Framgångsnyckeln är noggrann utvärdering. Och resurser anpassade efter det faktiska behovet.

Lyckades pricka in vårt behov.

Ola Nydahl

Försäljningschef Region Sydväst

Vet du hur mycket pengar du slösar på utskrifter? Eller att dina synliga kostnader kanske endast står för 10 % av den totala kostnaden för dokumentutskrifter på kontoret? Branschexperter kallar detta “dolda utskriftskostnader”, vilka omfattar indirekta kostnader som IT-support, administration, inköp och slutanvändarnas produktionstid. 

”Tillsammans med Canon gick vi till botten med förutsättningarna för vår utskriftsmiljö och dokumenthantering. Vi gjorde en noggrann utvärdering av nuläget, önskat läge och hur vi skulle ta oss dit, säger Jonas Dahlgren, IT-chef, Höganäs Bjuf AB.

Utvärdering med helhetsperspektiv

För att upptäcka var förbättringar och besparingar kan göras behöver du en klar förståelse av din nuvarande miljö, en förståelse som omfattar alla processer – inklusive de dolda – som påverkar utskriftskostnader och effektivitet. Detta, i kombination med ett praktiskt, objektivt förslag på områden som kan förbättras är avgörande för att få alla intressenter, t.ex.

IT- och inköpsavdelningen samt slut- användarna, att acceptera förändringarna. Resultaten sammanställs i en rapport som innefattar rekommendationer för bästa praxis rörande förbättringar och kostnadsbesparingar som är anpassade efter din situation. Rapporten ger ett tydligt underlag för beslutsfattande och möjligheten att ta kontroll.

De flesta utvärderingar fokuserar enbart på grundläggande kvantitativa utskriftsuppgifter. Canons utvärderingstjänst består däremot av en fysisk nätverkskanning i kombination med en webbaserad enkätundersökning för slutanvändare. Tack vare det fick vi även kvalitativ information, vilket gav oss en nyanserad och heltäckande bild av vårt faktiska behov och faktiska beteende”, förklarar Jonas.

Enkelt och effektivt

Tillsammans med dig börjar Canon med en nätverksskanning via en molnbaserad eller lokalt installerad mjukvara. Skanningen kan utföras av din egen IT-avdelning. Två på varandra efterföljande mätningar görs för att få information om aspekter som varumärken, typer, modeller, svartvit/ färg och utskriftsvolymer. Information om dina slutanvändares behov, inställning och utskriftsbeteende samlas in genom en webbaserad enkätundersökning som endast tar 10–15 minuter att färdigställa. I Canons rapport kombineras dessa resultat med våra slutsatser och rekommendationer.

Resultat

”Genom den här utvärderingstjänsten fick vi ett helhetsperspektiv på befintlig utskriftsinfrastruktur, utskriftsanvändning, slutanvändarupplevelse samt områden med utrymme för förbättringar. Kort sagt, med den här MPS-lösningen kunde vi optimera vår utskriftsinfrastruktur och dokumentprocesser”, säger Jonas Dahlgren, Höganäs Bjuf.

”För vår del har det bland annat inneburit att vi kunnat reducera antalet skrivare samtidigt som vi ökat effektiviteten och bekvämligheten. Vi har hittat rätt balans mellan utskrifter i färg och svart, mellan A3 och A4. Dessutom arbetar vi nu med säkra utskrifter och undviker därmed onödiga utskrifter och högar av papper son ligger och skräpar vid skrivarna”, förklarar Jonas Dahlgren.

Sammantaget innebär detta att vi har bättre översikt och bättre kontroll av såväl förbrukning som kostnader”, säger Jonas Dahlgren.

Tidigare valde medarbetarna skrivare utifrån var man satt. ”Befann sig medarbetaren på annan plats på kontoret, var hen tvungen att springa tillbaka till ’sin’ skrivare eller välja en ny skrivare”, förklarar Jonas Dahlöf. Mycket skrevs slentrianmässigt ut i färg och som enkelsidiga dokument trots att dokumenten var ersidiga. Det var ineffektivt, det var oekonomiskt, och pappersförbrukningen var för hög. Nu har vi rätt balans i alla avseenden.”

Partnerskap

”Rent allmänt tycker jag vi kan konstatera att nivån på företagen som arbetar med marknadsföring och försäljning av tjänster blivit högre. Idag handlar det mindre om att sälja och mer om att på olika sätt stötta kunder som oss i arbetet med att jobba smartare och effektivare. Därvidlag är Canon en bra samarbetspartner, lyhörd och proaktiv. Jag är mycket nöjd med vårt samarbete hittills och ser fram emot fortsättningen, säger Jonas Dahlgren.

Nästa steg

”Just nu är vi helt nöjda med den lösning vi har och det är dessutom en lösning vi ser oss leva med under många år framöver. Samtidigt är vi naturligtvis mottagliga för nya tankar och lösningar som Canon kan tänkas presentera för oss. Vi ligger i framkant och är alltid intresserade av att förbättra och förnya vår verksamhet.”

Om Höganäs Bjuf

Höganäs Bjuf koncernen har utvecklats till en exportindustri med kunder i 70 olika länder och en omsättning på 700 miljoner kronor. ”Större delen av produktionen går till stålindustrin. Men eldfast material som tål över tusen graders hetta är en förutsättning i tillverkningen för era material och era branscher. Utan eldfast material kunde du inte tillverka chassit till en bil och inte heller aluminium till motorn”, berättar Jonas Dahlgren.

Fruktansvärt tråkigt att prata print. Men roligt att jobba med.

En lösning som fungerar sömlöst över nationsgränserna

Ola Nydahl

Försäljningschef Region Sydväst

”Print lever, men som vi vet, tar digitalt över mer och mer. Vi befinner oss mitt i den spännande förändringsprocessen. En del av mitt jobb är att underlätta förflyttningen till den digitala verkligheten och driva ett mer mobilt arbetssätt”, berättar Kristofer Öhman IT Chef på Aller Media och Head of IT i Norden.

”Jag tycker om att ha roligt och att det är fruktansvärt tråkigt att prata om print och papper, kopiering i svart och vitt och fyrfärg och kostnad per A4 ochA3. Samtidigt är det naturligtvis viktigt att vi hanterar printproblematiken och gör det på ett sätt som bidrar till hela vår verksamhet och alla som arbetar inom vår organisation. Totalt är vi ungefär 2300 personer som arbetar inom Aller Media, utspridda på olika kontor i hela norden.

I det perspektivet är det kritiskt med en lösning som fungerar sömlöst över nationsgränserna och fungerar på samma sätt oavsett var mitt arbete ska utföras. Lösningen ska bara funka och den ska vara enkel att använda. Om det inte är enkelt är det ingen som kommer att använda lösningen”, säger Kristofer.

Gynnsamt ur flera perspektiv

”Den lösning som var i bruk när jag tillträdde min tjänst motsvarade inte mina krav på funktionalitet och kvalitet så för mig var det ett enkelt beslut att välja Canon och anamma en lösning som fullt ut stöder alla typer av klienter. ”Lösningen ska stödja ett sätt att arbeta som är gynnsamt ur användarperspektiv, miljöperspektiv, ekonomiskt perspektiv och administrativt perspektiv. I praktiken innebär det att lösningen ska vara enkel att använda, att den ersätter slit och släng kulturen med ett långsiktigt hållbart förhållningssätt, att den minskar förbrukningen av papper och bidrar till att skapa förutsättningar för effektivare rutiner.”

Förankrar visionen i vardagen

”Kan vi med hjälp av smartare rutiner och bättre lösningar minska pappersförbrukningen, öka effektiviteten och samtidigt rädda skogen för framtiden är det viktigt för mig att förankra den visionen  i vardagen och göra den till en del av det dagliga arbetet.”

Med den här lösningen är det dessutom bara att logga in och arbeta som du brukar oavsett vilket av våra kontor i norden du råkar vara på för tillfället. Enkla rutiner gör arbetet roligare och effektivare. Det är min erfarenhet”, säger Kristofer Öhman.

Regelbundna avstämningar

”En gång i kvartalet stämmer vi av med Canon och säkerställer att vi möter målen vi definierade i början av arbetet. Har förbrukningen av papper minskat? Har dubbelsidiga utskrifter ökat? Har vi minskat belastningen på miljön? Dessa regelbundna avstämningar är viktiga inte enbart av rationella skäl och ekonomiska skäl utan även för att vi då kan föra ett spontant resonemang om möjligheterna att ytterligare utveckla och förfina den aktuella MPS-lösningen och se hur den kan bidra till att skapa ännu bättre förutsättningar för vår verksamhet”, berättar Kristofer.

Partnerskap

”Jag har en bra dialog med Maria Holgersson på Canon och vårt samarbete präglas av öppenhet, ömsesidighet och respekt. Maria har stor förståelse för våra behov och är lyhörd för våra önskemål. För mig handlar det inte om att köpa en produkt utan att tillsammans utveckla lösningar som kontinuerligt bidrar till att förbättra vår affär genom att skapa förutsättningar som gör det enklare, effektivare och roligare för oss på Aller Media att gå till jobbet fem dagar i veckan. För mig är det ständig förbättring som gäller och tittar jag framåt ser jag att partnerskapet med Canon går vidare och utvecklas ytterligare. Dessutom är det väldigt smidigt med en kontaktperson som ger snabb återkoppling, bidrar med nya perspektiv och tar ett helhetsansvar”, avslutar Kristofer Öhman.

Bakgrund

”Vi har levererat avkoppling, underhållning och inspiration till miljoner läsare sedan 1894. Vår omvärld har förändrats sedan dess och vi utvecklar ständigt nya sätt att engagera, ge upplevelser och tjänster till våra läsare, användare, besökare och följare – både i tryckta och digitala medier såväl som i den fysiska världen”, berättar Kristofer. Aller media är marknadsledande inom populärpress i Sverige, med en marknadsandel på 54 %. Aller har några av Sveriges mest välkända varumärken inom tidskrifter, såsom ELLE, Café, MåBra, Svensk Damtidning, ELLE Decoration, Allers, Hemmets Veckotidning, Hänt i Veckan, Femina och Residence.