kunde vi identifiera och implementera en lösning för säkrare och effektivare print- och skanningsrutiner”, säger Håkan Eriksson.

Lösning

”Nu har vi en digital och användarvänlig lösning som effektiviserar dokumenthanteringen. Vår pappersförbrukning för utskrifter har minskat avsevärt och kostnaderna för inköp av både papper och toners har reducerats dramatiskt.

”Vi skannar alla dokument och lagrar dem i digitala mappar vilka är tillgängliga för alla med rätt behörighet. Vi slipper fysiska arkiv med pärmar och mappar och vi slipper att leta. I stället kan vi enkelt söka och hitta rätt utifrån till exempel bransch, organisation, kundnummer och datum. Det spar tid och ökar vår effektivitet. Kort sagt. Nu har vi en lösning för effektiva och säkra skannings- och printrutiner” berättar Håkan Eriksson.

Fördelar

  • icon-check-circle Ökad säkerhet
  • icon-check-circle Minskad pappersförbrukning
  • icon-check-circle Inbyggd dokumentförstörare
  • icon-check-circle Skriver ut marknadsmaterial i storformat
  • icon-check-circle Minskade kostnader för pappersinköp
  • icon-check-circle Säkerhet, smidighet och ekonomi

Resultat

”Säkerhetsaspekten är oerhört viktig, den ekonomiska aspekten likaså. Vi ser 25–35 procent minskning av pappersförbrukningen. Mycket viktigt. Men den kanske största fördelen med digitaliseringen är att samtliga dokument är sökbara och tillgängliga omedelbart. Det är användarvänligt samtidigt som vi på så sätt frigör tid för att kunna höja servicenivån ytterligare ett snäpp gentemot våra kunder”, säger Håkan Eriksson.

”Vi kan se att förbrukningen av papper och toners minskat dramatiskt tack vare den här lösningen. Resultatet är en kombination av att vi reducerat antalet onödiga utskrifter till ett minimum och att defaultläget är dubbelsidiga utskrifter i svartvitt.

En annan fördel är att endast behöriga medarbetare kan skriva ut. Det är en viktig säkerhetsaspekt som visat sig bidra till att högar med utskrifter som medarbetare glömt bort vid skrivarna praktiskt taget försvunnit. Vi kan konstatera att pappersförbrukningen minskat med ungefär en tredjedel och att våra kostnader för pappersinköp har sjunkit med lika mycket. Till den ökade säkerheten bidrar även den inbyggda dokumentförstöraren för att strimla dokument med säkerhetsklass 5, säger Håkan Eriksson.

”Sammantaget är lösningen ett smidigt verktyg som stärker säkerhetsrutinerna för print- och skanning samtidigt som kostnaderna reduceras för inköp av papper och toners. Tack vare storformatsskrivare kan vi även skriva ut vårt eget marknadsmaterial som affischer och rollups”

Håkan Eriksson, informationssäkerhetssamordnare på SSG Standard Solutions Group

Samarbete

”Vi har jobbat tio år tillsammans och samarbetet har fungerat klanderfritt. Teamet på Canon är lätt att kommunicera med och visar stor förståelse för vår verksamhet. Jag tycker de har den rätta mixen av ödmjukhet och affärsmässighet och jag ser fram emot att fortsätta utveckla våra print och skanningsrutiner tillsammans med dem. Värt att påpeka i det här sammanhanget är att Canon per automatik levererar service och förbrukningsmaterial vilket gör att vi tryggt kan vila ut i vetskapen att alla förutsättningar för störningsfri verksamhet är på plats”, säger Håkan Eriksson.

SSG Standard Solutions Group

Företaget ägs av de sex största skogsindustrierna i Sverige. BillerudKorsnäs, Holmen, Metsä Board, SCA, Stora Enso och Södra. Det är certifierat enligt ISO 27001, som är en standard för informationssäkerhet. Certifieringen är en viktig kvalitetsstämpel i arbetet för att kunna hantera kundernas data på ett säkert och trovärdigt sätt.

”SSG har hanterat industrins data i över 60 år, så certifieringen känns som en självklar del i vårt arbete, säger Håkan Eriksson. Vi är stolta över detta och våra kunder kan vara trygga i att vi hanterar deras data på ett korrekt och säkert sätt. I det arbetet är print- och skanningslösningen från Canon en viktig pusselbit. Varför implementerade vi den inte tidigare, är frågan jag ställer mig nu. Säkerhet, smidighet och ekonomi är tre avgörande fördelar. Jag skulle rekommendera lösningen till alla som vill strömlinjeforma dokumenthanteringen och fortsätta verka i framkant”, sammanfattar Håkan Eriksson.

Fler referenser

Fungerar som hjärtat i vår verksamhet

Började med två slambilar. Idag har man 32 anställda och 26 topputrustade bilar.

Stefan Tiborson
Stefan Tiborson
Centerchef, Norrköping
Fungerar som hjärtat i vår verksamhet

Lars Strandstedt brinner för sitt arbete på Spol & Industriservice i Norrköping. Han började som anställd inom branschen år 1981 och år 2002 startade han Spol & Industriservice AB, idag är han VD och räknar antalet anställda till 32.

Bland företagets kunder återfinns industri, privatpersoner och kommun. ”Vi har förmånen att få jobba med hela kedjan av kunder och det hänger nog tätt samman med vårt breda utbud av tjänster. Spol- och sugtjäntser, lastväxlare och kranbilar, klottersanering, TV-inspektion, cistern- och oljeavskiljningskontroll, hetvattenspolning 500 bar, pool- och vattenfyllning samt att vi tömmer, rengör och hjälper våra kunder med fettavskiljare”, berättar Lars Strandstedt.

Spol & Industriservice har utrustning för att lösa problem i allt från små ledningar i köksavlopp till stora kulvertar. Med hetvatten från lastbilarna kan företaget bland annat lösa både fett och is. Bilarna kan transportera vatten till pooler, planteringar, processer med höga renlighetskrav och vid spridning för att minska damm. Företagets slambilar har olika spol-och sugslang, specialverktyg och kompletterande utrustning.

”Vi har också lastbilar med Mono-pumpar för pumpning av olja eller för att kunna trycka vätska högt upp i en cistern. De vanligaste tjänsterna som vi levererar är högtrycksspolning, kemtransporter, slamsugning, lastväxlar- och kranbilsuppdrag, kontroll och rengöring av tankar och oljeavskiljare samt tv-inspektion av ledningar. Sammantaget kan vi med fog hävda att vi är en helhetsleverantör av tjänster inom vår bransch”, säger Lars Strandstedt.

Utmaning

”Självfallet har vi jobbat systematiskt med vår dokumentation hela tiden men gjort det utan koppling och integration mellan våra olika system. Det fungerade men säkerheten i det arbetet var inte helt hundra. Det var på individnivå och inte institutionaliserat. Det var ingen perfekt ordning på dokumentationen och det var svårt att hitta. Vi ville ha en lösning som skulle vara hjärtat i vår verksamhet”, berättar Lars.

”Vi har mycket kompetent personal som brinner för sina uppdrag och uppdragsgivare. Men vi är inga IT-människor och ville därför ha en leverantör som kunde stötta och hjälpa och samtidigt kunna erbjuda en enkel, effektiv och säker lösning.”

Lars Strandstedt, VD Spol & Industriservice AB

”Vi ville ta oss förbi ordningen med manuella noteringar på lösa papperslappar och hitta en framtidssäker dokumenhanteringslösning som integrerar affärssystem och ekonomisystem. Som ger oss total överblick av vårt samlade informationsflöde vad gäller bilar, leveranser, personal, åkare, kundstatus och annan affärskritisk information. Kvalitetstänk både med ordning och reda, säkerhetstänk och utbildning är något vi prioriterar högt. Därför var det viktigt för oss att kunna bygga in lösningen i ISO-certifieringen”, säger Lars Strandstedt.

Lösning

”Den här lösningen ger oss allt det vi efterfrågade. Dessutom är den mycket enkel och effektiv. Den är bara att sätta igång att jobba med, finns ingen tröskel som man behöver ta sig över. Kan du använda office-paketet kan du använda den här lösningen. Alla som jobbar med word-programmet känner sig hemma.”

”För oss är den här lösningen spindeln i nätet. All information samlas på ett ställe och all information stannar kvar i företaget.”

Lars Strandstedt, VD Spol & Industriservice AB

”Tidigare kunde det vara väldigt personbundet och personligt, nu sitter informationen institutionen, i företagets väggar. Ingen risk att information försvinner i samma ögonblick som någon väljer att byta jobb, till exempel. Nu är ingenting slumpartat och personligt utan allting är strukturerat och förutsägbart i vår företagskultur. Det går snabbt att hitta rätt information för rätt kund, personal och samarbetspartners. En annan fördel är att all information är säkrad enligt GDPR, en trygghet för oss och våra kunder. Kort sagt, vi fick helt enkelt en lösning som fungerar som spindeln i nätet och som syr ihop all affärskritisk information till en fungerande helhet. Dokumenteringssystem och attestsystem, ja allt är kopplat till den här lösningen, Therefore”, berättar Lars Strandstedt.

Fördelar

  • icon-check-circle Flexibelt system
  • icon-check-circle Fungerar som spindeln i nätet, håller ihop all dokumentation
  • icon-check-circle Effektivt och snabbt
  • icon-check-circle GDPR säkrat

Resultat

”I och med att all information är samlad, strukturerad och överblickbar har vi nu de rätta förutsättningarna för att både bibehålla och utveckla den höga kvaliteten på våra tjänster. Och vi taggar dokumenten så att endast rätt personer kan ta del av rätt information. Det gäller medarbetare, arbetsledare och kunder. Informationsflödet är behörighetsstyrt”, säger Lars Strandstedt.

Samarbete

”Utan stöttningen och engagemanget från teamet på Canon här i Norrköping hade vi inte varit där vi är idag. Det går enkelt och snabbt att jobba tillsammans. Samarbetet är sömlöst, det finns inga skarvar som skaver. Canon är i framkant av den digitala utvecklingen och utan deras kompetens och dedikerade personal hade jag inte vågat satsa fullt ut som jag gjort. Jag fortsätter gärna att utveckla mitt företag tillsammans med dem”, berättar Lars Strandstedt.

Ett sömlöst flöde av säkra utskrifter

Effektivt, enkelt och säkert. Så ville vi ha det. Och så blev det säger Magnus Torndahl, Printansvarig Hyresbostäder Norrköping

Stefan Tiborson
Stefan Tiborson
Centerchef, Norrköping
Ett sömlöst flöde av säkra utskrifter

Hyresbostäder är Norrköpings största bostadsföretag med 9 800 lägenheter och drygt 300 lokaler. Antalet helårsanställda är 200. Tusentals kontrakt skrivs och tusen åter omförhandlas och nytecknas. Till det kommer brev, information och avier. 

Det blir många utskrifter på ett år, nästa oräkneligt stora volymer.

Lösning

”Vi ersatte hela den gamla skrivarflottan med ett helt nytt och enhetligt system från Canon. Lösningen vi har är en så kallad follow-me-lösning, Uniflow, som känner av att du är behörig.

I praktiken innebär det att du styr dina utskrifter till valfri skrivare på din arbetsplats, du identifierar med en kod eller tag, skriver ut exakt det du behöver när du behöver det, och allt detta kan du göra oavsett var du befinner dig, på kontoret eller när du jobbar hemifrån. Du ställer dina dokument i en digital utskriftskö och där kan de ligga och vänta i upp till 72 timmar innan du trycker på print. ”

”Med den här lösningen kan vi också säkerställa konfidentiella utskrifter och inte riskera att utskrifterna hamnar vid fel skrivare och plockas upp av fel personer. Nu skrivs rätt dokument ut av rätt skrivare och endast behörig person kan aktivera utskrifterna. Det är säkert och känns tryggt”

Magnus Torndahl, Printansvarig Hyresbostäder Norrköping

Fördelar

  • icon-check-circle Säkra utskrifter, endast behöriga kan skriva ut
  • icon-check-circle Sänkta kostnader genom minskad pappersförbrukning
  • icon-check-circle Enkelt för alla användare
  • icon-check-circle Smidigare och effektivt för IT-avdelningen med kontroll på kostnaderna

Resultat

Det som tidigare kunde upplevas som fragmenterade delar är nu ett sömlöst flöde av säkra och individuellt konfigurerade utskrifter i ett strömlinjeformat system.

Du bestämmer själv när och var dina dokument ska skrivas ut. För vår del underlättar det hanteringen av dokument som kontrakt och avtal.

Tack vare statusrapporter varje månad har vi en god överblick av de samlade utskrifterna. ´Så långt vi kan bedöma nu har den här lösningen reducerat våra utskriftsvolymer med 25 procent. Dessutom är hela lösningen miljöcertifierad”, förklarar Magnus Torndahl.

Fler referenser

Grunden för ökad effektivitet finns i den grundliga analysen

Ökad effektivitet med säkra utskrifter och strömlinjeformad skrivarpark.

Ola Nydahl
Ola Nydahl
Försäljningschef Region Sydväst
Grunden för ökad effektivitet finns i den grundliga analysen

Nederman är ett företag med spetskompetens och kunder över hela världen. Företaget är världsledande i industriell luftfiltrering och grundades i Sverige 1944. Spetskompetensen finns framförallt inom filtrering, rening och återvinning i krävande Industriella miljöer. Huvudkontor ligger i Helsingborg. Arboga, Kinna, Töredal och Varberg är andra verksamhetsorter. Antalet anställda är ca 1600 och omsättningen är 3 miljarder SEK.

”Vi arbetar kontinuerligt med att förbättra vårt erbjudande och vår förmåga att motsvara våra kunders behov. Vår förmåga och konkurrenskraft är beroende av många faktorer som samverkar. En viktig ingrediens i vår kvalitets och effektivitetsarbete är vår dokumenthantering”, intygar Michael Nielsen, Local IT Manager för Nederman och som arbetar på huvudkontoret i Helsingborg.

Bakgrund och utmaning

”Vid genomgången av vår skrivarpark visade det sig att vi hade inte mindre än 40 små kopiatorer och 15 stycken större så kallade MultiFunctionPrinters. Bakom alla dessa skrivare fanns det ingen särskilt klok tanke eller plan. Och det fanns heller ingen strategi för framtiden utan samtliga skrivare hade inhandlats för att möta enskilda och individuella behov. Strategi matchat mot företagets behov saknades, och där och då var det akuta utmaningar som skulle mötas och de möttes helt enkelt genom att införskaffa ytterligare en skrivare.”

Eftersom det inte fanns någon övergripande strategi kunde skrivarparken växa nästan okontrollerat samtidigt som effektiviteten inte var i närheten av att öka i samma hastighet. Det fanns helt enkelt för många skrivare vars kapacitet långt ifrån utnyttjades till fullo.

Michael Nielsen, Local IT Manager för Nederman

”Ibland nästan inte alls och i många fall överutnyttjades färgskrivarna för svartvita utskrifter samtidigt som de mindre skrivarna avsedda för svartvita utskrifter kunde stå underutnyttjade. Detta kunde vi konstatera då vi gjorde flera utvärderingar, först i egen regi och senare tillsammans med Canon. Ett annat stort problemområde var att känsliga dokument kunde bli liggande vid skrivarna. Med tanke på att vi då hade 55 skrivare kunde vi se att vi hade ett behov av säkra utskrifter”, berättar Michael Nielsen.

Lösningen

”Tack vare Jonas Ekelund, som är vår kontaktperson på Canon, fick vi information om tjänsten MPS, Managed Print Services. Det är en lösning som helt frigör oss från alla eventualiteter som har med skrivare, drivrutiner, papper och toners att göra. Därmed kan vi koncentrera oss på vår kärnverksamhet och fullt ut lita på att Canon hanterar utmaningarna som handlar om att optimera våra arbetsflöden för utskrifter, scanning och kopiering. Där har Canon en expertis som vi saknar och gärna tar del av både i nuläget och över tid”, säger Michael Nielsen.

Fördelar

  • icon-check-circle Standardiserat – 6 modeller istället för 15
  • icon-check-circle Specificerat – färgskrivare på kontoret, svartvita i produktionen
  • icon-check-circle uniFLOW – Utskrift från vilken som helst MFP skrivare
  • icon-check-circle Toners i rätt tid

Resultatet

”Nu har vi en lösning som är gynnsam för hela företaget och inte bara för enskilda personer och grupper. Vi kan se att effektiviteten ökat tack vare smidigare rutiner, en strömlinjeformad skrivarpark och säkra utskrifter. Dessutom har pappersförbrukningen reducerats dramatisk, behovet av service och underhåll klingat av till nära nollpunkten. En annan stor fördel är att den här lösningen automatiskt ser till att vi aldrig står utan toners till vår effektiva skrivarpark. När 20% återstår larmar lösningen och nya toners kommer till oss per automatik. Det är mycket smidigt och även ekonomiskt, eftersom vi slipper lagerhålla toners och binda kapital.”

Partnerskapet

”Jag uppskattar vårt samarbete väldigt mycket och konstaterar att det fungerar klockrent såväl med servicesidan som med management. Särskilt värdefulla är våra regelbundna kvartalsmöten då vi till exempel kan granska och utvärdera statistiken för vår skrivarpark.  Med hjälp av den kan vi ta beslut som effektiviserar vår printmiljö och sänker kostnaderna.

”Sedan vi inledde det här MPS-samarbetet med Canon är antalet servicebesök försvinnande få, nära nollpunkten skulle jag vilja påstå. Det är förstås en glädjande utveckling och ingenting vi kunde ta för givet. Det goda resultatet är en frukt av den grundliga analysen och noggranna identifiering av våra behov och rutiner som gjordes i början av vårt samarbete.”

Michael Nielsen, Local IT Manager för Nederman

”Sammantaget innebär detta att vi fullt ut kan fokusera på vår kärnverksamhet och med förtroende även fortsättningsvis låta Canon leverera lösningen som hittills sänkt våra kostnader, ökat effektiviteten, säkrat utskrifterna, minskat pappersförbrukningen och reducerat miljöpåverkan”, avslutar Michael Nielsen.

Nästa steg

”Vi ser gärna att så många som möjligt använder den här lösningen och vårt nästa planerade steg är att implementera den även i Arboga, Kinna, Töredal och Varberg”, berättar Michael Nielsen.

Fler referenser


Framgångsnyckeln är noggrann utvärdering. Och resurser anpassade efter det faktiska behovet.

Lyckades pricka in vårt behov.

Ola Nydahl
Ola Nydahl
Försäljningschef Region Sydväst
Framgångsnyckeln är noggrann utvärdering

Vet du hur mycket pengar du slösar på utskrifter? Eller att dina synliga kostnader kanske endast står för 10 % av den totala kostnaden för dokumentutskrifter på kontoret? Branschexperter kallar detta “dolda utskriftskostnader”, vilka omfattar indirekta kostnader som IT-support, administration, inköp och slutanvändarnas produktionstid. 

”Tillsammans med Canon gick vi till botten med förutsättningarna för vår utskriftsmiljö och dokumenthantering. Vi gjorde en noggrann utvärdering av nuläget, önskat läge och hur vi skulle ta oss dit, säger Jonas Dahlgren, IT-chef, Höganäs Bjuf AB.

Utvärdering med helhetsperspektiv

För att upptäcka var förbättringar och besparingar kan göras behöver du en klar förståelse av din nuvarande miljö, en förståelse som omfattar alla processer – inklusive de dolda – som påverkar utskriftskostnader och effektivitet. Detta, i kombination med ett praktiskt, objektivt förslag på områden som kan förbättras är avgörande för att få alla intressenter, t.ex.

IT- och inköpsavdelningen samt slut- användarna, att acceptera förändringarna. Resultaten sammanställs i en rapport som innefattar rekommendationer för bästa praxis rörande förbättringar och kostnadsbesparingar som är anpassade efter din situation. Rapporten ger ett tydligt underlag för beslutsfattande och möjligheten att ta kontroll.

”Med Canons utvärderingstjänst – Discovery Assessment – fick vi en djupare förståelse av de viktigaste möjligheterna som finns för att göra utskriftsmiljön och dokumentprocesserna effektivare.”

Jonas Dahlgren, IT-chef, Höganäs Bjuf AB

De flesta utvärderingar fokuserar enbart på grundläggande kvantitativa utskriftsuppgifter. Canons utvärderingstjänst består däremot av en fysisk nätverkskanning i kombination med en webbaserad enkätundersökning för slutanvändare. Tack vare det fick vi även kvalitativ information, vilket gav oss en nyanserad och heltäckande bild av vårt faktiska behov och faktiska beteende”, förklarar Jonas.

Enkelt och effektivt

Tillsammans med dig börjar Canon med en nätverksskanning via en molnbaserad eller lokalt installerad mjukvara. Skanningen kan utföras av din egen IT-avdelning. Två på varandra efterföljande mätningar görs för att få information om aspekter som varumärken, typer, modeller, svartvit/ färg och utskriftsvolymer. Information om dina slutanvändares behov, inställning och utskriftsbeteende samlas in genom en webbaserad enkätundersökning som endast tar 10–15 minuter att färdigställa. I Canons rapport kombineras dessa resultat med våra slutsatser och rekommendationer.

Fördelar

  • icon-check-circle Bättre översikt och kontroll
  • icon-check-circle Kostnadsbesparingar och förbättring av processer
  • icon-check-circle Tydlig bild av utskriftsinfrastrukturen och användarbeteende gällande utskrifter
  • icon-check-circle Effektiva metoder för implementering, acceptans och förståelse för nya rutiner

Resultat

”Genom den här utvärderingstjänsten fick vi ett helhetsperspektiv på befintlig utskriftsinfrastruktur, utskriftsanvändning, slutanvändarupplevelse samt områden med utrymme för förbättringar. Kort sagt, med den här MPS-lösningen kunde vi optimera vår utskriftsinfrastruktur och dokumentprocesser”, säger Jonas Dahlgren, Höganäs Bjuf.

”För vår del har det bland annat inneburit att vi kunnat reducera antalet skrivare samtidigt som vi ökat effektiviteten och bekvämligheten. Vi har hittat rätt balans mellan utskrifter i färg och svart, mellan A3 och A4. Dessutom arbetar vi nu med säkra utskrifter och undviker därmed onödiga utskrifter och högar av papper son ligger och skräpar vid skrivarna”, förklarar Jonas Dahlgren.

”Det ska vara smidigt att skriva ut. Idag använder medarbetarna på Höganäs Bjuf en skrivarkö och alla kan enkelt hämta sina utskrifter där de önskar. Inga utskrifter blir liggande utan att någon tar hand om dem. Vi har även fördefinierat utskrifterna till svartvitt och dubbelsidigt – för att göra andra typer av utskrifter krävs att användaren gör ett aktivt val.”

Jonas Dahlgren, IT-chef, Höganäs Bjuf AB

Sammantaget innebär detta att vi har bättre översikt och bättre kontroll av såväl förbrukning som kostnader”, säger Jonas Dahlgren.

Tidigare valde medarbetarna skrivare utifrån var man satt. ”Befann sig medarbetaren på annan plats på kontoret, var hen tvungen att springa tillbaka till ’sin’ skrivare eller välja en ny skrivare”, förklarar Jonas Dahlöf. Mycket skrevs slentrianmässigt ut i färg och som enkelsidiga dokument trots att dokumenten var ersidiga. Det var ineffektivt, det var oekonomiskt, och pappersförbrukningen var för hög. Nu har vi rätt balans i alla avseenden.”

Partnerskap

”Rent allmänt tycker jag vi kan konstatera att nivån på företagen som arbetar med marknadsföring och försäljning av tjänster blivit högre. Idag handlar det mindre om att sälja och mer om att på olika sätt stötta kunder som oss i arbetet med att jobba smartare och effektivare. Därvidlag är Canon en bra samarbetspartner, lyhörd och proaktiv. Jag är mycket nöjd med vårt samarbete hittills och ser fram emot fortsättningen, säger Jonas Dahlgren.

Nästa steg

”Just nu är vi helt nöjda med den lösning vi har och det är dessutom en lösning vi ser oss leva med under många år framöver. Samtidigt är vi naturligtvis mottagliga för nya tankar och lösningar som Canon kan tänkas presentera för oss. Vi ligger i framkant och är alltid intresserade av att förbättra och förnya vår verksamhet.”

Om Höganäs Bjuf

Höganäs Bjuf koncernen har utvecklats till en exportindustri med kunder i 70 olika länder och en omsättning på 700 miljoner kronor. ”Större delen av produktionen går till stålindustrin. Men eldfast material som tål över tusen graders hetta är en förutsättning i tillverkningen för era material och era branscher. Utan eldfast material kunde du inte tillverka chassit till en bil och inte heller aluminium till motorn”, berättar Jonas Dahlgren.

Fler referenser

HSB vässar servicen med digitala verktyg

”Mindre tid för administration och mer tid för kvalificerad rådgivning.”

Martin Persson
Martin Persson
Plats-/Försäljningschef, Västerås, Eskilstuna
HSB vässar servicen med digitala verktyg

”Vi har en lång historia tillsammans, och när det var dags att ta ytterligare ett steg in i framtiden och i ännu högre grad ta vara på de digital möjligheterna, då var det naturligt för oss att fortsätta arbeta tillsammans med Martin Persson och hans kolleger på Canon här i Eskilstuna.

Samtidigt kunde vi se att Canons roll i vårt samarbete gradvis hade utvecklats från att ha varit en printleverantör till att bli en utvecklingspartner”, berättar Kristofer Pettersson, IT-ansvarig, HSB Södermanland

Utmaning

”För oss är digitaliseringen en prioriterad fråga, och vi ska i högsta möjliga utsträckning vara ett stöd till våra bostadsrättföreningar genom att effektivisera det administrativa arbetet och ge mer kvalificerad rådgivning. HSB Södermanland sträcker sig över en stor region och vi har flera kontor och väldigt mycket dokumentation som avtal, prislistor, kontrakt, ritningar, erbjudanden etc. Vår vision är att vara den ledande aktören som har det bästa boendet. Och för att kunna erbjuda det bästa är det en förutsättning att vi har överblick och fin kontroll på våra interna rutiner och processer. Målet är mindre tid för rutinartad administration och mer tid för kvalificerad rådgivning. En viktig del i det arbetet är vår dokumenthantering och skrivarmiljö”, berättar Kristofer Pettersson.

Lösning

”Det viktiga i allt arbete är att det utgår från en vision, en föreställning om hur det ska bli bättre för alla berörda. För oss själva och för våra kunder. Det skall vara smidigt, enkelt och tryggt.

”Den lösning vi utvecklat tillsammans med Canon utgår från vår verksamhet, våra mål och våra kunders behov. Tack vare en helhetssyn och ett helhetsgrepp på vår situation har vi fått en MPS-lösning som både säkrar våra utskriftsrutiner och strömlinjeformar vår dokumenthantering.”

Kristofer Pettersson, IT-ansvarig, HSB Södermanland

Den lösningen vi fått möter våra behov av effektivitet, tillgänglighet och säkerhet. Den knyter ihop våra kontor och för oss närmare våra kunder. Den förändrar inte det vackra sörmländska landskapet men den digitala lösningen gör administrationen till en smidigare och skönare upplevelse”, säger Kristofer Pettersson. ”Arbetet blir både effektivare och enklare.”

Fördelar

  • icon-check-circle Effektivare administration
  • icon-check-circle Enklare hantering
  • icon-check-circle Snabbare service
  • icon-check-circle Mer tid för kvalificerad rådgivning

Resultat

”Vi har fått ett verktyg som gör det enklare för oss att nå våra mål och för oss närmare vår vision. Konkret innebär det att vi kan möta våra kunder på kundernas premisser. Allt fler önskar få aktuell information och rådgivning i sina mobiler, datorer och läsplattor. Nu kan vi ge kunderna ännu bättre service, tack vare att vi kan svara snabbare eftersom ställtiderna är mindre. Förr kunde det ta avsevärt med tid för att hitta rätt information, i rätt pärm i rätt arkiv. Nu är alltid uppdaterad dokumentation tillgänglig var du än är. Det underlättar administrationen, förenklar hanteringen och bidrar till att säkerställa kvaliteten på servicenivån. Sammantaget är det viktigaste med digitaliseringen att tekniken hjälper oss att komma närmare våra kunder på våra kunders villkor. Mindre och mindre tid för administration och mer tid för kvalificerad rådgivning”, berättar Kristofer Pettersson. ”Det målet hjälper digitaliseringen till att förverkliga.”

Partnerskap

”I takt med att samhället utvecklats och digitaliserats har också vår relation till Canon utvecklats, förändrats och fördjupats”, berättar Kristofer Pettersson.

Idag präglas samarbetet av partnerskap där Canons kompetens möter våra behov av digitalisering och effektivisering av vår verksamhet.

Kristofer Pettersson, IT-ansvarig, HSB Södermanland

”Våra regelbundna avstämningsmöten bidrar till att säkra kvaliteten på pågående projekt samtidigt som vi kan jobba proaktivt och skissa på nya möjligheter. Att vi träffas regelbundet för också med sig att vi löpande lär känna varandra allt bättre och får större förståelse för utmaningarna vi står inför och hur vi både akut och över tid kan hantera olika scenarios. Vi är ett lag som med våra olika erfarenheter, insikter och kunskaper jobbar för ett gemensamt mål. Partnerskap är en bra samarbetsform för framgång”, säger Kristofer Pettersson.

Framtid

”Den digitala utvecklingen är här för att stanna och vi kommer att fortsätta vår egen digitala satsning. Avancerad scanning är aktuellt i närtid och ett resultat av det arbetet blir att vår dokumentation förs över från fysiska pärmar till lagring i molnet. På så vi kan vi säkerställa att informationen är tryggt lagrad, omedelbart tillgänglig och alltid möjlig att uppdatera i realtid. Eftersom HSB Södermanland har sex kontor som är spridda över ett stort geografiskt område blir det oerhört mycket enklare att informera och kommunicera när dokumentationen är samlad i ett digitalt arkiv som är tillgängligt för alla medarbetare oavsett var de befinner sig. Vi kommer närmare våra kunder och kan bättre ge snabb och effektiv service”, säger Kristofer Pettersson. 

Fler referenser

Digitalisering ger mer. Men kostar mindre.

Åtgärdsplan och strategi för önskade resultat.

Bengt Wallgren
Bengt Wallgren
Centerchef CBC Syd
Digitalisering ger mer. Men kostar mindre

Svenssons i Lammhult är ett svenskt bolag som har varit verksamma ända sedan 1898 och kunderna finns över hela Sverige. I företaget finns ett genuint kunnande, respekt för tradition och passion för innovation.

”Som bolag har vi genom åren haft en stadig och kraftig tillväxt. Idag jobbar vi med över 300 varumärken och har fysiska butiker i Lammhult, Stockholm, Göteborg och Malmö. Dessutom har vi naturligtvis vår e-handel som vi satsar stort på”, berättar Jörgen Bitzekis, Vice VD, Svenssons i Lammhult. År 2015 omsätter bolaget 273 miljoner och har 70 anställda. Huvudkontoret ligger i Lammhult.

Bakgrund

”Vår vision är att kunna erbjuda våra kunder det mesta från de bästa. Vi lägger stort fokus på förbättringsarbete och affärsutveckling och är nu mitt i en digitaliseringsfas som vi är övertygade om ska ge både oss själva och våra kunder den bästa upplevelsen i mötet med Svenssons oavsett om det sker på nätet eller i fysisk butik. Och i arbetet med att digitalisera vår dokumenthantering och strömlinjeforma vår printmiljö känner vi ett stort förtroende för kompetensen och engagemanget hos människorna på Canon”, säger Jörgen Bitzekis.

Utmaning

”För oss och andra inom detaljhandeln är prislistor, kampanjer, informationsblad och inspirationsskrifter affärskritisk dokumentation som regelbundet behöver uppdateras. Effektiv och strömlinjeformad dokumenthantering är avgörande för bra kommunikation med våra kunder och för effektiv överföring av aktuell information till vår personal. Som en följd av diskussioner med Canon så fick vi upp ögonen ytterligare för den här verkligheten och såg flera utmaningar.

Precis som många andra hade vi en stor mängd dagliga utskrifter. Det är inget problem i sig, så länge alla utskrifter är nödvändiga utskrifter.

Problemet var att det var svårt att ha kontroll över hur stor mängd av utskrifterna som var nödvändiga och hur många som var en form av symptom på låg digitaliseringsnivå och ineffektiva dokumentprocesser. Som du säkert känner till är det inte gratis med utskrifter. Så parallellt med frågan om kontroll och minskade kostnader lyfte vi även upp behovet av bättre struktur och säkerhet för vår dokumenthantering.

Jörgen Bitzekis, Vice VD, Svenssons i Lammhult

Ett annat exempel är att vi vid varje leverans skrev ut en faktura och lade i ett kuvert tillsammans med godset. Ofta hände det att kunderna hörde av sig för att de inte kunde hitta fakturan. Det förorsakade avsevärt med merarbete för vår ekonomiavdelning som att plocka fram fakturaunderlaget och skicka ut fakturorna på nytt men även betalningspåminnelser. Det tog tid, kraft och energi och skapade inte den kundupplevelse som både vi och våra kunder förväntar sig. Ibland resulterade det dessutom i sena betalningar och tilläggsavgifter. I grunden alltså en ganska enkel manuell process som orsakade tidskrävande, kostsamma och onödiga utmaningar”, förklarar Jörgen Bitzekis.

Ett tredje exempel är utmaningarna för manuell arkivering i pärmar och tillgängligheten av aktuell och relevant information. Ett flöde som stack ut var hur vi hanterade lagring av katalog och prislistor. Vi sparade denna information helt manuellt. Varje butik hade sina egna pärmar och det fanns flera stycken. Samtliga välfyllda med pappersdokument.

Ibland kanske säljarna behövde titta i samma pärm, vilket kunde påverka effektiveten gällande kundservice och sälj, samt eftersom att varje butik hade sina egna så kunde man inte alltid vara säker på att man till exempel tittade på rätt version av prislistan, konsekvensen av detta kan ju även bli tidskrävande för exempelvis administration- och ekonomiavdelningen.

Sammanfattningsvis, en ganska gammaldags och ineffektiv process som ur ett större perspektiv faktiskt kunde påverka våra övergripande mål. Vi är ett säljande bolag som i alla lägen vill kunna erbjuda en förstklassig service, allt som försvårar detta är en viktig flaskhals som måste tas hand om”, säger Jörgen Bitzekis.

Fördelar

  • icon-check-circle Effektiva processer
  • icon-check-circle Minskade kostnader
  • icon-check-circle Drivande och lyhörd partner
  • icon-check-circle Grundlig nulägesanalys
  • icon-check-circle Konkret åtgärdsplan
  • icon-check-circle Regelbundna avstämningsmöten
  • icon-check-circle Ökad trivsel

Lösning print

”Om vi börjar med området som rör print så var det första steget att få en totalkontroll över vårt nuläge. Detta gjorde vi genom att kartlägga Svenssons totala printmiljö i Sverige med hjälp av Canons analystjänst. Denna analys gav oss en tydlig inblick i hur vår maskinpark såg ut, vilka kostnader som fanns knutna till denna, utskriftsvolymer, fördelning, etc.

I denna tjänst ingår även en form av användarenkät som på ett väldigt smidigt sätt också gav oss en tydlig bild över användarnas beteenden och önskemål inom området. Därefter diskuterade vi tillsammans fram en målbild gällande en totaloptimering av utskriftspunkter, volymsänkning etc. Med målbilden och analysen i ryggen tog vi tillsammans med Canon fram en  åtgärdsplan och strategi för hur vi ska arbeta framåt för att uppnå önskade resultat.

Vårt första mål var att optimera flödena vi hade kring utskrifter. Genom att utveckla en lösning som gav oss möjligheten till att rationalisera bort mindre skrivare och satsa på mer kostnadseffektiva centrala alternativ så fann vi även möjligheten att reducera onödigt dyra utskrifter. Ett annat lika viktigt mål var att arbeta fram ett nytt flöde gällande utskrifter av fakturorna som tidigare gick med godsen till våra kunder. Nu skickas fakturorna digitalt.

Lösning digitalisering

”En annan viktig del i projektet var att effektivisera arbetssättet kring affärskritisk information såsom katalog och prislistor som vi lagrade i pärmar. Målet var att på ett strukturerat sätt digitalisera denna information helt och på så vis skapa en kraftigt förbättrad effektivitet och flexibilitet gällande spårbarhet och tillgänglighet.

Det fanns även runt säkerheten och strukturen kring detta, en del utrymme för förbättring. Förslaget på lösning blev att skapa ett enhetligt arbetssätt där administrationsavdelningen centralt ansvarar för dokumentationen och sedan via systemet säkerställer att aktuell sådan distribueras ut digitalt och görs tillgängligt i systemet för dem som har behörighet. På så vis får vi 100% koll på versionshanteringen samt skapar en enklare vardag för sälj som istället för att söka information via pärmar, som allt som oftast inte finns där de ska när man väl behöver dem, nu enkelt får fram all behövlig information via dator eller surfplattor,” berättar Jörgen Bitzekis.

Resultat

”Nu har vi en optimerad printmiljö, med färre modeller, färre drivrutiner, och färre utskriftspunkter. Detta har bland annat resulterat i färre onödiga utskrifter och totalt sett en markant bättre totalekonomi. För att ge dig lite siffror så har förändringen inneburit totalt cirka 10 000 färre utskrifter per månad, dessutom har vi kalkylerat att det ungefär går åt ungefär 1 minut i tid per anställd och utskriven sida. Räknar vi baklänges kring reduceringen av antalet onödiga utskrifter kopplat till sparad tid, så får vi fram att det i runda slängar motsvarar ungefär en heltidsanställd i besparad tid!

Användarna av skrivarna upplever inte heller att arbetsmiljön på något vis blev försämrad då vi reducerade antalet utskriftspunkter. Tvärtom, omdömet är att arbetsmiljön har förbättrats tack vare bättre ordning, säkerhet och en ökad användarvänlighet.  Våra säljare i butik är kanske de som är mest positiva. Man upplever en betydligt bättre arbetsmiljö med möjligheter för ett högre fokus på kunden. Inte bara har man fått nöjdare kunder, med samma storlek på personalstyrka kan de nu, tack vare sparad tid, dessutom ge service till ett totalt sett större antal kunder och på vis sälja mer.

Sammantaget har vi fått en ökad mobilitet, tillgänglighet och spårbarhet och säljarna har roligare på jobbet. Dessutom har den enhetliga strukturen med en central distributionskälla gjort att man nu har full koll på rätt versioner vilket helt tagit bort den tid som tidigare ibland behövde läggas för att rätta till misstag till följd av inaktuella prislistor och annan viktig information”

Jörgen Bitzekis, Vice VD, Svenssons i Lammhult

Avgörande för det här resultatet är den situationsanalys som vi gjorde tillsammans med Canon i början av vårt samarbete. Där definierade vi utmaningarna och analyserade olika scenarios för vägen framåt. Men det handlar inte bara om färre utskrifter. Ännu viktigare är att vi fått smidiga strukturer och effektiva processer för vår dokumenthantering. Renodlingen av skrivarparken från väldigt många modeller och märken till ett märke och få modeller, och att vi nu har rätt verktyg för att spara och uppdatera alla dokument som rör våra varumärken, alla prislistor, rabatter, kampanjperioder gör att processen är mycket smidigare. Eftersom vi alltid har den senaste informationen tillgänglig digitalt. Nu kan vi ägna mer tid åt våra kunder och slipper ödsla tid på att leta efter pärmar med prislistor eller annan information.”

Partnerskap

”För oss är det viktigt med en partner som är proaktiv, en partner som kommer med egna förslag, står på tå och presenterar nya tankar och idéer. Som är både drivande och lyhörd. Och den profilen har Anton Nilsson och hans kolleger på Canon. En annan framgångsfaktor  i vårt samarbete är våra regelbundna avstämningsmöten då vi mäter verkliga resultat mot uppsatta mål. Det som är bra tar vi med oss in i nästa projekt och säkerställer utvecklingen av det som kan bli bättre. Samtidigt är dessa möten ett utmärkt forum för att lyfta nya frågeställningar, dela erfarenheter och kartlägga framtida utmaningar”, säger Jörgen Bitzekis.

Framtid

”Vårt fokus ligger just nu på att arbeta framåt och fortsätta använda och förbättra befintlig lösning för att med bibehållen kostnad kunna öka försäljningen. Som retailer sitter vi med en stor fast kostnadsmassa och att göra mer med det vi redan har är bästa sättet  att öka vårt resultat.

För oss är detaljhandel en ständig resa där vi kontinuerligt utvärderar olika möjligheter att på bästa sätt förbättra upplevelsen av Svenssons. Dels för oss internt, dels för våra kunder och leverantörer. Mycket i det arbetet handlar om att koppla samman fördelarna som våra fysiska butiker erbjuder med fördelarna som vår e-handel kan erbjuda. I det perspektivet är självfallet datorn, mobilen och läsplattan viktiga kanaler  både som informationsbärare och inspirationsbärare. Men ännu viktigare är att addera mervärden och upplevelser för våra kunder oavsett var de väljer att handla. Och att hitta den optimala mixen för upplevelser på nätet och i fysisk butik är en ständig utmaning och som en resa utan slut. Där resan är målet och att vi under resans gång har alla möjligheter att upptäcka nya berikande upplevelser för oss och våra kunder.”, berättar Jörgen Bitzekis.

Fler referenser

Fruktansvärt tråkigt att prata print. Men roligt att jobba med.

En lösning som fungerar sömlöst över nationsgränserna

Ola Nydahl
Ola Nydahl
Försäljningschef Region Sydväst
Fruktansvärt tråkigt att prata print. Men roligt att jobba med.

”Print lever, men som vi vet, tar digitalt över mer och mer. Vi befinner oss mitt i den spännande förändringsprocessen. En del av mitt jobb är att underlätta förflyttningen till den digitala verkligheten och driva ett mer mobilt arbetssätt”, berättar Kristofer Öhman IT Chef på Aller Media och Head of IT i Norden.

”Jag tycker om att ha roligt och att det är fruktansvärt tråkigt att prata om print och papper, kopiering i svart och vitt och fyrfärg och kostnad per A4 ochA3. Samtidigt är det naturligtvis viktigt att vi hanterar printproblematiken och gör det på ett sätt som bidrar till hela vår verksamhet och alla som arbetar inom vår organisation. Totalt är vi ungefär 2300 personer som arbetar inom Aller Media, utspridda på olika kontor i hela norden.

I det perspektivet är det kritiskt med en lösning som fungerar sömlöst över nationsgränserna och fungerar på samma sätt oavsett var mitt arbete ska utföras. Lösningen ska bara funka och den ska vara enkel att använda. Om det inte är enkelt är det ingen som kommer att använda lösningen”, säger Kristofer.

Gynnsamt ur flera perspektiv

”Den lösning som var i bruk när jag tillträdde min tjänst motsvarade inte mina krav på funktionalitet och kvalitet så för mig var det ett enkelt beslut att välja Canon och anamma en lösning som fullt ut stöder alla typer av klienter. ”Lösningen ska stödja ett sätt att arbeta som är gynnsamt ur användarperspektiv, miljöperspektiv, ekonomiskt perspektiv och administrativt perspektiv. I praktiken innebär det att lösningen ska vara enkel att använda, att den ersätter slit och släng kulturen med ett långsiktigt hållbart förhållningssätt, att den minskar förbrukningen av papper och bidrar till att skapa förutsättningar för effektivare rutiner.”

Förankrar visionen i vardagen

”Kan vi med hjälp av smartare rutiner och bättre lösningar minska pappersförbrukningen, öka effektiviteten och samtidigt rädda skogen för framtiden är det viktigt för mig att förankra den visionen  i vardagen och göra den till en del av det dagliga arbetet.”

Med lösningen vi har idag är det både smidigare att skriva ut och enklare att spara papper, till exempel genom att välja dubbelsidig utskrift istället för enkelsidig. Det kanske inte låter så storslaget men vi är fler 2300 personer som arbetar på Aller Media och när alla gör på samma sätt får även små förändringar stora effekter. Det är bra för miljön och det är bra för ekonomin.

Kristofer Öhman, IT Chef på Aller Media och Head of IT i Norden

Med den här lösningen är det dessutom bara att logga in och arbeta som du brukar oavsett vilket av våra kontor i norden du råkar vara på för tillfället. Enkla rutiner gör arbetet roligare och effektivare. Det är min erfarenhet”, säger Kristofer Öhman.

Fördelar

  • icon-check-circle Ännu bättre förutsättningar för vår verksamhet
  • icon-check-circle Enkelhet
  • icon-check-circle Bra för miljön, bra för ekonomin
  • icon-check-circle Minskad pappersförbrukning, ökad effektivitet

Regelbundna avstämningar

”En gång i kvartalet stämmer vi av med Canon och säkerställer att vi möter målen vi definierade i början av arbetet. Har förbrukningen av papper minskat? Har dubbelsidiga utskrifter ökat? Har vi minskat belastningen på miljön? Dessa regelbundna avstämningar är viktiga inte enbart av rationella skäl och ekonomiska skäl utan även för att vi då kan föra ett spontant resonemang om möjligheterna att ytterligare utveckla och förfina den aktuella MPS-lösningen och se hur den kan bidra till att skapa ännu bättre förutsättningar för vår verksamhet”, berättar Kristofer.

Partnerskap

”Jag har en bra dialog med Maria Holgersson på Canon och vårt samarbete präglas av öppenhet, ömsesidighet och respekt. Maria har stor förståelse för våra behov och är lyhörd för våra önskemål. För mig handlar det inte om att köpa en produkt utan att tillsammans utveckla lösningar som kontinuerligt bidrar till att förbättra vår affär genom att skapa förutsättningar som gör det enklare, effektivare och roligare för oss på Aller Media att gå till jobbet fem dagar i veckan. För mig är det ständig förbättring som gäller och tittar jag framåt ser jag att partnerskapet med Canon går vidare och utvecklas ytterligare. Dessutom är det väldigt smidigt med en kontaktperson som ger snabb återkoppling, bidrar med nya perspektiv och tar ett helhetsansvar”, avslutar Kristofer Öhman.

Bakgrund

”Vi har levererat avkoppling, underhållning och inspiration till miljoner läsare sedan 1894. Vår omvärld har förändrats sedan dess och vi utvecklar ständigt nya sätt att engagera, ge upplevelser och tjänster till våra läsare, användare, besökare och följare – både i tryckta och digitala medier såväl som i den fysiska världen”, berättar Kristofer. Aller media är marknadsledande inom populärpress i Sverige, med en marknadsandel på 54 %. Aller har några av Sveriges mest välkända varumärken inom tidskrifter, såsom ELLE, Café, MåBra, Svensk Damtidning, ELLE Decoration, Allers, Hemmets Veckotidning, Hänt i Veckan, Femina och Residence.

Fler referenser

Vi använder cookies

Vi gör det för att förbättra din användarupplevelse, och vill därför informera dig om att du genom att använda vår sida ger ditt samtycke till detta.