Lösning för säkrare dokumentmiljö.

”I samband med flytt till nytt kontor blev det naturligt för oss att också titta på nytt för kontorets infrastruktur. Vassare verktyg för oss och våra kunder, som nya skrivare och effektiva digitala lösningar”, säger Jessica Eliardsson, VD, Östhammarshem. 

Huvudkontoret ligger i Gimo, fem mil nordost om Uppsala. ”Vi drivs av visionen om att skapa trygga och trivsamma hem för alla perioder av livet. I det arbetet använder vi oss dagligen av flera verktyg för att underlätta och effektivisera vägen framåt. Inte minst viktigt är att verktygen för säker dokumenthantering är så vassa som möjligt. Jag tänker först och främst på vår skrivarpark och digitala lösningar”, berättar Jessica Eliardsson.

Bakgrund

”Tidigare hade vi en skrivarpark som lämnade en del att önska. Den spretade åt många håll och lösningen var långt ifrån integrerad. Det var en blandning av olika maskiner, olika märken och olika årsmodeller. Den snarare stjälpte än hjälpte oss. Så när vi kom i kontakt med Canon föll det sig naturligt att titta över skrivarmiljön och hitta en väg framåt för effektivare och säkrare utskrifter. Vi äger och förvaltar närmare 2000 lägenheter, 400 garageplatser och ett 50-tal kommersiella och offentliga lokaler.

Med fokus på effektivare skrivare och säkrare dokumentmiljö. Säkerställa att känsliga handlingar som rör till exempel ekonomi, ledningsgrupp, kontrakt, avtal, löner eller sjukskrivningar inte hamnar i orätta händer och kan ses av fel ögon”, understryker Jessica Eliardsson.

Lösning

”Nu har vi en enhetlig och integrerad maskinpark för effektivare och säker hantering av våra utskrifter och dokumentmiljö. Samtliga skrivare fungerar sömlöst i vår arbetsmiljö. Vi har ett par kraftfullare skrivare på vårt huvudkontor och skrivare anpassade för behoven på våra filialer. Genom UNIFLOWOnline kan vi arbeta med säkra utskrifter oavsett om vi är på huvudkontoret, någon av våra filialer eller arbetar hemifrån”, säger Jessica.

Resultat

”Nu kan vi känna oss säkra på att det funkar som det ska utan avbrott och att våra skrivare alltid levererar med rätt kvalitet. Nu kan var och en av oss skriva ut efter eget huvud, när vi vill och hämta utskriften där vi vill. Det är väldigt smidigt eftersom vi har filialer på flera olika platser.

Medarbetare på andra platser kan skriva ut material till oss på centralkontoret och vi på centralkontoret kan skriva ut till medarbetarna på filialerna. Resultatet är både högre effektivitet och förbättrad säkerhet. Idag har vi inga högar av utskrifter som ingen har tagit vara på. Tack vare säkra utskrifter har vi minimerat risken att känsliga dokument kommer i orätta händer. Personaldokument, löner, sjukskrivningar har nu ett starkt integritetsskydd. Det är bara du med din personliga tag som kommer åt utskrifterna eller har särskild behörighet. Ingen annan. På så sätt skyddar vi bättre integriteten för både medarbetare, hyresgäster och lokalinnehavare. 

Samarbetet

”Allt stämmer. Det låter som en överdrift men vad gäller samarbetet med Canon är det så vi upplever det. Allt från följsamhet till GDPR och automatiserade tonerbeställningar fungerar klanderfritt. Vi har personlig avstämning med jämna mellanrum och blir aldrig lämnade i sticket.  Teamet vi arbetar med är kreativt och konstruktivt, en partner med fokus på rådgivning snarare än försäljning. Det bådar gott för samarbetet framåt”, säger Jessica Eliardsson.

Framtiden

”Om framtiden är det svårt att sia. Men lösningen vi nu har är skalbar och ger oss flera tillvalsmöjligheter vid behov. Dessutom är den lätt att anpassa för verksamheten och möjliga framtida behov. Visst är det så att den digitala utvecklingen går mycket snabbt. Men så långt vi kan se är den aktuella lösningen så framtidssäker den kan bli.”

Om Östhammarshem

Östhammarshem är en kommunal bostadsstiftelse som bildades 1976. ”Vi äger, förvaltar och förädlar fastigheter inom Östhammars kommun. Ett aktuellt exempel är att vi konverterar lokaler till bostäder, det är nedlagda Gräsö skola vi just nu utforskar möjligheterna att omvandla till bostäder. Ett tidlöst exempel är att vi alltid arbetar för hem genom hela livet, från första lägenheten till trygga 55+ boenden. I vår region erbjuder vi bostäder i historiska bruksmiljöer, nära skog och hav. Våra områden är Öregrund, Gimo, Alunda, Östhammar, Österbybruk och Hargshamn”, berättar Jessica Eliardsson, VD, Östhammarshem.

För långsiktighet och kvalitet varje dag

Alltid måna om att göra leveransen ännu bättre.

Mats Sonesson

Försäljningschef, Uppsala

Sallén Elektriska är ett familjeföretag som ligger i Uppsala och startades 1950 av Christophers farfar.  Historien lever vidare och tredje generationen Sallén arbetar för fullt med siktet inställt på framtiden. ”Idag omsätter vi 700 miljoner kronor och har 350 medarbetare”, berättar Christopher Sallén, VD. ” Vår verksamhet är uppdelad i fem affärsområden där fyra av dem är med inriktning elinstallation. Det femte är butiksverksamhet med inriktning vitvaror, hem-el och belysning. Oavsett affärsområde arbetar vi konsekvent med fokus på långsiktighet och kvalitet.”

Det gäller externt gentemot våra kunder och det gäller internt gentemot oss själva. Allting hänger ihop och det gäller att se till helheten och samtidigt värna de enskilda delarna i verksamheten.

Utmaning

”Eftersom vi är så pass många inom företaget och förhållandevis pappersintensiva är vi beroende av att vår skrivarpark fungerar utan onödiga avbrott. Samtidigt kunde vi i ett givet läge se att vi producerade onödigt många utskrifter och att vi förbrukade onödigt mycket papper – och det ville vi få en ände på genom att spara papper och spara miljön.

Vi kände också ett starkt behov av att vilja befria oss från onödiga utskrifter, utskrifter som dagligen växte till högar som låg och skräpade vid skrivarna. Men framförallt önskade vi en enhetlig och driftsäker skrivarmiljö där var och en av oss kunde välja var vi ville ta ut våra utskrifter istället för att vara hänvisade till en förvald skrivare”, Christopher Sallén. 

Lösning

”Det ska vara enkelt att skriva ut. Och med den här lösningen har vi fått en lösning som säkrar flödet som har med skrivare, drivrutiner, papper och toners att göra. Vi kan helt enkelt koncentrera oss på vår kärnverksamhet och med förtroende luta oss mot Canons expertis som optimerar våra arbetsflöden för utskrifter, scanning och kopiering”, berättar Christopher Sallén.

”Vi har fått en central printpool för alla utskrifter samtidigt som vi har fått flexibiliteten att kunna plocka ut utskrifterna vid vilken av våra tio skrivare som helst. Med den här lösningen kan vi enkelt, snabbt och säkert såväl söka som skriva ut aktuella dokument. All dokumentation är digitalt lagrad och tillgänglig för oss när som helst. Säkra utskrifter garanterar att ingen information hamnar i fel händer. Bara du som skriver ut kan hämta utskrifterna vid valfri maskin med hjälp av din personliga tag”, berättar Christopher.

Resultat

”Det har blivit mycket smidigare och mycket bekvämare för alla användare. Och vi har fått ned antalet onödiga utskrifter betydligt. Visserligen har vi inte kommit till noll och inga alls men förutsättningarna finns och vi är på god väg. Tidigare valde medarbetarna printer för utskrift utifrån var man satt. Befann sig medarbetaren på annan plats på kontoret var han eller hon tvungen att springa tillbaka till sin skrivare eller välja en ny skrivare”, berättar Christopher Sallén. ”Tidigare skrev vi slentrianmässigt ut onödigt mycket i färg och som enkelsidiga dokument trots att dokumenten var flersidiga. Det var ineffektivt, det var oekonomiskt, och pappersförbrukningen var för hög. Nu är det effektivt, ekonomiskt och pappersförbrukningen är lägre. En annan fördel, och den kanske största, är att driftsäkerheten är av en helt annan kvalitet än tidigare. Tack vare att skrivarparken är strömlinjeformad och drivrutinerna enhetliga är driftsäkerheten så mycket bättre. Maskinparken gör sitt utan avbrott för annat än inplanerat underhåll och service. Den fungerar helt enkelt som den ska,” berättar Christopher.

Partnerskap

”Vi har en lång historia tillsammans med Canon här i Uppsala. Det som utmärker vårt samarbete är Canons förmåga att ta hand om oss som kund hela vägen, att alltid måna om oss och inte bara vårda affären”, berättar Christopher Sallén, vd, Sallén Elektriska.

”Min upplevelse är att Canon ständigt strävar efter att göra leveransen ännu bättre. Ta med sig det bästa från ett projekt vidare in i nästa och slipa på det som kan bli ännu vassare. I grunden finns en ömsesidig respekt och ett förtroende som stärkts genom åren vi samarbetat. Dessutom har Canon-gänget alltid visat stor förståelse och inlevelseförmåga för vår bransch och vår verksamhet. Utöver det känner jag att Canon arbetar med samma fokus på långsiktighet och kvalitet som vi själva gör varje dag. Jag är mycket nöjd med vårt samarbete och ser fram emot fortsättningen”, säger Christopher Sallén.

Löpande avstämning

”Våra regelbundna avstämningsmöten bidrar till att säkra kvaliteten på pågående projekt samtidigt som vi kan jobba proaktivt, höja blicken och se nya möjligheter”, säger Christopher Sallén.  ”På det här sätter lär vi också känna varandra allt bättre och får större förståelse för såväl utmaningarna som möjligheterna vi eventuellt har framför oss. Vi är som ett lag där vi med våra olika erfarenheter och kompetenser jobbar för ett gemensamt mål”, avslutar Christopher Sallén.