Ett smidigt verktyg för ökad säkerhet och sänkta kostnader

Samverkan för en säker och hållbar industri

Mats Nyberg

Försäljningschef, Västernorrland

”Nu har vi en modern lösning som resulterat i mindre pappersförbrukning och ökad säkerhet och sänkta kostnader. Inga dokument skrivs ut i onödan och endast behöriga med tag och kod kan skriva ut”, säger Håkan Eriksson, som är informationssäkerhetssamordnare på SSG Standard Solutions Group.

Företaget har sitt säte i Sundsvall, omsätter drygt 120 miljoner kronor och har 80 medarbetare. Samverkan är nyckeln i verksamheten och målet är att bidra till den svenska industrins konkurrenskraft genom ett ekosystem standardiserade lösningar.

Bakgrund

”Vi är ett kunskapscenter som genom erfarenhetsutbyte, informationsutbyte, rådgivning och kompetensutveckling hjälper industrin till ökad kunskap och insikt i syfte att bli effektivare inom områdena säkerhet, effektivitet, hållbarhet samt kompetens. Vi verkar genom tjänster vilka bland annat etableras som industristandarder”, berättar Håkan Eriksson.

Dokumentationen är omfattande och kritisk för verksamheten. Sett över ett verksamhetsår blir det stora volymer dokument som ska skannas in och skrivas ut.

”Javisst är det så. Vi jobbar för att effektivisera industrin, det är vår kärnverksamhet. Standardiserade tjänster för en effektivare, säkrare och mer hållbar svensk industri. Samtidigt ser vi kontinuerligt över möjligheterna att effektivisera vår egen verksamhet. Och i det arbetet är digitaliseringen central. Tillsammans med Canon kunde vi identifiera och implementera en lösning för säkrare och effektivare print- och skanningsrutiner”, säger Håkan Eriksson.

Lösning

”Nu har vi en digital och användarvänlig lösning som effektiviserar dokumenthanteringen. Vår pappersförbrukning för utskrifter har minskat avsevärt och kostnaderna för inköp av både papper och toners har reducerats dramatiskt.

”Vi skannar alla dokument och lagrar dem i digitala mappar vilka är tillgängliga för alla med rätt behörighet. Vi slipper fysiska arkiv med pärmar och mappar och vi slipper att leta. I stället kan vi enkelt söka och hitta rätt utifrån till exempel bransch, organisation, kundnummer och datum. Det spar tid och ökar vår effektivitet. Kort sagt. Nu har vi en lösning för effektiva och säkra skannings- och printrutiner” berättar Håkan Eriksson.

Resultat

”Säkerhetsaspekten är oerhört viktig, den ekonomiska aspekten likaså. Vi ser 25–35 procent minskning av pappersförbrukningen. Mycket viktigt. Men den kanske största fördelen med digitaliseringen är att samtliga dokument är sökbara och tillgängliga omedelbart. Det är användarvänligt samtidigt som vi på så sätt frigör tid för att kunna höja servicenivån ytterligare ett snäpp gentemot våra kunder”, säger Håkan Eriksson.

”Vi kan se att förbrukningen av papper och toners minskat dramatiskt tack vare den här lösningen. Resultatet är en kombination av att vi reducerat antalet onödiga utskrifter till ett minimum och att defaultläget är dubbelsidiga utskrifter i svartvitt.

En annan fördel är att endast behöriga medarbetare kan skriva ut. Det är en viktig säkerhetsaspekt som visat sig bidra till att högar med utskrifter som medarbetare glömt bort vid skrivarna praktiskt taget försvunnit. Vi kan konstatera att pappersförbrukningen minskat med ungefär en tredjedel och att våra kostnader för pappersinköp har sjunkit med lika mycket. Till den ökade säkerheten bidrar även den inbyggda dokumentförstöraren för att strimla dokument med säkerhetsklass 5, säger Håkan Eriksson.

Samarbete

”Vi har jobbat tio år tillsammans och samarbetet har fungerat klanderfritt. Teamet på Canon är lätt att kommunicera med och visar stor förståelse för vår verksamhet. Jag tycker de har den rätta mixen av ödmjukhet och affärsmässighet och jag ser fram emot att fortsätta utveckla våra print och skanningsrutiner tillsammans med dem. Värt att påpeka i det här sammanhanget är att Canon per automatik levererar service och förbrukningsmaterial vilket gör att vi tryggt kan vila ut i vetskapen att alla förutsättningar för störningsfri verksamhet är på plats”, säger Håkan Eriksson.

SSG Standard Solutions Group

Företaget ägs av de sex största skogsindustrierna i Sverige. BillerudKorsnäs, Holmen, Metsä Board, SCA, Stora Enso och Södra. Det är certifierat enligt ISO 27001, som är en standard för informationssäkerhet. Certifieringen är en viktig kvalitetsstämpel i arbetet för att kunna hantera kundernas data på ett säkert och trovärdigt sätt.

”SSG har hanterat industrins data i över 60 år, så certifieringen känns som en självklar del i vårt arbete, säger Håkan Eriksson. Vi är stolta över detta och våra kunder kan vara trygga i att vi hanterar deras data på ett korrekt och säkert sätt. I det arbetet är print- och skanningslösningen från Canon en viktig pusselbit. Varför implementerade vi den inte tidigare, är frågan jag ställer mig nu. Säkerhet, smidighet och ekonomi är tre avgörande fördelar. Jag skulle rekommendera lösningen till alla som vill strömlinjeforma dokumenthanteringen och fortsätta verka i framkant”, sammanfattar Håkan Eriksson.