icon-menu-close

Prata med en säljare

Du kan kontakta oss via telefon eller på e-post för hjälp med din produkt eller fråga.

Säkra utskrifter och digital fakturahantering.

”Avancerad teknik som underlättar för mig och mina kollegor.”

Stefan Tiborson
Stefan Tiborson
Centerchef, Norrköping
Säkra utskrifter och digital fakturahantering.

Det snickras på lösningar som aldrig förr. Verandor, terrasser, attefallshus. Det är bråda dagar för XL BYGG i Norrköping. ”Ja, vi på ekonomiavdelningen märker tydligt att vårt företag är inne i en expansionsfas. Volymen av utgående fakturor och leverantörsfakturor växer hela tiden.  Lyckligtvis arbetar vi digitalt nu så det går snabbt och enkelt att hantera all dokumentation, från fakturering och leverantörsfakturor till kopiering och arkivering”, berättar Linda Svensson, ekonomiansvarig.

Kunderna ställer krav på proffsigt bemötande i butik. Medarbetare, leverantörer och andra samarbetspartners ställer krav på smidiga och effektiva arbetsprocesser.

”Men under en period växte vi så snabbt att vi inte riktigt hängde med i den snabba tekniska utvecklingen och beslöt då att vi behövde uppdatera vår skrivarmiljö. Nu fungerar det men det fungerar ännu bättre nu när vi har digitaliserat flera processer här på ekonomiavdelningen. Vårt fokus har varit på lösningar för säkra utskrifter och effektiv och trygg hantering av fakturor såväl ingående som utgående”

Linda Svensson, XL BYGG, Norrköping

Lösning

”Digital fakturahantering underlättar för oss alla, den lösningen är så mycket smidigare. Eftersom lösningen ligger i molnet är den lättare att komma åt samtidigt som den alltid är uppdaterad och aktuell. På papperstiden tog det längre tid att hitta fakturorna, man fick leta i arkiv och pärmar. Nu är fakturorna alltid tillgängliga i din mobil, padda eller dator. För att effektivisera ytterligare har vi även ersatt samtliga gamla skrivare med en ny enhetlig skrivarpark. Vi har valt Canons lösning secure print för att möta GDPR och andra föreskrifter”, berättar Linda Svensson

Resultatet

”Smarta lösningar har resulterat i att vi kan arbeta smartare, prestera mer utan att arbeta mer. Det är svårt att mäta och uppskatta alla fördelar men här på ekonomiavdelningen kan vi se besparingar på minst 20 timmar per vecka.

Tidskrävande letande i arkiv efter dokument är som historia, liksom kopiering och arkivering. Med den elektroniska fakturahanteringen är det som att komma till himmelriket från en mörk grotta. Det som tidigare slukade massor av arbetstid sker nu per automatik. Alla leverantörsfakturor och relevanta uppgifter sparas i molnet och är tillgängliga för alla behöriga.

Linda Svensson, XL BYGG, Norrköping

Att jobba digitalt spar så mycket tid och vi får så mycket bättre kontroll på hela flödet. Samtidigt är det mycket enklare och effektivare att arbeta digitalt än att manuellt hantera lösa papper. Det är vi alla glada över, inte minst säljarna som noterar att tiden kortats från försäljning till att kunden betalat utgående faktura. Sammantaget är resultatet att vi spar tid, spar pengar och får bättre cashflow”, säger Linda Svensson.

”Man ska alltid vara försiktig med personuppgifter och annan känslig data. Genom secure print säkerställer vi att ingen känslig information kommer i fel händer. Endast behöriga medarbetare kan skriva ut och med hjälp av en personlig kodad tagg kan vi hämta utskrifterna.

I den digitala skrivarkön kan vi lägga utskrifterna på vänt i upp till 24 timmar. Det ger oss flexibilitet och möjlighet att styra utskriftsflödet på bästa sätt, inte bara för varje enskild medarbetar utan för hela avdelningen. Vi skriver ut exakt det som behövs och hämtar utskrifterna när det passar. Tidigare var vi tvungna att springa till skrivaren i tid och otid. Förr kunde det också hända att skrivaren blockerades för andra när 200 sidor leverantörsfakturor skrevs ut. Det kunde skapa viss irritation. Tack vare det smarta och effektiva kösystemet händer inte det längre.

Linda Svensson, XL BYGG, Norrköping

Nu kan vi också skriva ut från valfri enhet; mobil, padda eller dator. Det är en annan fördel. Sammantaget handlar det om avancerad teknik i grunden som underlättar för mig och mina kollegor. Ny teknik och förbättrade arbetsprocesser gör det också lättare att arbeta på distans, vilket alltid är värdefullt men särskilt under svåra tider som en pandemi”, säger Linda Svensson

Fördelar

  • icon-check-circle Lätthanterlig och effektiv fakturahantering.
  • icon-check-circle Bättre koll, inget hamnar mellan stolarna.
  • icon-check-circle Spar tid och pengar.
  • icon-check-circle Bättre cashflow.
  • icon-check-circle Säkra utskrifter enligt GDPR.

Samarbetet

”Teamet på Canon har hjälpt oss att modernisera både vår maskinpark och vårt arbetssätt.  Och det har dom gjort genom att agera mer som rådgivare och mindre som säljare. På så vis har vi kunnat påverka och få ut det vi önskat. Teamet har lyssnat och analyserat, förstått vår verksamhet och våra behov och anpassat lösningar därefter. Sen är det förstås ett extra plus att Canon finns i Norrköping och att rådgivningen och servicen är nära till hands”, konstaterar Linda Svensson, XL BYGG, Norrköping

Fler referenser

Fungerar som hjärtat i vår verksamhet

Började med två slambilar. Idag har man 32 anställda och 26 topputrustade bilar.

Stefan Tiborson
Stefan Tiborson
Centerchef, Norrköping
Fungerar som hjärtat i vår verksamhet

Lars Strandstedt brinner för sitt arbete på Spol & Industriservice i Norrköping. Han började som anställd inom branschen år 1981 och år 2002 startade han Spol & Industriservice AB, idag är han VD och räknar antalet anställda till 32.

Bland företagets kunder återfinns industri, privatpersoner och kommun. ”Vi har förmånen att få jobba med hela kedjan av kunder och det hänger nog tätt samman med vårt breda utbud av tjänster. Spol- och sugtjäntser, lastväxlare och kranbilar, klottersanering, TV-inspektion, cistern- och oljeavskiljningskontroll, hetvattenspolning 500 bar, pool- och vattenfyllning samt att vi tömmer, rengör och hjälper våra kunder med fettavskiljare”, berättar Lars Strandstedt.

Spol & Industriservice har utrustning för att lösa problem i allt från små ledningar i köksavlopp till stora kulvertar. Med hetvatten från lastbilarna kan företaget bland annat lösa både fett och is. Bilarna kan transportera vatten till pooler, planteringar, processer med höga renlighetskrav och vid spridning för att minska damm. Företagets slambilar har olika spol-och sugslang, specialverktyg och kompletterande utrustning.

”Vi har också lastbilar med Mono-pumpar för pumpning av olja eller för att kunna trycka vätska högt upp i en cistern. De vanligaste tjänsterna som vi levererar är högtrycksspolning, kemtransporter, slamsugning, lastväxlar- och kranbilsuppdrag, kontroll och rengöring av tankar och oljeavskiljare samt tv-inspektion av ledningar. Sammantaget kan vi med fog hävda att vi är en helhetsleverantör av tjänster inom vår bransch”, säger Lars Strandstedt.

Utmaning

”Självfallet har vi jobbat systematiskt med vår dokumentation hela tiden men gjort det utan koppling och integration mellan våra olika system. Det fungerade men säkerheten i det arbetet var inte helt hundra. Det var på individnivå och inte institutionaliserat. Det var ingen perfekt ordning på dokumentationen och det var svårt att hitta. Vi ville ha en lösning som skulle vara hjärtat i vår verksamhet”, berättar Lars.

”Vi har mycket kompetent personal som brinner för sina uppdrag och uppdragsgivare. Men vi är inga IT-människor och ville därför ha en leverantör som kunde stötta och hjälpa och samtidigt kunna erbjuda en enkel, effektiv och säker lösning.”

Lars Strandstedt, VD Spol & Industriservice AB

”Vi ville ta oss förbi ordningen med manuella noteringar på lösa papperslappar och hitta en framtidssäker dokumenhanteringslösning som integrerar affärssystem och ekonomisystem. Som ger oss total överblick av vårt samlade informationsflöde vad gäller bilar, leveranser, personal, åkare, kundstatus och annan affärskritisk information. Kvalitetstänk både med ordning och reda, säkerhetstänk och utbildning är något vi prioriterar högt. Därför var det viktigt för oss att kunna bygga in lösningen i ISO-certifieringen”, säger Lars Strandstedt.

Lösning

”Den här lösningen ger oss allt det vi efterfrågade. Dessutom är den mycket enkel och effektiv. Den är bara att sätta igång att jobba med, finns ingen tröskel som man behöver ta sig över. Kan du använda office-paketet kan du använda den här lösningen. Alla som jobbar med word-programmet känner sig hemma.”

”För oss är den här lösningen spindeln i nätet. All information samlas på ett ställe och all information stannar kvar i företaget.”

Lars Strandstedt, VD Spol & Industriservice AB

”Tidigare kunde det vara väldigt personbundet och personligt, nu sitter informationen institutionen, i företagets väggar. Ingen risk att information försvinner i samma ögonblick som någon väljer att byta jobb, till exempel. Nu är ingenting slumpartat och personligt utan allting är strukturerat och förutsägbart i vår företagskultur. Det går snabbt att hitta rätt information för rätt kund, personal och samarbetspartners. En annan fördel är att all information är säkrad enligt GDPR, en trygghet för oss och våra kunder. Kort sagt, vi fick helt enkelt en lösning som fungerar som spindeln i nätet och som syr ihop all affärskritisk information till en fungerande helhet. Dokumenteringssystem och attestsystem, ja allt är kopplat till den här lösningen, Therefore”, berättar Lars Strandstedt.

Fördelar

  • icon-check-circle Flexibelt system
  • icon-check-circle Fungerar som spindeln i nätet, håller ihop all dokumentation
  • icon-check-circle Effektivt och snabbt
  • icon-check-circle GDPR säkrat

Resultat

”I och med att all information är samlad, strukturerad och överblickbar har vi nu de rätta förutsättningarna för att både bibehålla och utveckla den höga kvaliteten på våra tjänster. Och vi taggar dokumenten så att endast rätt personer kan ta del av rätt information. Det gäller medarbetare, arbetsledare och kunder. Informationsflödet är behörighetsstyrt”, säger Lars Strandstedt.

Samarbete

”Utan stöttningen och engagemanget från teamet på Canon här i Norrköping hade vi inte varit där vi är idag. Det går enkelt och snabbt att jobba tillsammans. Samarbetet är sömlöst, det finns inga skarvar som skaver. Canon är i framkant av den digitala utvecklingen och utan deras kompetens och dedikerade personal hade jag inte vågat satsa fullt ut som jag gjort. Jag fortsätter gärna att utveckla mitt företag tillsammans med dem”, berättar Lars Strandstedt.

Ett sömlöst flöde av säkra utskrifter

Effektivt, enkelt och säkert. Så ville vi ha det. Och så blev det säger Magnus Torndahl, Printansvarig Hyresbostäder Norrköping

Stefan Tiborson
Stefan Tiborson
Centerchef, Norrköping
Ett sömlöst flöde av säkra utskrifter

Hyresbostäder är Norrköpings största bostadsföretag med 9 800 lägenheter och drygt 300 lokaler. Antalet helårsanställda är 200. Tusentals kontrakt skrivs och tusen åter omförhandlas och nytecknas. Till det kommer brev, information och avier. 

Det blir många utskrifter på ett år, nästa oräkneligt stora volymer.

Lösning

”Vi ersatte hela den gamla skrivarflottan med ett helt nytt och enhetligt system från Canon. Lösningen vi har är en så kallad follow-me-lösning, Uniflow, som känner av att du är behörig.

I praktiken innebär det att du styr dina utskrifter till valfri skrivare på din arbetsplats, du identifierar med en kod eller tag, skriver ut exakt det du behöver när du behöver det, och allt detta kan du göra oavsett var du befinner dig, på kontoret eller när du jobbar hemifrån. Du ställer dina dokument i en digital utskriftskö och där kan de ligga och vänta i upp till 72 timmar innan du trycker på print. ”

”Med den här lösningen kan vi också säkerställa konfidentiella utskrifter och inte riskera att utskrifterna hamnar vid fel skrivare och plockas upp av fel personer. Nu skrivs rätt dokument ut av rätt skrivare och endast behörig person kan aktivera utskrifterna. Det är säkert och känns tryggt”

Magnus Torndahl, Printansvarig Hyresbostäder Norrköping

Fördelar

  • icon-check-circle Säkra utskrifter, endast behöriga kan skriva ut
  • icon-check-circle Sänkta kostnader genom minskad pappersförbrukning
  • icon-check-circle Enkelt för alla användare
  • icon-check-circle Smidigare och effektivt för IT-avdelningen med kontroll på kostnaderna

Resultat

Det som tidigare kunde upplevas som fragmenterade delar är nu ett sömlöst flöde av säkra och individuellt konfigurerade utskrifter i ett strömlinjeformat system.

Du bestämmer själv när och var dina dokument ska skrivas ut. För vår del underlättar det hanteringen av dokument som kontrakt och avtal.

Tack vare statusrapporter varje månad har vi en god överblick av de samlade utskrifterna. ´Så långt vi kan bedöma nu har den här lösningen reducerat våra utskriftsvolymer med 25 procent. Dessutom är hela lösningen miljöcertifierad”, förklarar Magnus Torndahl.

Fler referenser

Vi använder cookies

Vi gör det för att förbättra din användarupplevelse, och vill därför informera dig om att du genom att använda vår sida ger ditt samtycke till detta.