icon-menu-close

Prata med en säljare

Du kan kontakta oss via telefon eller på e-post för hjälp med din produkt eller fråga.

Säkra utskrifter och digital fakturahantering.

“Avancerad teknik som underlättar för mig och mina kollegor.”

Stefan Tiborson
Stefan Tiborson
Centerchef, Norrköping
Säkra utskrifter och digital fakturahantering.

Det snickras på lösningar som aldrig förr. Verandor, terrasser, attefallshus. Det är bråda dagar för XL BYGG i Norrköping. ”Ja, vi på ekonomiavdelningen märker tydligt att vårt företag är inne i en expansionsfas. Volymen av utgående fakturor och leverantörsfakturor växer hela tiden.  Lyckligtvis arbetar vi digitalt nu så det går snabbt och enkelt att hantera all dokumentation, från fakturering och leverantörsfakturor till kopiering och arkivering”, berättar Linda Svensson, ekonomiansvarig.

Kunderna ställer krav på proffsigt bemötande i butik. Medarbetare, leverantörer och andra samarbetspartners ställer krav på smidiga och effektiva arbetsprocesser.

”Men under en period växte vi så snabbt att vi inte riktigt hängde med i den snabba tekniska utvecklingen och beslöt då att vi behövde uppdatera vår skrivarmiljö. Nu fungerar det men det fungerar ännu bättre nu när vi har digitaliserat flera processer här på ekonomiavdelningen. Vårt fokus har varit på lösningar för säkra utskrifter och effektiv och trygg hantering av fakturor såväl ingående som utgående”

Linda Svensson, XL BYGG, Norrköping

Lösning

”Digital fakturahantering underlättar för oss alla, den lösningen är så mycket smidigare. Eftersom lösningen ligger i molnet är den lättare att komma åt samtidigt som den alltid är uppdaterad och aktuell. På papperstiden tog det längre tid att hitta fakturorna, man fick leta i arkiv och pärmar. Nu är fakturorna alltid tillgängliga i din mobil, padda eller dator. För att effektivisera ytterligare har vi även ersatt samtliga gamla skrivare med en ny enhetlig skrivarpark. Vi har valt Canons lösning secure print för att möta GDPR och andra föreskrifter”, berättar Linda Svensson

Resultatet

”Smarta lösningar har resulterat i att vi kan arbeta smartare, prestera mer utan att arbeta mer. Det är svårt att mäta och uppskatta alla fördelar men här på ekonomiavdelningen kan vi se besparingar på minst 20 timmar per vecka.

Tidskrävande letande i arkiv efter dokument är som historia, liksom kopiering och arkivering. Med den elektroniska fakturahanteringen är det som att komma till himmelriket från en mörk grotta. Det som tidigare slukade massor av arbetstid sker nu per automatik. Alla leverantörsfakturor och relevanta uppgifter sparas i molnet och är tillgängliga för alla behöriga.

Linda Svensson, XL BYGG, Norrköping

Att jobba digitalt spar så mycket tid och vi får så mycket bättre kontroll på hela flödet. Samtidigt är det mycket enklare och effektivare att arbeta digitalt än att manuellt hantera lösa papper. Det är vi alla glada över, inte minst säljarna som noterar att tiden kortats från försäljning till att kunden betalat utgående faktura. Sammantaget är resultatet att vi spar tid, spar pengar och får bättre cashflow”, säger Linda Svensson.

“Man ska alltid vara försiktig med personuppgifter och annan känslig data. Genom secure print säkerställer vi att ingen känslig information kommer i fel händer. Endast behöriga medarbetare kan skriva ut och med hjälp av en personlig kodad tagg kan vi hämta utskrifterna.

I den digitala skrivarkön kan vi lägga utskrifterna på vänt i upp till 24 timmar. Det ger oss flexibilitet och möjlighet att styra utskriftsflödet på bästa sätt, inte bara för varje enskild medarbetar utan för hela avdelningen. Vi skriver ut exakt det som behövs och hämtar utskrifterna när det passar. Tidigare var vi tvungna att springa till skrivaren i tid och otid. Förr kunde det också hända att skrivaren blockerades för andra när 200 sidor leverantörsfakturor skrevs ut. Det kunde skapa viss irritation. Tack vare det smarta och effektiva kösystemet händer inte det längre.

Linda Svensson, XL BYGG, Norrköping

Nu kan vi också skriva ut från valfri enhet; mobil, padda eller dator. Det är en annan fördel. Sammantaget handlar det om avancerad teknik i grunden som underlättar för mig och mina kollegor. Ny teknik och förbättrade arbetsprocesser gör det också lättare att arbeta på distans, vilket alltid är värdefullt men särskilt under svåra tider som en pandemi”, säger Linda Svensson

Fördelar

  • icon-check-circle Lätthanterlig och effektiv fakturahantering.
  • icon-check-circle Bättre koll, inget hamnar mellan stolarna.
  • icon-check-circle Spar tid och pengar.
  • icon-check-circle Bättre cashflow.
  • icon-check-circle Säkra utskrifter enligt GDPR.

Samarbetet

”Teamet på Canon har hjälpt oss att modernisera både vår maskinpark och vårt arbetssätt.  Och det har dom gjort genom att agera mer som rådgivare och mindre som säljare. På så vis har vi kunnat påverka och få ut det vi önskat. Teamet har lyssnat och analyserat, förstått vår verksamhet och våra behov och anpassat lösningar därefter. Sen är det förstås ett extra plus att Canon finns i Norrköping och att rådgivningen och servicen är nära till hands”, konstaterar Linda Svensson, XL BYGG, Norrköping

Fler referenser

Digitaliseringsresan fortsätter för Elvbygg

”Rätt information till rätt person i rätt tid.”

Martin Persson
Martin Persson
Plats-/Försäljningschef, Västerås, Linköping, Eskilstuna
Digitaliseringsresan fortsätter för Elvbygg

Att bestiga berg och digitalisera har en del gemensamt. Det gäller att säkra en nivå i taget innan man går vidare till nästa. Att metodiskt och målmedvetet närma sig målet är vägen framåt. Inte förvänta sig att man kan göra allt på en gång och bestiga berget i ett jättekliv. Det är som med elefanten. Den går inte att svälja i en tugga. Man får dela upp den i små portioner. Rätt storlek på portionerna varierar från företag till företag.

Bakgrund

På alla arbetsplatser finns mycket information om pågående projekt, kunder, leverantörer och inte minst personal. Inte sällan kan den informationen vara utspridd hos olika personer och på olika platser. I en pärm där, på ett skrivbord här, i ett arkiv där, hos VD, hos HR, hos någon, osäkert vem. ”Så kunde det vara förr innan vi digitaliserade”, säger Jeanette Almén, Vice VD, på Elvbygg i Enköping.

“Strukturen är mycket viktig att man sätter upp innan man påbörjar digitaliseringen, det underlättar processen enormt. Det finns alltid stora mängder information och dokumentation som behöver hanteras på ett effektivt sätt. Dessutom kommer ständigt ny information som vi behöver förhålla oss till och dela med oss av. Nu har vi samlat all information på ett ställe och informationen är alltid uppdaterad och tillgänglig för den som har rätt behörighet.”

Jeanette Almén. Vice VD & Ekonomichef, på Elvbygg.

Elvbygg är ett företag som har anor sedan 60-talet, närmare bestämt 1962 då företaget startades. ”Vi är mycket stolta över att vara det största lokala byggföretaget i Enköping. Vi har en omsättning på runt 190 miljoner och vi är 65 anställda. Vår vision är att vi ska vara det naturliga valet för byggnationer i Enköping med omnejd. För att nå dit levererar vi rätt kvalitet i alla led inom byggprocesser. Vi gör det genom yrkesskicklig personal, nytänkande och stort engagemang i allt vi gör”, säger Jeanette Almén. I den andan och med den ambitionen äger också digitaliseringen rum. Det är en process, en ständigt pågående resa.

”Vi digitaliserar i den takt som passar oss och vår verksamhet. Nu är vi inne i en fas där vi digitaliserar olika processer för dokumentation. Som bekant ställs sedan några år tillbaka högre krav på att skydda personuppgifter genom reglerna i data skyddsförordningen GDPR. Att bryta mot reglerna kan resultera i böter och bötes- summan baserar sig på omsättning. Vi ser det inte bara som ytterligare ett lagkrav utan en möjlighet för oss att se över interna processer och genomföra lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder som stärker oss som företag. Med hjälp av Canons plattform har vi fått lösningen och funktionerna vi behöver, och som förenklar och effektiviserar vårt sätt att hantera dokumentation och dela information”, säger Jeanette Almén.

Fördelar

  • icon-check-circle Ökad säkerhet för bolaget
  • icon-check-circle Kännbar trygghet i Canons system, eliminerar risker för fel
  • icon-check-circle Flexibilitet och skalbarhet
  • icon-check-circle Ständigt uppdaterad information
  • icon-check-circle Ökad effektivitet
  • icon-check-circle Bättre överblick och kontroll

Lösning

”Med lösningen vi nu har är det lätt att göra rätt. Den ger oss överblick och kontroll, ingenting hamnar mellan stolarna. Avtal som är på väg att gå ut, ska sägas upp, förnyas eller omförhandlas får vi information om i god tid innan så att vi kan göra allting rätt från början och onödiga fel undvikas. Dataskyddsförordningen GDPR är ett komplext regelverk som få kan utantill men som den här lösningen hjälper oss att hålla koll på. Sjukförsäkringar, semesterdagar, utbildning och annan information som rör både personal och kan vi nu hantera digitalt på ett säkert och tryggt sätt. I det här sammanhanget är det också viktigt att mejl inte ställs till en person på företaget utan till en mejllåda, införadress eller motsvarande. Om den personen slutar på företaget, vad händer då? Viktiga frågeställningar och kritisk information kanske inte besvaras eller når oss överhuvudtaget. Med mejllådan säkerställer vi att mejlet kommer oss tillhanda och kan hanteras på rätt sätt”, säger Jeanette Almén.

Resultat

”I lösningen vi har nu har jag ritat upp och byggt in ett digitalt ledningssystem som gör att rätt person nås av rätt information i rätt ögonblick. Så nu finns förutsättningarna för att det aldrig ska bli fel i informationsflödet.

“Innan digitaliseringen fanns alltid risken för att kritisk information stannade på vägen, låg i ett oöppnat kuvert på någons skrivbord. Nu distribueras informationen digitalt på ett sätt som är säkert och tryggt. Anbud är viktiga för oss och där har digitaliseringen avsevärt förbättrat och förstärkt informationssäkerheten. Vem ska göra anbudet och stämma av anbudet mot alla checklistor?”

Jeanette Almén. Vice VD & Ekonomichef, på Elvbygg.

Vem informerar ledningen om statusen på de olika anbuden? Med den här lösningen går det automatiskt ett mejl till mig, vd och andra i ledningen så att alla vet och är uppdaterade om statusen på anbudet. Det skapar trygghet i anbudsprocessen som alltid är komplex, omfattande, tidskrävande och avgörande för vår fortsatta framgång. Digitaliseringen ger rätt information till rätt person i rätt tid, helt enkelt.”

”Flexibiliteten är i den här lösningen är en annan fördel, säger Jeanette Almén.
”Många digitala lösningar på marknaden ger dig ett visst och begränsat antal möjligheter att jobba med. Med Therefore kan du bygga in de funktioner som du är behov av, och med Canons hjälp kan du skräddarsy din egen lösning som passar ditt företag och din verksamhet. Det har vi gjort hittills och det tänker vi göra framöver”, säger Jeanette Almén.

“Tillgängligheten som bidrar till effektiviteten är ytterligare en fördel. Oftast så sparas dokument ner på sina egna datorer, det har vi nu satt en rutin för alla dokument ska sparas i molnet och vara tillgängliga, detta är ju mycket för att ifall någon slutar eller blir sjuk så ska inte ett projekt stanna upp.”

Jeanette Almén. Vice VD & Ekonomichef, på Elvbygg.

”För oss är det viktigt att ständigt utvecklas, blicka framåt och se möjligheterna med digitaliseringen som ju är en ständigt pågående process. Allting kan alltid bli bättre, effektivare, säkrare och tryggare. Information är ju likhetsteckenmed kunskap och för att kunna utveckla rutiner och effektivisera arbetssätt så måste man ju lära sig av projekt som är utförda och detta ska ju dokumenteras, för att vi ska lära oss av fel eller bra saker som är utförda så måste alla kunna ta del av detta och då måste det ju dokumenteras och sparas på rätt ställe. Det kan vi och det gör vi med den lösning vi har nu.”

Samarbete

”Jag har väldigt stor erfarenhet av Canon eftersom jag själv jobbat på företaget och insikterna jag fick då har jag tagit med till Elvbygg. Jag vet ju vad Canon kan och jag vet också hur jag på bästa sätt kan ta vara på företagets kompetenta och engagerade medarbetare. Det är väldigt enkelt.

“Jag är precis som vilken annan kund som helst. Det är bara att ställa frågor, definiera problemställningen och begära en offert. Det funkar alltid bra, och jag ser fram emot fortsatt fint samarbete med teamet på Canon Business Center i Västerås och Eskilstuna. Dom är både lyhörda och snabbfotade och mitt i all affärsmässighet är dom också personliga”

Jeanette Almén. Vice VD & Ekonomichef, på Elvbygg.

Nästa steg

”Vårt digitaliseringsarbete pågår löpande och utvecklingsmöjligheter identifieras och implementeras över tid. Som det ser ut idag blir nästa steg att fortsätta utveckla och förfina vårt ledningssystem. Och lösningen vi har nu är flexibel och tillåter oss att skala upp
efter behov”, säger Jeanette Almén.

Elvbygg

Elvbygg är ett företag som har anor sedan 60-talet, då företaget startades. ”Vi är mycket stolta över att vara det största lokala byggföretaget i Enköping. Vi har en omsättning på runt 200 miljoner och vi är 60 anställda. Vår vision är att vi ska vara det naturliga valet för byggnationer i Enköping med omnejd. För att nå dit levererar vi rätt kvalitet i alla led inom byggprocesser. Vi gör det genom yrkesskicklig personal, nytänkande och stort engagemang i allt vi gör”, säger Jeanette Almén och fortsätter:

”Eftersom vi vill vara en attraktiv arbetsgivare så har vi satsat på verktyg för personalen som gör att vi kan nå ut med personalinformation digitalt, detta har visat sig vara mycket positivt då vi aldrig sitter i samma lokaler men ändå har stort behov av att nå ut med information till alla på bolaget. Detta är ytterligare ett steg i vår digitalisering.”

Fler referenser


Ett smidigt verktyg för ökad säkerhet och sänkta kostnader

Samverkan för en säker och hållbar industri

Mats Nyberg
Mats Nyberg
Försäljningschef, Västernorrland
Ett smidigt verktyg för ökad säkerhet och sänkta kostnader

”Nu har vi en modern lösning som resulterat i mindre pappersförbrukning och ökad säkerhet och sänkta kostnader. Inga dokument skrivs ut i onödan och endast behöriga med tag och kod kan skriva ut”, säger Håkan Eriksson, som är informationssäkerhetssamordnare på SSG Standard Solutions Group.

Företaget har sitt säte i Sundsvall, omsätter drygt 120 miljoner kronor och har 80 medarbetare. Samverkan är nyckeln i verksamheten och målet är att bidra till den svenska industrins konkurrenskraft genom ett ekosystem standardiserade lösningar.

Bakgrund

”Vi är ett kunskapscenter som genom erfarenhetsutbyte, informationsutbyte, rådgivning och kompetensutveckling hjälper industrin till ökad kunskap och insikt i syfte att bli effektivare inom områdena säkerhet, effektivitet, hållbarhet samt kompetens. Vi verkar genom tjänster vilka bland annat etableras som industristandarder”, berättar Håkan Eriksson.

Dokumentationen är omfattande och kritisk för verksamheten. Sett över ett verksamhetsår blir det stora volymer dokument som ska skannas in och skrivas ut.

”Javisst är det så. Vi jobbar för att effektivisera industrin, det är vår kärnverksamhet. Standardiserade tjänster för en effektivare, säkrare och mer hållbar svensk industri. Samtidigt ser vi kontinuerligt över möjligheterna att effektivisera vår egen verksamhet. Och i det arbetet är digitaliseringen central. Tillsammans med Canon kunde vi identifiera och implementera en lösning för säkrare och effektivare print- och skanningsrutiner”, säger Håkan Eriksson.

Lösning

”Nu har vi en digital och användarvänlig lösning som effektiviserar dokumenthanteringen. Vår pappersförbrukning för utskrifter har minskat avsevärt och kostnaderna för inköp av både papper och toners har reducerats dramatiskt.

”Vi skannar alla dokument och lagrar dem i digitala mappar vilka är tillgängliga för alla med rätt behörighet. Vi slipper fysiska arkiv med pärmar och mappar och vi slipper att leta. I stället kan vi enkelt söka och hitta rätt utifrån till exempel bransch, organisation, kundnummer och datum. Det spar tid och ökar vår effektivitet. Kort sagt. Nu har vi en lösning för effektiva och säkra skannings- och printrutiner” berättar Håkan Eriksson.

Fördelar

  • icon-check-circle Ökad säkerhet
  • icon-check-circle Minskad pappersförbrukning
  • icon-check-circle Inbyggd dokumentförstörare
  • icon-check-circle Skriver ut marknadsmaterial i storformat
  • icon-check-circle Minskade kostnader för pappersinköp
  • icon-check-circle Säkerhet, smidighet och ekonomi

Resultat

”Säkerhetsaspekten är oerhört viktig, den ekonomiska aspekten likaså. Vi ser 25–35 procent minskning av pappersförbrukningen. Mycket viktigt. Men den kanske största fördelen med digitaliseringen är att samtliga dokument är sökbara och tillgängliga omedelbart. Det är användarvänligt samtidigt som vi på så sätt frigör tid för att kunna höja servicenivån ytterligare ett snäpp gentemot våra kunder”, säger Håkan Eriksson.

”Vi kan se att förbrukningen av papper och toners minskat dramatiskt tack vare den här lösningen. Resultatet är en kombination av att vi reducerat antalet onödiga utskrifter till ett minimum och att defaultläget är dubbelsidiga utskrifter i svartvitt.

En annan fördel är att endast behöriga medarbetare kan skriva ut. Det är en viktig säkerhetsaspekt som visat sig bidra till att högar med utskrifter som medarbetare glömt bort vid skrivarna praktiskt taget försvunnit. Vi kan konstatera att pappersförbrukningen minskat med ungefär en tredjedel och att våra kostnader för pappersinköp har sjunkit med lika mycket. Till den ökade säkerheten bidrar även den inbyggda dokumentförstöraren för att strimla dokument med säkerhetsklass 5, säger Håkan Eriksson.

”Sammantaget är lösningen ett smidigt verktyg som stärker säkerhetsrutinerna för print- och skanning samtidigt som kostnaderna reduceras för inköp av papper och toners. Tack vare storformatsskrivare kan vi även skriva ut vårt eget marknadsmaterial som affischer och rollups”

Håkan Eriksson, informationssäkerhetssamordnare på SSG Standard Solutions Group

Samarbete

”Vi har jobbat tio år tillsammans och samarbetet har fungerat klanderfritt. Teamet på Canon är lätt att kommunicera med och visar stor förståelse för vår verksamhet. Jag tycker de har den rätta mixen av ödmjukhet och affärsmässighet och jag ser fram emot att fortsätta utveckla våra print och skanningsrutiner tillsammans med dem. Värt att påpeka i det här sammanhanget är att Canon per automatik levererar service och förbrukningsmaterial vilket gör att vi tryggt kan vila ut i vetskapen att alla förutsättningar för störningsfri verksamhet är på plats”, säger Håkan Eriksson.

SSG Standard Solutions Group

Företaget ägs av de sex största skogsindustrierna i Sverige. BillerudKorsnäs, Holmen, Metsä Board, SCA, Stora Enso och Södra. Det är certifierat enligt ISO 27001, som är en standard för informationssäkerhet. Certifieringen är en viktig kvalitetsstämpel i arbetet för att kunna hantera kundernas data på ett säkert och trovärdigt sätt.

”SSG har hanterat industrins data i över 60 år, så certifieringen känns som en självklar del i vårt arbete, säger Håkan Eriksson. Vi är stolta över detta och våra kunder kan vara trygga i att vi hanterar deras data på ett korrekt och säkert sätt. I det arbetet är print- och skanningslösningen från Canon en viktig pusselbit. Varför implementerade vi den inte tidigare, är frågan jag ställer mig nu. Säkerhet, smidighet och ekonomi är tre avgörande fördelar. Jag skulle rekommendera lösningen till alla som vill strömlinjeforma dokumenthanteringen och fortsätta verka i framkant”, sammanfattar Håkan Eriksson.

Fler referenser

Fungerar som hjärtat i vår verksamhet

Började med två slambilar. Idag har man 32 anställda och 26 topputrustade bilar.

Stefan Tiborson
Stefan Tiborson
Centerchef, Norrköping
Fungerar som hjärtat i vår verksamhet

Lars Strandstedt brinner för sitt arbete på Spol & Industriservice i Norrköping. Han började som anställd inom branschen år 1981 och år 2002 startade han Spol & Industriservice AB, idag är han VD och räknar antalet anställda till 32.

Bland företagets kunder återfinns industri, privatpersoner och kommun. ”Vi har förmånen att få jobba med hela kedjan av kunder och det hänger nog tätt samman med vårt breda utbud av tjänster. Spol- och sugtjäntser, lastväxlare och kranbilar, klottersanering, TV-inspektion, cistern- och oljeavskiljningskontroll, hetvattenspolning 500 bar, pool- och vattenfyllning samt att vi tömmer, rengör och hjälper våra kunder med fettavskiljare”, berättar Lars Strandstedt.

Spol & Industriservice har utrustning för att lösa problem i allt från små ledningar i köksavlopp till stora kulvertar. Med hetvatten från lastbilarna kan företaget bland annat lösa både fett och is. Bilarna kan transportera vatten till pooler, planteringar, processer med höga renlighetskrav och vid spridning för att minska damm. Företagets slambilar har olika spol-och sugslang, specialverktyg och kompletterande utrustning.

”Vi har också lastbilar med Mono-pumpar för pumpning av olja eller för att kunna trycka vätska högt upp i en cistern. De vanligaste tjänsterna som vi levererar är högtrycksspolning, kemtransporter, slamsugning, lastväxlar- och kranbilsuppdrag, kontroll och rengöring av tankar och oljeavskiljare samt tv-inspektion av ledningar. Sammantaget kan vi med fog hävda att vi är en helhetsleverantör av tjänster inom vår bransch”, säger Lars Strandstedt.

Utmaning

”Självfallet har vi jobbat systematiskt med vår dokumentation hela tiden men gjort det utan koppling och integration mellan våra olika system. Det fungerade men säkerheten i det arbetet var inte helt hundra. Det var på individnivå och inte institutionaliserat. Det var ingen perfekt ordning på dokumentationen och det var svårt att hitta. Vi ville ha en lösning som skulle vara hjärtat i vår verksamhet”, berättar Lars.

”Vi har mycket kompetent personal som brinner för sina uppdrag och uppdragsgivare. Men vi är inga IT-människor och ville därför ha en leverantör som kunde stötta och hjälpa och samtidigt kunna erbjuda en enkel, effektiv och säker lösning.”

Lars Strandstedt, VD Spol & Industriservice AB

“Vi ville ta oss förbi ordningen med manuella noteringar på lösa papperslappar och hitta en framtidssäker dokumenhanteringslösning som integrerar affärssystem och ekonomisystem. Som ger oss total överblick av vårt samlade informationsflöde vad gäller bilar, leveranser, personal, åkare, kundstatus och annan affärskritisk information. Kvalitetstänk både med ordning och reda, säkerhetstänk och utbildning är något vi prioriterar högt. Därför var det viktigt för oss att kunna bygga in lösningen i ISO-certifieringen”, säger Lars Strandstedt.

Lösning

”Den här lösningen ger oss allt det vi efterfrågade. Dessutom är den mycket enkel och effektiv. Den är bara att sätta igång att jobba med, finns ingen tröskel som man behöver ta sig över. Kan du använda office-paketet kan du använda den här lösningen. Alla som jobbar med word-programmet känner sig hemma.”

“För oss är den här lösningen spindeln i nätet. All information samlas på ett ställe och all information stannar kvar i företaget.”

Lars Strandstedt, VD Spol & Industriservice AB

“Tidigare kunde det vara väldigt personbundet och personligt, nu sitter informationen institutionen, i företagets väggar. Ingen risk att information försvinner i samma ögonblick som någon väljer att byta jobb, till exempel. Nu är ingenting slumpartat och personligt utan allting är strukturerat och förutsägbart i vår företagskultur. Det går snabbt att hitta rätt information för rätt kund, personal och samarbetspartners. En annan fördel är att all information är säkrad enligt GDPR, en trygghet för oss och våra kunder. Kort sagt, vi fick helt enkelt en lösning som fungerar som spindeln i nätet och som syr ihop all affärskritisk information till en fungerande helhet. Dokumenteringssystem och attestsystem, ja allt är kopplat till den här lösningen, Therefore”, berättar Lars Strandstedt.

Fördelar

  • icon-check-circle Flexibelt system
  • icon-check-circle Fungerar som spindeln i nätet, håller ihop all dokumentation
  • icon-check-circle Effektivt och snabbt
  • icon-check-circle GDPR säkrat

Resultat

”I och med att all information är samlad, strukturerad och överblickbar har vi nu de rätta förutsättningarna för att både bibehålla och utveckla den höga kvaliteten på våra tjänster. Och vi taggar dokumenten så att endast rätt personer kan ta del av rätt information. Det gäller medarbetare, arbetsledare och kunder. Informationsflödet är behörighetsstyrt”, säger Lars Strandstedt.

Samarbete

”Utan stöttningen och engagemanget från teamet på Canon här i Norrköping hade vi inte varit där vi är idag. Det går enkelt och snabbt att jobba tillsammans. Samarbetet är sömlöst, det finns inga skarvar som skaver. Canon är i framkant av den digitala utvecklingen och utan deras kompetens och dedikerade personal hade jag inte vågat satsa fullt ut som jag gjort. Jag fortsätter gärna att utveckla mitt företag tillsammans med dem”, berättar Lars Strandstedt.

Ett sömlöst flöde av säkra utskrifter

Effektivt, enkelt och säkert. Så ville vi ha det. Och så blev det säger Magnus Torndahl, Printansvarig Hyresbostäder Norrköping

Stefan Tiborson
Stefan Tiborson
Centerchef, Norrköping
Ett sömlöst flöde av säkra utskrifter

Hyresbostäder är Norrköpings största bostadsföretag med 9 800 lägenheter och drygt 300 lokaler. Antalet helårsanställda är 200. Tusentals kontrakt skrivs och tusen åter omförhandlas och nytecknas. Till det kommer brev, information och avier. 

Det blir många utskrifter på ett år, nästa oräkneligt stora volymer.

Lösning

”Vi ersatte hela den gamla skrivarflottan med ett helt nytt och enhetligt system från Canon. Lösningen vi har är en så kallad follow-me-lösning, Uniflow, som känner av att du är behörig.

I praktiken innebär det att du styr dina utskrifter till valfri skrivare på din arbetsplats, du identifierar med en kod eller tag, skriver ut exakt det du behöver när du behöver det, och allt detta kan du göra oavsett var du befinner dig, på kontoret eller när du jobbar hemifrån. Du ställer dina dokument i en digital utskriftskö och där kan de ligga och vänta i upp till 72 timmar innan du trycker på print. “

“Med den här lösningen kan vi också säkerställa konfidentiella utskrifter och inte riskera att utskrifterna hamnar vid fel skrivare och plockas upp av fel personer. Nu skrivs rätt dokument ut av rätt skrivare och endast behörig person kan aktivera utskrifterna. Det är säkert och känns tryggt”

Magnus Torndahl, Printansvarig Hyresbostäder Norrköping

Fördelar

  • icon-check-circle Säkra utskrifter, endast behöriga kan skriva ut
  • icon-check-circle Sänkta kostnader genom minskad pappersförbrukning
  • icon-check-circle Enkelt för alla användare
  • icon-check-circle Smidigare och effektivt för IT-avdelningen med kontroll på kostnaderna

Resultat

Det som tidigare kunde upplevas som fragmenterade delar är nu ett sömlöst flöde av säkra och individuellt konfigurerade utskrifter i ett strömlinjeformat system.

Du bestämmer själv när och var dina dokument ska skrivas ut. För vår del underlättar det hanteringen av dokument som kontrakt och avtal.

Tack vare statusrapporter varje månad har vi en god överblick av de samlade utskrifterna. ´Så långt vi kan bedöma nu har den här lösningen reducerat våra utskriftsvolymer med 25 procent. Dessutom är hela lösningen miljöcertifierad”, förklarar Magnus Torndahl.

Fler referenser

Grunden för ökad effektivitet finns i den grundliga analysen

Ökad effektivitet med säkra utskrifter och strömlinjeformad skrivarpark.

Ola Nydahl
Ola Nydahl
Försäljningschef Region Sydväst
Grunden för ökad effektivitet finns i den grundliga analysen

Nederman är ett företag med spetskompetens och kunder över hela världen. Företaget är världsledande i industriell luftfiltrering och grundades i Sverige 1944. Spetskompetensen finns framförallt inom filtrering, rening och återvinning i krävande Industriella miljöer. Huvudkontor ligger i Helsingborg. Arboga, Kinna, Töredal och Varberg är andra verksamhetsorter. Antalet anställda är ca 1600 och omsättningen är 3 miljarder SEK.

”Vi arbetar kontinuerligt med att förbättra vårt erbjudande och vår förmåga att motsvara våra kunders behov. Vår förmåga och konkurrenskraft är beroende av många faktorer som samverkar. En viktig ingrediens i vår kvalitets och effektivitetsarbete är vår dokumenthantering”, intygar Michael Nielsen, Local IT Manager för Nederman och som arbetar på huvudkontoret i Helsingborg.

Bakgrund och utmaning

”Vid genomgången av vår skrivarpark visade det sig att vi hade inte mindre än 40 små kopiatorer och 15 stycken större så kallade MultiFunctionPrinters. Bakom alla dessa skrivare fanns det ingen särskilt klok tanke eller plan. Och det fanns heller ingen strategi för framtiden utan samtliga skrivare hade inhandlats för att möta enskilda och individuella behov. Strategi matchat mot företagets behov saknades, och där och då var det akuta utmaningar som skulle mötas och de möttes helt enkelt genom att införskaffa ytterligare en skrivare.”

Eftersom det inte fanns någon övergripande strategi kunde skrivarparken växa nästan okontrollerat samtidigt som effektiviteten inte var i närheten av att öka i samma hastighet. Det fanns helt enkelt för många skrivare vars kapacitet långt ifrån utnyttjades till fullo.

Michael Nielsen, Local IT Manager för Nederman

“Ibland nästan inte alls och i många fall överutnyttjades färgskrivarna för svartvita utskrifter samtidigt som de mindre skrivarna avsedda för svartvita utskrifter kunde stå underutnyttjade. Detta kunde vi konstatera då vi gjorde flera utvärderingar, först i egen regi och senare tillsammans med Canon. Ett annat stort problemområde var att känsliga dokument kunde bli liggande vid skrivarna. Med tanke på att vi då hade 55 skrivare kunde vi se att vi hade ett behov av säkra utskrifter”, berättar Michael Nielsen.

Lösningen

“Tack vare Jonas Ekelund, som är vår kontaktperson på Canon, fick vi information om tjänsten MPS, Managed Print Services. Det är en lösning som helt frigör oss från alla eventualiteter som har med skrivare, drivrutiner, papper och toners att göra. Därmed kan vi koncentrera oss på vår kärnverksamhet och fullt ut lita på att Canon hanterar utmaningarna som handlar om att optimera våra arbetsflöden för utskrifter, scanning och kopiering. Där har Canon en expertis som vi saknar och gärna tar del av både i nuläget och över tid”, säger Michael Nielsen.

Fördelar

  • icon-check-circle Standardiserat – 6 modeller istället för 15
  • icon-check-circle Specificerat – färgskrivare på kontoret, svartvita i produktionen
  • icon-check-circle uniFLOW – Utskrift från vilken som helst MFP skrivare
  • icon-check-circle Toners i rätt tid

Resultatet

”Nu har vi en lösning som är gynnsam för hela företaget och inte bara för enskilda personer och grupper. Vi kan se att effektiviteten ökat tack vare smidigare rutiner, en strömlinjeformad skrivarpark och säkra utskrifter. Dessutom har pappersförbrukningen reducerats dramatisk, behovet av service och underhåll klingat av till nära nollpunkten. En annan stor fördel är att den här lösningen automatiskt ser till att vi aldrig står utan toners till vår effektiva skrivarpark. När 20% återstår larmar lösningen och nya toners kommer till oss per automatik. Det är mycket smidigt och även ekonomiskt, eftersom vi slipper lagerhålla toners och binda kapital.”

Partnerskapet

”Jag uppskattar vårt samarbete väldigt mycket och konstaterar att det fungerar klockrent såväl med servicesidan som med management. Särskilt värdefulla är våra regelbundna kvartalsmöten då vi till exempel kan granska och utvärdera statistiken för vår skrivarpark.  Med hjälp av den kan vi ta beslut som effektiviserar vår printmiljö och sänker kostnaderna.

“Sedan vi inledde det här MPS-samarbetet med Canon är antalet servicebesök försvinnande få, nära nollpunkten skulle jag vilja påstå. Det är förstås en glädjande utveckling och ingenting vi kunde ta för givet. Det goda resultatet är en frukt av den grundliga analysen och noggranna identifiering av våra behov och rutiner som gjordes i början av vårt samarbete.”

Michael Nielsen, Local IT Manager för Nederman

“Sammantaget innebär detta att vi fullt ut kan fokusera på vår kärnverksamhet och med förtroende även fortsättningsvis låta Canon leverera lösningen som hittills sänkt våra kostnader, ökat effektiviteten, säkrat utskrifterna, minskat pappersförbrukningen och reducerat miljöpåverkan”, avslutar Michael Nielsen.

Nästa steg

”Vi ser gärna att så många som möjligt använder den här lösningen och vårt nästa planerade steg är att implementera den även i Arboga, Kinna, Töredal och Varberg”, berättar Michael Nielsen.

Fler referenser