Sökbarheten, snabbheten och säkerheten är på en annan nivå

HR är den funktion på företagen som kanske allra påtagligast känner av förändringen och lever med digitaliseringen på ett sätt som få andra.

Marcus Hällås

Försäljningschef, Göteborg

Stora som små företag arbetar målmedvetet och konsekvent med att digitalisera personuppgifter och annan dokumentation för enkel, effektiv och säker hantering. Det gäller inte minst Stena Line, det stora rederiet med säte i Göteborg.

”Det innebär att vårt digitala arkiv regelbundet rensas från data som inte längre får eller behöver sparas. På så vis är vårt HR-system GDPR-säkert.”

Bakgrund

GDPR gäller alla företag oavsett storlek. Vare sig företaget har fem eller femtusen anställda så finns alltid risken för böter om man bryter mot EU-förordningen. Förordningen gäller i alla medlemstater och har fört med sig ett intensifierat arbete hos företag och organisationer för att säkerställa att rätt information lagras på rätt sätt. Att bara relevant information sparas – alltid av goda skäl och aldrig utan samtycke.

Utmaning

HR är den funktion på företagen som kanske allra påtagligast känner av förändringen och lever med digitaliseringen på ett sätt som få andra. Att attrahera rätt talanger, behålla och utveckla personalen är kritiskt och en ständigt pågående process. I det arbetet kan digitala lösningar frigöra tid för HR och skapa bättre förutsättningar för proaktiva insatser. HR är kanske också den funktion hos alla företag som snabbast kan upptäcka fördelarna med digitaliseringen. 

”Vilken information måste vi spara och vilken kan vi slänga bort? För många organisationer börjar digitaliseringsarbetet med att städa de fysiska i arkiven, rensa bland pärmarna, slänga onödig och irrelevant information och behålla den information som är nödvändig och relevant. Detta arbete tar tid, men det är ett arbete som måste göras. Det går inte att springa ifrån”, säger Maria Bennelind.

En annan viktig frågeställning är vem eller vilka som skall ha behörighet till den aktuella informationen.

Lösning

”Med den här lösningen har vi säkerställt vi att inga obehöriga har tillgång till information som rör vår personal”, berättar Maria Bennelind. Bara personer med rätt behörighet kan söka och finna uppgifter som anställningsnummer, läkarintyg, utvecklingssamtal, lön, semester, semesterersättning eller sjukdagar.

”Genom att digitalisera informationen för HR-avdelningen kunde vi frigöra utrymme i det fysiska rummet tack vara att vi kunde slänga gammal och irrelevant dokumentation som tog mycket plats. Samtidigt frigjorde vi tid för medarbetarna på HR att utveckla sin expertis för att ännu bättre kunna ta vara på, utveckla och arbeta proaktivt för medarbetarna på rederiet. Vi på HR fick ny energi tack vare enklare och effektivare rutiner för att hantera olika processer som till exempel att ta emot, arkivera och uppdatera personaluppgifter”, säger Maria Bennelind.

”Efter en genomgripande granskning och rensning av gamla dokument packade vi ihop materialet och skickade det till Prag för slutförvaring. Rederiet konstaterade vilken typ av dokument det var fråga om, vilka som kunde kasseras och vilken dokumentation vi behövde spara, enligt lag. Det var ett grannlaga arbete, personliga uppgifter måste alltid behandlas med största respekt oavsett om dokumentationen är analog eller digital”, förklarar Maria Bennelind. 

Resultat

Sökbarheten, snabbheten och säkerheten är på en helt annan nivå. Det är stor skillnad jämfört med den analoga tiden. Nu går det snabbare och är enklare för oss på HR att använda, spara och söka relevanta personuppgifter. Men lösningen är inte bara bättre för HR utan för alla anställda.

”Med vår digitala lösning för HR kan vi enkelt och effektivt begränsa både användning och åtkomst av personuppgifter. Vi gör det genom att avgränsa informationen och säkerställa att endast behöriga personer har tillgång till aktuella personuppgifter och annan relevant information. Ytterligare en fördel är att till exempel sjukintyg kan hanteras snabbare och säkrare. I takt med att digitaliseringen ersätter den fysiska dokumenthanteringen kan vi se att effektiviteten ökar”, säger Maria Bennelind.

Canon har tekniken, människorna och kunskapen

Inte alla företag har den expertis som krävs för att implementera en sån här lösning. Men Canon har det. Där finns tekniken, människorna och kunskapen. Jag tycker att teamet vi samarbetar med är lyhörda och visar stor förståelse för vår verksamhet

Maria Bennelind

HR-chef för Shared Services, Stena Line

Samarbete

”Inte alla företag har den expertis som krävs för att implementera en sån här lösning. Men Canon har det. Där finns tekniken, människorna och kunskapen. Jag tycker att teamet vi samarbetar med är lyhörda och visar stor förståelse för vår verksamhet. Som det ser ut nu kommer vi framöver att släppa in fler användare och dela upp lösningen på flera användarnivåer. I dagsläget används lösningen exklusivt av administrationsavdelningen på HR. Men fördelarna med den digitala tekniken är inte begränsad till vår HR-avdelning,” säger Maria Bennelind.

Om GDPR

Dataskyddsförordningen (DSF) eller allmänna dataskyddsförordningen, mer känd som GDPR efter engelskans General Data Protection Regulation, är en europeisk förordning med syftet att stärka och harmonisera skyddet för levande, fysiska personer inom Europeiska unionen vid hantering av personuppgifter. Den hindrar organisationer från att databehandla personuppgifter utan samtycke eller anledning. Förordningen antogs den 27 april 2016 och började gälla fullt ut den 25 maj 2018. Den ersatte då dataskyddsdirektivet (95/46/EG) från 1995.

Till skillnad från ett EU-direktiv kräver en EU-förordning inte att nationella lagar skapas, utan den gäller direkt i alla medlemsstater och ersätter tidigare nationella bestämmelser. Varje enskild medlemsstat har dock rätten att komplettera förordningen med nationella regler i viss omfattning, till exempel gällande hur ett myndighetsbeslut kan överklagas.