Prata med en säljare
- Telefon: +46 (0) 87 44 85 00
- E-post: info.cbc@canon.se
Givande samarbete som drivs av kunskap och bygger på förtroende
“Nu slipper vi tidskrävande pappershantering och svåröverblickbara arkiv. Allt är tillgängligt vid skärmen; datorns, mobilens eller läsplattans. Det enkla handhavandet och effektiviteten är slående.”
”Vi är ett lås- och säkerhetsföretag, ett familjeföretag i andra generationen. Bland våra kunder finns kommuner som Sundsvall och Timrå, företag, organisationer och privatpersoner i hela Västernorrland. Vi utvecklar lösningar med fokus på rätt säkerhet, trygghet och bekvämlighet. Företaget startade 1968 och har 17 anställda”, berättar Per-Ulrik Helldahl, VD, Lås & Maskinservice, Sundsvall.
”Vi ansvarar för hela säkerhetslösningen, från projektering via installation till dokumentation och utbildning. Så för oss är det så klart särskilt viktigt att vi känner oss säkra och trygga med vår digitala avtalshantering.”
Per-Ulrik Helldahl, VD, Lås & Maskinservice, Sundsvall
Bakgrund
”Vi konstaterade att arkiven med olika avtal, både interna och externa, bara fortsatte att växa.
Det blev svårare och svårare att överblicka, och det krävdes mer och mer tid för att administrera. Avtalen blev fler och fler samtidigt som dygnets timmar inte blev fler än tjugofyra. Vi behövde helt enkelt göra något för att förenkla och förbättra hanteringen av egna avtal och kundavtal. Det är många handlingar som löpande ska uppdateras, förnyas, förlängas eller på annat sätt förändras. Och det är många variabler att hålla reda och ordning på. Risken finns att någon uppgift ramlar mellan stolarna. Den risken måste minimeras och integriteten säkerställas. I det läget föreslog teamet på Canon i Sundsvall en digital lösning istället för vår traditionella med avtalen i pärmar och pärmarna förvarade i arkiv.”
Lösning
”Lösningen blev en digital dokumentplattform som säkerställer att samtliga avtal är åtkomliga via dator, mobiltelefon och läsplatta. Samtliga avtal är nu skannade, samlade, överblickbara och sökbara på en plats. Vissa handlingar kan vara känsliga för personal, leverantörer och kunder. Så för oss var det avgörande att lösningen följer kraven för avtalshantering enligt GDPR, säger Per-Ulrik Helldahl. ”Lösningen är mycket enkel att använda och det är ingen inlärningströskel att tala om. I samma ögonblick lösningen är installerad är det bara att börja använda den.”
Fördelar
- Synkningen mot Outlook
- Sökbart och överskådligt
- Logiskt, självförklarande, användarvänligt
- Helt digitalt
Resultat
”Snabbheten, enkelheten och effektiviteten med den digitala lösningen är påtaglig jämfört med den traditionella avtalshanteringen. Det är lätt att leta, ändra och lägga till i avtalen vid behov. Framförallt är det sökbarheten som är den stora skillnaden. Nu slipper vi tidskrävande pappershantering och svåröverblickbara arkiv. Allt är tillgängligt vid skärmen; datorns, mobilens eller läsplattans”, säger Per-Ulrik och fortsätter:
“Det enkla handhavandet och effektiviteten är slående. Det som tidigare kunde kräva många minuter, ibland timmar, för att administrera kan nu hanteras sekundsnabbt eller på några få minuter. Så istället för att spilla tid på onödig administration, frigör vi tid och vässar vår produktivitet och kan hjälpa våra kunder med ännu effektivare och säkrare lösningar.”
Per-Ulrik Helldahl, VD, Lås & Maskinservice, Sundsvall
Samarbete
Vi har samarbetat med Canon under flera års tid och det hela började med lösningar för utskrifter med rätt kvalitet till rätt pris. Därefter har samarbetet utvecklats till att omfatta smart och smidig digital dokumenthantering. Det är ett givande samarbete som bygger på förtroende och drivs av kunskap och engagemang. För oss är det också viktigt att servicenivån är hög och lättillgänglig.
Framtid
”Det får mogna och växa fram under resans gång. Som läget är just nu är vi helt nöjda med den digitala lösningen vi har. Den möter våra behov av effektivitet, krav på enkelhet och användarvänlighet. Samtidigt är lösningen skalbar och kan anpassas för framtida behov av till exempel digitalisering och effektivisering av processer för HR. Men där är vi inte nu.
