Från administration till patientfokus med RPA

Håkan Marcusson

Försäljningschef Mjukvarulösningar, Helsingborg

Från administration till patientfokus. Så frigjorde Carlanderska tid med Canon och RPA.

På Carlanderska sjukhuset i Göteborg är varje minut viktig för vårdkvaliteten. Som stiftelseägt sjukhus med både offentlig och privat vård och patienter från hela landet har man en komplex vardag, inte minst administrativt. Kraven på dokumentation ökar för varje år. Lösningen? En robot. Eller snarare: en osynlig digital medarbetare.

— Vi lever i en tid där kraven på dokumentation och kvalitet hela tiden ökar. Samtidigt ska vi ge varje patient trygg och mänsklig vård. Därför måste vi hitta sätt att jobba smartare, säger Wictor Bennet Winsnes, CIO på Carlanderska.

Carlanderska tar emot patienter från flera av Sveriges regioner. Varje region har egna journalsystem och regelverk. Det har skapat en vardag med många olika IT-miljöer, formulär och inloggningar för personalen på Carlanderska. Och med det, mycket manuellt arbete och risken för felkällor.

— Det fanns egentligen bara två vägar framåt. Att lägga ännu mer resurser på administration framöver, eller hitta en teknisk lösning som avlastar, säger Wictor.

Lösningen kom genom ett etablerat samarbete. Carlanderska hade sedan tidigare en relation med Canon Business Center kring skrivare. I samtal med kundansvarig lyftes dock något nytt: Robotic Process Automation (RPA), och möjligheten att automatisera mycket av sjukhusets administrativa processer.

RPA med verksamheten i centrum

Tillsammans med Canon genomfördes ett antal workshops med representanter från olika kliniker, avdelningar och stödfunktioner. Målet var att identifiera var RPA kunde göra störst nytta i vardagen. Alla kunde tycka till och ge förslag.

— Canon lyssnade verkligen in. De hade inte bara en färdig standardlösning, utan tog sig tid att förstå vår verklighet. Tekniken skulle formas efter verksamheten, inte tvärtom, säger Wictor.

Resultatet blev en flexibel RPA-plattform som kunde integreras med både Carlanderskas och regionernas olika system. Flera tidskrävande moment som patientregistrering och dataöverföring automatiserades.

En digital kollega som aldrig tar rast

Idag arbetar mjukvaruroboten kontinuerligt som ett stöd i verksamheten. Den utför moment som personalen tidigare behövde lägga mycket tid och energi på. Den kvalitetssäkrar också all data.

— Vi uppskattar att vi har kapat cirka 40 timmar administrativ och repetitiv arbetstid per månad. Att en sjuksköterska inte längre behöver stressa med att mata in journaldata mellan patientkontakter är en vinst för både medarbetare och patient, förklarar Wictor.

Plattformen är byggd för att växa, med möjlighet att lägga till nya processer allteftersom behoven förändras. Det som började som ett pilotprojekt har nu blivit en naturlig del av Carlanderskas digitala ekosystem. Tekniken togs emot väl, mycket tack vare att behov identifierades och lösningen förankrades brett i verksamheten redan från start.

— Nu kan vi fokusera ännu mer på vårt huvudsyfte: att erbjuda våra patienter förstklassig vård, avslutar Wictor.