”Nu har vi en modern lösning som resulterat i mindre pappersförbrukning och ökad säkerhet och sänkta kostnader. Inga dokument skrivs ut i onödan och endast behöriga med tag och kod kan skriva ut”, säger Håkan Eriksson, som är informationssäkerhetssamordnare på SSG Standard Solutions Group.

Företaget har sitt säte i Sundsvall, omsätter drygt 120 miljoner kronor och har 80 medarbetare. Samverkan är nyckeln i verksamheten och målet är att bidra till den svenska industrins konkurrenskraft genom ett ekosystem standardiserade lösningar.

Bakgrund

”Vi är ett kunskapscenter som genom erfarenhetsutbyte, informationsutbyte, rådgivning och kompetensutveckling hjälper industrin till ökad kunskap och insikt i syfte att bli effektivare inom områdena säkerhet, effektivitet, hållbarhet samt kompetens. Vi verkar genom tjänster vilka bland annat etableras som industristandarder”, berättar Håkan Eriksson.

Dokumentationen är omfattande och kritisk för verksamheten. Sett över ett verksamhetsår blir det stora volymer dokument som ska skannas in och skrivas ut.

”Javisst är det så. Vi jobbar för att effektivisera industrin, det är vår kärnverksamhet. Standardiserade tjänster för en effektivare, säkrare och mer hållbar svensk industri. Samtidigt ser vi kontinuerligt över möjligheterna att effektivisera vår egen verksamhet. Och i det arbetet är digitaliseringen central. Tillsammans med Canon kunde vi identifiera och implementera en lösning för säkrare och effektivare print- och skanningsrutiner”, säger Håkan Eriksson.

Lösning

”Nu har vi en digital och användarvänlig lösning som effektiviserar dokumenthanteringen. Vår pappersförbrukning för utskrifter har minskat avsevärt och kostnaderna för inköp av både papper och toners har reducerats dramatiskt.

”Vi skannar alla dokument och lagrar dem i digitala mappar vilka är tillgängliga för alla med rätt behörighet. Vi slipper fysiska arkiv med pärmar och mappar och vi slipper att leta. I stället kan vi enkelt söka och hitta rätt utifrån till exempel bransch, organisation, kundnummer och datum. Det spar tid och ökar vår effektivitet. Kort sagt. Nu har vi en lösning för effektiva och säkra skannings- och printrutiner” berättar Håkan Eriksson.

Resultat

”Säkerhetsaspekten är oerhört viktig, den ekonomiska aspekten likaså. Vi ser 25–35 procent minskning av pappersförbrukningen. Mycket viktigt. Men den kanske största fördelen med digitaliseringen är att samtliga dokument är sökbara och tillgängliga omedelbart. Det är användarvänligt samtidigt som vi på så sätt frigör tid för att kunna höja servicenivån ytterligare ett snäpp gentemot våra kunder”, säger Håkan Eriksson.

”Vi kan se att förbrukningen av papper och toners minskat dramatiskt tack vare den här lösningen. Resultatet är en kombination av att vi reducerat antalet onödiga utskrifter till ett minimum och att defaultläget är dubbelsidiga utskrifter i svartvitt.

En annan fördel är att endast behöriga medarbetare kan skriva ut. Det är en viktig säkerhetsaspekt som visat sig bidra till att högar med utskrifter som medarbetare glömt bort vid skrivarna praktiskt taget försvunnit. Vi kan konstatera att pappersförbrukningen minskat med ungefär en tredjedel och att våra kostnader för pappersinköp har sjunkit med lika mycket. Till den ökade säkerheten bidrar även den inbyggda dokumentförstöraren för att strimla dokument med säkerhetsklass 5, säger Håkan Eriksson.

Samarbete

”Vi har jobbat tio år tillsammans och samarbetet har fungerat klanderfritt. Teamet på Canon är lätt att kommunicera med och visar stor förståelse för vår verksamhet. Jag tycker de har den rätta mixen av ödmjukhet och affärsmässighet och jag ser fram emot att fortsätta utveckla våra print och skanningsrutiner tillsammans med dem. Värt att påpeka i det här sammanhanget är att Canon per automatik levererar service och förbrukningsmaterial vilket gör att vi tryggt kan vila ut i vetskapen att alla förutsättningar för störningsfri verksamhet är på plats”, säger Håkan Eriksson.

SSG Standard Solutions Group

Företaget ägs av de sex största skogsindustrierna i Sverige. BillerudKorsnäs, Holmen, Metsä Board, SCA, Stora Enso och Södra. Det är certifierat enligt ISO 27001, som är en standard för informationssäkerhet. Certifieringen är en viktig kvalitetsstämpel i arbetet för att kunna hantera kundernas data på ett säkert och trovärdigt sätt.

”SSG har hanterat industrins data i över 60 år, så certifieringen känns som en självklar del i vårt arbete, säger Håkan Eriksson. Vi är stolta över detta och våra kunder kan vara trygga i att vi hanterar deras data på ett korrekt och säkert sätt. I det arbetet är print- och skanningslösningen från Canon en viktig pusselbit. Varför implementerade vi den inte tidigare, är frågan jag ställer mig nu. Säkerhet, smidighet och ekonomi är tre avgörande fördelar. Jag skulle rekommendera lösningen till alla som vill strömlinjeforma dokumenthanteringen och fortsätta verka i framkant”, sammanfattar Håkan Eriksson.

Stå för vad du gör, lämna inte från dig ett jobb som du inte är nöjd med. Jag är uppfödd med den mentaliteten”, berättar Ingemar Lind, naturfotograf i Tänndalen.

”Jag har funnit min plats här. Naturen är vacker och magnifik, i stort sett orörd av människan.” Men Ingemars rötter finns i Stockholm, vi återkommer till det.

Bakgrund

Ingemar har kunskaper och erfarenheter som få andra. Först på Sveriges Radio och program som Gökottan och Pausfåglar, sen på SVT och program som Mitt i naturen, som Ingemar startade tillsammans med Gunnar Arvidsson, och Korsnäsgården med Nils Linnman. Levande historia för många djur- och naturintresserade. Andra får stilla nyfikenheten genom att googla.

“Jag producerar böcker, reser på årliga på föreläsningsturnéer och håller ett hundratal föredrag per år och presenterar mina naturfotografier och filmer. Det är ett annat tempo, mer markbundet och personligt, som ger mig möjlighet att träffa olika människor och tid att utbyta intressanta erfarenheter. Jag har filmvisningar en gång i veckan under perioden februari till september, och det jag haft i 23 år och aldrig ställt in. Utom i år, på grund av Coronoapandemin.”

Ingemar föddes 1939 i Stockholm. ”Vid 7 års ålder flyttade jag med min familj till Roslagen. Jag är son till William Lind som var chef för Radiosymfonikerna och musikchef hos Sveriges Television fram till 1976. Jag var fast anställd vid Sveriges radio 1959–1980 och har sedan dess jobbat som frilansare. 1992 träffade jag min Ylva och flyttade till Tänndalen. Jag anser att jag har det bäst i världen. Jag är lyckligt gift, jag är frisk och jag kan gå ut på fjället när jag vill. Min hobby är mitt jobb och mitt jobb är min hobby. Och så har jag en Canon 6D med EF100–400 zoom.”

Möjligheter

”Men låt mig först som sist säga detta. Att vara naturfilmare är inget yrke eller någon renodlad hobby. Det är ett sätt att leva. Jag känner mig oerhört privilegierad som får syssla med det jag helst vill. Jag får vara ute i naturen precis när jag vill och hur ofta jag vill. Jag försöker alltid tänka på det när jag gör film, att nalkas vad jag än skall skildra med hänsyn, ödmjukhet och respekt. Jag hoppas att alltid kunna göra det och att det även skall märkas i mina filmer och fotografier.”

Lösning

”För mig som naturfotograf är det viktigt att ha kontroll på hela processen från bildkomposition till utskriven bild. Ett tag levde jag med alternativet att lägga ut arbetet på stan men insåg snabbt att den bästa lösningen för mig vore en skrivare, en storformatsskrivare, som ger mig den kvalitet jag vill ha på utskrifterna och den trygghet som finns inbyggd i ett bekant varumärke. För mig är den här lösningen också kostnadseffektivare, inte bara bekvämare och alltid redo. Den lokala närvaron och det personliga engagemanget på Canon Business Center var också viktigt för mitt val av skrivare som heter Canon imagePROGRAF PRO-2100.”

Resultat

”Jag kan alltid lita på utrustningen jag har. Kameran jag har är oklanderlig, pålitlig som en gammal vän. Och min storformatsskrivare gör mig aldrig besviken. Den bara levererar och levererar och gör det möjligt för mig att printa den ena fina utskriften efter den andra. Här kan man säga att kvalitet och kvantitet går hand i hand. Och med det menar jag att utskriftskvaliteten alltid är rätt för mig och fotografierna jag skriver ut”, säger Ingemar Lind och fortsätter.

”Tålamod är viktigt för varje fotograf och avgörande för mig som naturfotograf. Jag väntade i årtionden på rätt ögonblick för att på bild fånga blandäktenskapet mellan blå och viträv. Det är två färgvarianter av vår fjällräv och jag ville ha en bild på dessa på en snöklädd lya. De första fjällrävar jag såg i mitt liv var just ett sådant blandäktenskap. Det var när jag gjorde min första film om detta djur för teve 1978. Det tog sedan närmare 40 år innan jag kunde fånga detta på bild. En sådan bild kan jag inte tillåta att en skrivare skulle vara i närheten av att inte göra rättvisa. Alla motiv förtjänar att behandlas med respekt från tanke till utskrift. Och kvalitet är ingenting man kan förhandla om. Antingen så är det kvalitet eller inte. Och jag levererar aldrig ett jobb som jag inte är nöjd med. Genom att använda 12 bläckpatroner blir färgerna fylligare och de svarta tonerna djupare, och utskrifterna reproducerar mina bilder på ett fullvärdigt sätt. Sen är det bara för mig att rama in dem och sälja. Med den här skrivaren kan jag också producera mina årliga almanackor som är mycket efterfrågade. Jag kan också ha två rullar i olika storlekar i skrivaren samtidigt, om jag skulle vilja.

Samarbete

”Jag uppskattar särskilt den personliga och snabba servicen, teamet på Canon ger omedelbart svar på mina frågor och funderingar om digitalisering och andra lösningar, och skulle jag vara i behov att service vet jag att den görs så omsorgsfullt och snabbt som möjligt. Inga krångligheter med någonting utan det som utmärker samarbetet är ett enkelt, rättframt och jordnära förhållningssätt att jobba tillsammans. Jag skulle tro att det är den effektivaste samarbetsformen, utan tvekan. Hur andra har det vet jag inte, men så är min verklighet.”

”Hållbarhetsarbetet tar aldrig paus. Det är en ständigt pågående process utan slut där allt i stort som smått har betydelse,” berättar Magnus Jägre, IT- och Hållbarhetschef, Amasten Fastighets AB. ”Vårt fokus är nöjda hyresgäster, energismarta och energisnåla hus. I vårt hållbarhetsarbete arbetar vi med olika lösningar som bidrar till att minska resursutnyttjandet totalt sett. Det finns inte en enkel lösning på komplexa utmaningar, det finns alltid flera möjligheter. Ett bra exempel på det är den cirkulära ekonomin och Canon EQ80.

Lösningen

”Vi fick upp ögon för EQ80 när vi gjorde en inventering av vår printmiljö. Vi såg att den lösningen passade in i vår strategi för hållbarhetsarbete och matchade vårt miljötänk. 

Resultatet

”Resultatet visar sig varje dag i form av mindre och lättare fotavtryck på miljön. Det är positivt redan nu men över tiden kommer detta att visa sig vara kritiskt inte bara för enskilda aktörer utan för samhället som helhet.  Behovet av resurssnåla och energikloka lösningar är stort och ökande. Vi har alla möjligheter att bidra efter förmåga, som producenter som konsumenter. Du stegar inte in i framtiden i ett enda långt kliv. Du tar dig dit genom många små steg. EQ80 är ett sådant steg som bidrar till att minska koldioxidutsläppen redan i tillverkningsledet. Amasten som aktivt arbetar med att minska resursförbrukning och öka energieffektivitet ser bara fördelar med att använda återtillverkade produkter. Det bidrar till att reducera koldioxidutsläppen och minskar påfrestningen på miljön. Dessutom är prissättningen attraktiv krasst ekonomiskt sett. Det är en faktor som underlättar för många att ta rätt beslut”, säger Magnus Jägre. Men vi ser att priset bara är en del av en större helhet. Sammantaget ser vi tre stora fördelar med den här lösningen. För det första: Hållbarhet ekonomiskt. För det andra. Hållbarhet ekologiskt. Lösningen är en del av den cirkulära ekonomin och tillverkad av återvunna delar. För det tredje. Lösningen är hållbar socialt. Tillverkad i kontrollerade fabriker som erbjuder anständiga villkor och inte tillåter barnarbete. Ytterligare en fördel är att lösningen är kopplad till Print Relief i Canada. En organisation som återplanterar träd i förhållande till vår pappersförbrukning”, berättar Magnus Jägre.

Samarbetet

”Jag samarbetade med Canon redan på min förra arbetsplats, så vi har en lång gemensam historia, säger Magnus Jägre. Det finns många skäl till detta och det handlar inte bara om att produkterna är pålitliga och bra.”

“Dessutom stämmer personkemin. Människorna som jag samarbetar med på Canon är dedikerade, engagerade, trevliga och kompetenta,” säger Magnus Jägre, IT-och Hållbarhetsansvarig, Amasten Fastighets AB.

Framtiden

”Hur kan vi utveckla framtidens fastigheter på bästa sätt? Vi arbetar med solceller, vi utvecklar energisnåla hus och vi fortsätter arbeta för att minska resursutnyttjandet totalt sett. Det är ett viktigt arbete, det är ett mångfacetterat arbete men framförallt är det ett stimulerande arbete. Jag tror att den cirkulära ekonomin där man återanvänder äldre produkter för hållbar produktion av nya kommer att ta större plats också i våra processer. 

Det blir också viktigt att eller att hitta sätt att använda mindre material när man bygger bostäder för att klara utsläppsmålen”, säger Magnus Jägre.

Mer om EQ80

I EQ80-serien väljer Canon ut bästsäljande modeller från de senaste åren och återskapar dem med hjälp av mångåriga tillverkningsexpertis för att producera prisvärda, högkvalitativa multifunktionsskrivare med avsevärt mindre miljöpåverkan. Eftersom alla produkter i EQ80-serien tillverkas till 80 %eller mer av redan befintliga delar och komponenter kan Canon minska koldioxidutsläppen under tillverkningen med upp till 80 %.

Lindstedts Advokatbyrå och Advokatfirman Christer Nyström AB har kontor i Sundsvall, Härnösand och Stockholm. Med verksamheten utspridd i flera städer krävs ett bra system för få organisationen att fungera effektivt. Samtliga handlingar ska finnas tillgängliga för alla berörda medarbetare. Få verksamheter är så dokumentintensiva som juristers och advokaters. 

Handlingarna räknas inte i hundratal utan här pratar vi om tusentals handlingar under ett verksamhetsår. Effektivitet och ordning och reda är därför ett måste. Smidiga lösningar för ärendehantering och tidrapportering är viktiga verktyg för en väl fungerade verksamhet. 

Bakgrund

”De ärenden vi arbetar med innehåller oftast stora mängder dokument och handlingar. Hade det bara varit en person på ett kontor som behövde tillgång till dessa hade vi kunnat sortera in dem i pärmar eller mappar, men så är inte fallet. Då vi arbetar gemensamt med många ärenden finns ett behov av att snabbt och enkelt få tillgång till allt befintligt material, oavsett vart vi befinner oss. Vi behöver ett system där vi kan samla samtliga handlingar, men även redigera och bearbeta dokument på ett effektivt sätt. För att underlätta detta behövde vi en lösning alla kunde utgå ifrån och hantera oavsett geografisk placering. Kort sagt – en digital samlingsplats för all ärendehantering och dokumentation samt tidrapportering.”

Lösning

”Det landade i en digital lösning efter förslag från Canon i Sundsvall. Vi har sedan tidigare ett samarbete med Canon. Då vi berättade för dem om vårt behov fick vi detta förslag på digital lösning.  Vi skannar alla dokument och lagrar dem i digitala aktmappar. Dessa är tillgängliga för alla med rätt behörighet. Vi slipper fysiska arkiv med pärmar och mappar och vi slipper att leta. I stället kan vi enkelt söka och hitta rätt utifrån till exempel ärendenummer, datum eller kategori”, säger Helen Mattsson. 

Fördelar

”Det är ett användarvänligt program som är lätt att lära sig, använda och utveckla efter hand. Sökvägarna är många. Det är värdefullt för att det underlättar och effektiviserar vår ärendehantering både inom kontoret och mellan våra olika kontor”, säger Helen Mattsson. Numera kommer t.ex. alla handlingar från domstolar digitalt och vi kan då spara ner handlingarna direkt. Nu när vi har en synkroniserad lösning för både ärendehantering och tidrapportering är även den processen betydligt enklare. Det är smidigare och det går snabbare. Vi checkar in dokumenten efter behov och möjligheten finns att checka ut dokumenten när och var vi vill. Dokument sparade i Word- och Excel-filer går till exempel att redigera i samma dokument. Alla våra medarbetare har tillgång till samma dokument oavsett om de arbetar i Sundsvall, Härnösand eller Stockholm. Varje gång ett ärende hanteras och uppdateras kan man också göra tidrapporteringen i ärendet i samma program”, säger Helen Mattsson. 

”Vissa ärenden, t.ex. inom personskador, är ofta långlivade och dokumentationen omfattande. Tio år motsvarar inte sällan fem pärmar med dokument och vi har många ärenden av den karaktären.”

Samarbetet

”Vi har samarbetat med Canon i flera år och tycker att det fungerar utmärkt. Våra kontaktpersoner är lyhörda, arbetar proaktivt och har stor förståelse för vår verksamhet. Den lösning vi valde har justerats helt efter våra önskemål och utifrån de behov som finns. Vi hade exempelvis inte tidrapportering i programmet från början utan det är en funktion som adderades när vi anpassade lösningen till vår verksamhet.

”Vi är ett lås- och säkerhetsföretag, ett familjeföretag i andra generationen. Bland våra kunder finns kommuner som Sundsvall och Timrå, företag, organisationer och privatpersoner i hela Västernorrland. Vi utvecklar lösningar med fokus på rätt säkerhet, trygghet och bekvämlighet. Företaget startade 1968 och har 17 anställda”, berättar Per-Ulrik Helldahl, VD, Lås & Maskinservice, Sundsvall. 

Bakgrund

”Vi konstaterade att arkiven med olika avtal, både interna och externa, bara fortsatte att växa.
Det blev svårare och svårare att överblicka, och det krävdes mer och mer tid för att administrera. Avtalen blev fler och fler samtidigt som dygnets timmar inte blev fler än tjugofyra. Vi behövde helt enkelt göra något för att förenkla och förbättra hanteringen av egna avtal och kundavtal. Det är många handlingar som löpande ska uppdateras, förnyas, förlängas eller på annat sätt förändras. Och det är många variabler att hålla reda och ordning på. Risken finns att någon uppgift ramlar mellan stolarna. Den risken måste minimeras och integriteten säkerställas. I det läget föreslog teamet på Canon i Sundsvall en digital lösning istället för vår traditionella med avtalen i pärmar och pärmarna förvarade i arkiv.”

Lösning

”Lösningen blev en digital dokumentplattform som säkerställer att samtliga avtal är åtkomliga via dator, mobiltelefon och läsplatta. Samtliga avtal är nu skannade, samlade, överblickbara och sökbara på en plats. Vissa handlingar kan vara känsliga för personal, leverantörer och kunder. Så för oss var det avgörande att lösningen följer kraven för avtalshantering enligt GDPR, säger Per-Ulrik Helldahl. ”Lösningen är mycket enkel att använda och det är ingen inlärningströskel att tala om. I samma ögonblick lösningen är installerad är det bara att börja använda den.”

Resultat

”Snabbheten, enkelheten och effektiviteten med den digitala lösningen är påtaglig jämfört med den traditionella avtalshanteringen. Det är lätt att leta, ändra och lägga till i avtalen vid behov. Framförallt är det sökbarheten som är den stora skillnaden. Nu slipper vi tidskrävande pappershantering och svåröverblickbara arkiv. Allt är tillgängligt vid skärmen; datorns, mobilens eller läsplattans”, säger Per-Ulrik och fortsätter:

Samarbete

Vi har samarbetat med Canon under flera års tid och det hela började med lösningar för utskrifter med rätt kvalitet till rätt pris. Därefter har samarbetet utvecklats till att omfatta smart och smidig digital dokumenthantering. Det är ett givande samarbete som bygger på förtroende och drivs av kunskap och engagemang. För oss är det också viktigt att servicenivån är hög och lättillgänglig.

Framtid

”Det får mogna och växa fram under resans gång. Som läget är just nu är vi helt nöjda med den digitala lösningen vi har. Den möter våra behov av effektivitet, krav på enkelhet och användarvänlighet.  Samtidigt är lösningen skalbar och kan anpassas för framtida behov av till exempel digitalisering och effektivisering av processer för HR. Men där är vi inte nu.