Prata med en säljare
- Telefon: +46 (0) 87 44 85 00
- E-post: info.cbc@canon.se
Säkra utskrifter och digital fakturahantering.
“Avancerad teknik som underlättar för mig och mina kollegor.”
Det snickras på lösningar som aldrig förr. Verandor, terrasser, attefallshus. Det är bråda dagar för XL BYGG i Norrköping. ”Ja, vi på ekonomiavdelningen märker tydligt att vårt företag är inne i en expansionsfas. Volymen av utgående fakturor och leverantörsfakturor växer hela tiden. Lyckligtvis arbetar vi digitalt nu så det går snabbt och enkelt att hantera all dokumentation, från fakturering och leverantörsfakturor till kopiering och arkivering”, berättar Linda Svensson, ekonomiansvarig.
Kunderna ställer krav på proffsigt bemötande i butik. Medarbetare, leverantörer och andra samarbetspartners ställer krav på smidiga och effektiva arbetsprocesser.
”Men under en period växte vi så snabbt att vi inte riktigt hängde med i den snabba tekniska utvecklingen och beslöt då att vi behövde uppdatera vår skrivarmiljö. Nu fungerar det men det fungerar ännu bättre nu när vi har digitaliserat flera processer här på ekonomiavdelningen. Vårt fokus har varit på lösningar för säkra utskrifter och effektiv och trygg hantering av fakturor såväl ingående som utgående”
Linda Svensson, XL BYGG, Norrköping
Lösning
”Digital fakturahantering underlättar för oss alla, den lösningen är så mycket smidigare. Eftersom lösningen ligger i molnet är den lättare att komma åt samtidigt som den alltid är uppdaterad och aktuell. På papperstiden tog det längre tid att hitta fakturorna, man fick leta i arkiv och pärmar. Nu är fakturorna alltid tillgängliga i din mobil, padda eller dator. För att effektivisera ytterligare har vi även ersatt samtliga gamla skrivare med en ny enhetlig skrivarpark. Vi har valt Canons lösning secure print för att möta GDPR och andra föreskrifter”, berättar Linda Svensson
Resultatet
”Smarta lösningar har resulterat i att vi kan arbeta smartare, prestera mer utan att arbeta mer. Det är svårt att mäta och uppskatta alla fördelar men här på ekonomiavdelningen kan vi se besparingar på minst 20 timmar per vecka.
Tidskrävande letande i arkiv efter dokument är som historia, liksom kopiering och arkivering. Med den elektroniska fakturahanteringen är det som att komma till himmelriket från en mörk grotta. Det som tidigare slukade massor av arbetstid sker nu per automatik. Alla leverantörsfakturor och relevanta uppgifter sparas i molnet och är tillgängliga för alla behöriga.
Linda Svensson, XL BYGG, Norrköping
Att jobba digitalt spar så mycket tid och vi får så mycket bättre kontroll på hela flödet. Samtidigt är det mycket enklare och effektivare att arbeta digitalt än att manuellt hantera lösa papper. Det är vi alla glada över, inte minst säljarna som noterar att tiden kortats från försäljning till att kunden betalat utgående faktura. Sammantaget är resultatet att vi spar tid, spar pengar och får bättre cashflow”, säger Linda Svensson.
“Man ska alltid vara försiktig med personuppgifter och annan känslig data. Genom secure print säkerställer vi att ingen känslig information kommer i fel händer. Endast behöriga medarbetare kan skriva ut och med hjälp av en personlig kodad tagg kan vi hämta utskrifterna.
I den digitala skrivarkön kan vi lägga utskrifterna på vänt i upp till 24 timmar. Det ger oss flexibilitet och möjlighet att styra utskriftsflödet på bästa sätt, inte bara för varje enskild medarbetar utan för hela avdelningen. Vi skriver ut exakt det som behövs och hämtar utskrifterna när det passar. Tidigare var vi tvungna att springa till skrivaren i tid och otid. Förr kunde det också hända att skrivaren blockerades för andra när 200 sidor leverantörsfakturor skrevs ut. Det kunde skapa viss irritation. Tack vare det smarta och effektiva kösystemet händer inte det längre.
Linda Svensson, XL BYGG, Norrköping
Nu kan vi också skriva ut från valfri enhet; mobil, padda eller dator. Det är en annan fördel. Sammantaget handlar det om avancerad teknik i grunden som underlättar för mig och mina kollegor. Ny teknik och förbättrade arbetsprocesser gör det också lättare att arbeta på distans, vilket alltid är värdefullt men särskilt under svåra tider som en pandemi”, säger Linda Svensson
Fördelar
- Lätthanterlig och effektiv fakturahantering.
- Bättre koll, inget hamnar mellan stolarna.
- Spar tid och pengar.
- Bättre cashflow.
- Säkra utskrifter enligt GDPR.
Samarbetet
”Teamet på Canon har hjälpt oss att modernisera både vår maskinpark och vårt arbetssätt. Och det har dom gjort genom att agera mer som rådgivare och mindre som säljare. På så vis har vi kunnat påverka och få ut det vi önskat. Teamet har lyssnat och analyserat, förstått vår verksamhet och våra behov och anpassat lösningar därefter. Sen är det förstås ett extra plus att Canon finns i Norrköping och att rådgivningen och servicen är nära till hands”, konstaterar Linda Svensson, XL BYGG, Norrköping
Digitaliseringsresan fortsätter för Elvbygg
”Rätt information till rätt person i rätt tid.”
Att bestiga berg och digitalisera har en del gemensamt. Det gäller att säkra en nivå i taget innan man går vidare till nästa. Att metodiskt och målmedvetet närma sig målet är vägen framåt. Inte förvänta sig att man kan göra allt på en gång och bestiga berget i ett jättekliv. Det är som med elefanten. Den går inte att svälja i en tugga. Man får dela upp den i små portioner. Rätt storlek på portionerna varierar från företag till företag.
Bakgrund
På alla arbetsplatser finns mycket information om pågående projekt, kunder, leverantörer och inte minst personal. Inte sällan kan den informationen vara utspridd hos olika personer och på olika platser. I en pärm där, på ett skrivbord här, i ett arkiv där, hos VD, hos HR, hos någon, osäkert vem. ”Så kunde det vara förr innan vi digitaliserade”, säger Jeanette Almén, Vice VD, på Elvbygg i Enköping.
“Strukturen är mycket viktig att man sätter upp innan man påbörjar digitaliseringen, det underlättar processen enormt. Det finns alltid stora mängder information och dokumentation som behöver hanteras på ett effektivt sätt. Dessutom kommer ständigt ny information som vi behöver förhålla oss till och dela med oss av. Nu har vi samlat all information på ett ställe och informationen är alltid uppdaterad och tillgänglig för den som har rätt behörighet.”
Jeanette Almén. Vice VD & Ekonomichef, på Elvbygg.
Elvbygg är ett företag som har anor sedan 60-talet, närmare bestämt 1962 då företaget startades. ”Vi är mycket stolta över att vara det största lokala byggföretaget i Enköping. Vi har en omsättning på runt 190 miljoner och vi är 65 anställda. Vår vision är att vi ska vara det naturliga valet för byggnationer i Enköping med omnejd. För att nå dit levererar vi rätt kvalitet i alla led inom byggprocesser. Vi gör det genom yrkesskicklig personal, nytänkande och stort engagemang i allt vi gör”, säger Jeanette Almén. I den andan och med den ambitionen äger också digitaliseringen rum. Det är en process, en ständigt pågående resa.
”Vi digitaliserar i den takt som passar oss och vår verksamhet. Nu är vi inne i en fas där vi digitaliserar olika processer för dokumentation. Som bekant ställs sedan några år tillbaka högre krav på att skydda personuppgifter genom reglerna i data skyddsförordningen GDPR. Att bryta mot reglerna kan resultera i böter och bötes- summan baserar sig på omsättning. Vi ser det inte bara som ytterligare ett lagkrav utan en möjlighet för oss att se över interna processer och genomföra lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder som stärker oss som företag. Med hjälp av Canons plattform har vi fått lösningen och funktionerna vi behöver, och som förenklar och effektiviserar vårt sätt att hantera dokumentation och dela information”, säger Jeanette Almén.
Fördelar
- Ökad säkerhet för bolaget
- Kännbar trygghet i Canons system, eliminerar risker för fel
- Flexibilitet och skalbarhet
- Ständigt uppdaterad information
- Ökad effektivitet
- Bättre överblick och kontroll
Lösning
”Med lösningen vi nu har är det lätt att göra rätt. Den ger oss överblick och kontroll, ingenting hamnar mellan stolarna. Avtal som är på väg att gå ut, ska sägas upp, förnyas eller omförhandlas får vi information om i god tid innan så att vi kan göra allting rätt från början och onödiga fel undvikas. Dataskyddsförordningen GDPR är ett komplext regelverk som få kan utantill men som den här lösningen hjälper oss att hålla koll på. Sjukförsäkringar, semesterdagar, utbildning och annan information som rör både personal och kan vi nu hantera digitalt på ett säkert och tryggt sätt. I det här sammanhanget är det också viktigt att mejl inte ställs till en person på företaget utan till en mejllåda, införadress eller motsvarande. Om den personen slutar på företaget, vad händer då? Viktiga frågeställningar och kritisk information kanske inte besvaras eller når oss överhuvudtaget. Med mejllådan säkerställer vi att mejlet kommer oss tillhanda och kan hanteras på rätt sätt”, säger Jeanette Almén.
Resultat
”I lösningen vi har nu har jag ritat upp och byggt in ett digitalt ledningssystem som gör att rätt person nås av rätt information i rätt ögonblick. Så nu finns förutsättningarna för att det aldrig ska bli fel i informationsflödet.
“Innan digitaliseringen fanns alltid risken för att kritisk information stannade på vägen, låg i ett oöppnat kuvert på någons skrivbord. Nu distribueras informationen digitalt på ett sätt som är säkert och tryggt. Anbud är viktiga för oss och där har digitaliseringen avsevärt förbättrat och förstärkt informationssäkerheten. Vem ska göra anbudet och stämma av anbudet mot alla checklistor?”
Jeanette Almén. Vice VD & Ekonomichef, på Elvbygg.
Vem informerar ledningen om statusen på de olika anbuden? Med den här lösningen går det automatiskt ett mejl till mig, vd och andra i ledningen så att alla vet och är uppdaterade om statusen på anbudet. Det skapar trygghet i anbudsprocessen som alltid är komplex, omfattande, tidskrävande och avgörande för vår fortsatta framgång. Digitaliseringen ger rätt information till rätt person i rätt tid, helt enkelt.”
”Flexibiliteten är i den här lösningen är en annan fördel, säger Jeanette Almén.
”Många digitala lösningar på marknaden ger dig ett visst och begränsat antal möjligheter att jobba med. Med Therefore kan du bygga in de funktioner som du är behov av, och med Canons hjälp kan du skräddarsy din egen lösning som passar ditt företag och din verksamhet. Det har vi gjort hittills och det tänker vi göra framöver”, säger Jeanette Almén.
“Tillgängligheten som bidrar till effektiviteten är ytterligare en fördel. Oftast så sparas dokument ner på sina egna datorer, det har vi nu satt en rutin för alla dokument ska sparas i molnet och vara tillgängliga, detta är ju mycket för att ifall någon slutar eller blir sjuk så ska inte ett projekt stanna upp.”
Jeanette Almén. Vice VD & Ekonomichef, på Elvbygg.
”För oss är det viktigt att ständigt utvecklas, blicka framåt och se möjligheterna med digitaliseringen som ju är en ständigt pågående process. Allting kan alltid bli bättre, effektivare, säkrare och tryggare. Information är ju likhetsteckenmed kunskap och för att kunna utveckla rutiner och effektivisera arbetssätt så måste man ju lära sig av projekt som är utförda och detta ska ju dokumenteras, för att vi ska lära oss av fel eller bra saker som är utförda så måste alla kunna ta del av detta och då måste det ju dokumenteras och sparas på rätt ställe. Det kan vi och det gör vi med den lösning vi har nu.”
Samarbete
”Jag har väldigt stor erfarenhet av Canon eftersom jag själv jobbat på företaget och insikterna jag fick då har jag tagit med till Elvbygg. Jag vet ju vad Canon kan och jag vet också hur jag på bästa sätt kan ta vara på företagets kompetenta och engagerade medarbetare. Det är väldigt enkelt.
“Jag är precis som vilken annan kund som helst. Det är bara att ställa frågor, definiera problemställningen och begära en offert. Det funkar alltid bra, och jag ser fram emot fortsatt fint samarbete med teamet på Canon Business Center i Västerås och Eskilstuna. Dom är både lyhörda och snabbfotade och mitt i all affärsmässighet är dom också personliga”
Jeanette Almén. Vice VD & Ekonomichef, på Elvbygg.
Nästa steg
”Vårt digitaliseringsarbete pågår löpande och utvecklingsmöjligheter identifieras och implementeras över tid. Som det ser ut idag blir nästa steg att fortsätta utveckla och förfina vårt ledningssystem. Och lösningen vi har nu är flexibel och tillåter oss att skala upp
efter behov”, säger Jeanette Almén.
Elvbygg
Elvbygg är ett företag som har anor sedan 60-talet, då företaget startades. ”Vi är mycket stolta över att vara det största lokala byggföretaget i Enköping. Vi har en omsättning på runt 200 miljoner och vi är 60 anställda. Vår vision är att vi ska vara det naturliga valet för byggnationer i Enköping med omnejd. För att nå dit levererar vi rätt kvalitet i alla led inom byggprocesser. Vi gör det genom yrkesskicklig personal, nytänkande och stort engagemang i allt vi gör”, säger Jeanette Almén och fortsätter:
”Eftersom vi vill vara en attraktiv arbetsgivare så har vi satsat på verktyg för personalen som gör att vi kan nå ut med personalinformation digitalt, detta har visat sig vara mycket positivt då vi aldrig sitter i samma lokaler men ändå har stort behov av att nå ut med information till alla på bolaget. Detta är ytterligare ett steg i vår digitalisering.”