HSB vässar servicen med digitala verktyg

”Mindre tid för administration och mer tid för kvalificerad rådgivning.”

Martin Persson

Plats-/Försäljningschef, Västerås, Eskilstuna

”Vi har en lång historia tillsammans, och när det var dags att ta ytterligare ett steg in i framtiden och i ännu högre grad ta vara på de digital möjligheterna, då var det naturligt för oss att fortsätta arbeta tillsammans med Martin Persson och hans kolleger på Canon här i Eskilstuna.

Samtidigt kunde vi se att Canons roll i vårt samarbete gradvis hade utvecklats från att ha varit en printleverantör till att bli en utvecklingspartner”, berättar Kristofer Pettersson, IT-ansvarig, HSB Södermanland

Utmaning

”För oss är digitaliseringen en prioriterad fråga, och vi ska i högsta möjliga utsträckning vara ett stöd till våra bostadsrättföreningar genom att effektivisera det administrativa arbetet och ge mer kvalificerad rådgivning. HSB Södermanland sträcker sig över en stor region och vi har flera kontor och väldigt mycket dokumentation som avtal, prislistor, kontrakt, ritningar, erbjudanden etc. Vår vision är att vara den ledande aktören som har det bästa boendet. Och för att kunna erbjuda det bästa är det en förutsättning att vi har överblick och fin kontroll på våra interna rutiner och processer. Målet är mindre tid för rutinartad administration och mer tid för kvalificerad rådgivning. En viktig del i det arbetet är vår dokumenthantering och skrivarmiljö”, berättar Kristofer Pettersson.

Lösning

”Det viktiga i allt arbete är att det utgår från en vision, en föreställning om hur det ska bli bättre för alla berörda. För oss själva och för våra kunder. Det skall vara smidigt, enkelt och tryggt.

Den lösningen vi fått möter våra behov av effektivitet, tillgänglighet och säkerhet. Den knyter ihop våra kontor och för oss närmare våra kunder. Den förändrar inte det vackra sörmländska landskapet men den digitala lösningen gör administrationen till en smidigare och skönare upplevelse”, säger Kristofer Pettersson. ”Arbetet blir både effektivare och enklare.”

Resultat

”Vi har fått ett verktyg som gör det enklare för oss att nå våra mål och för oss närmare vår vision. Konkret innebär det att vi kan möta våra kunder på kundernas premisser. Allt fler önskar få aktuell information och rådgivning i sina mobiler, datorer och läsplattor. Nu kan vi ge kunderna ännu bättre service, tack vare att vi kan svara snabbare eftersom ställtiderna är mindre. Förr kunde det ta avsevärt med tid för att hitta rätt information, i rätt pärm i rätt arkiv. Nu är alltid uppdaterad dokumentation tillgänglig var du än är. Det underlättar administrationen, förenklar hanteringen och bidrar till att säkerställa kvaliteten på servicenivån. Sammantaget är det viktigaste med digitaliseringen att tekniken hjälper oss att komma närmare våra kunder på våra kunders villkor. Mindre och mindre tid för administration och mer tid för kvalificerad rådgivning”, berättar Kristofer Pettersson. ”Det målet hjälper digitaliseringen till att förverkliga.”

Partnerskap

”I takt med att samhället utvecklats och digitaliserats har också vår relation till Canon utvecklats, förändrats och fördjupats”, berättar Kristofer Pettersson.

“Våra regelbundna avstämningsmöten bidrar till att säkra kvaliteten på pågående projekt samtidigt som vi kan jobba proaktivt och skissa på nya möjligheter. Att vi träffas regelbundet för också med sig att vi löpande lär känna varandra allt bättre och får större förståelse för utmaningarna vi står inför och hur vi både akut och över tid kan hantera olika scenarios. Vi är ett lag som med våra olika erfarenheter, insikter och kunskaper jobbar för ett gemensamt mål. Partnerskap är en bra samarbetsform för framgång”, säger Kristofer Pettersson.

Framtid

”Den digitala utvecklingen är här för att stanna och vi kommer att fortsätta vår egen digitala satsning. Avancerad scanning är aktuellt i närtid och ett resultat av det arbetet blir att vår dokumentation förs över från fysiska pärmar till lagring i molnet. På så vi kan vi säkerställa att informationen är tryggt lagrad, omedelbart tillgänglig och alltid möjlig att uppdatera i realtid. Eftersom HSB Södermanland har sex kontor som är spridda över ett stort geografiskt område blir det oerhört mycket enklare att informera och kommunicera när dokumentationen är samlad i ett digitalt arkiv som är tillgängligt för alla medarbetare oavsett var de befinner sig. Vi kommer närmare våra kunder och kan bättre ge snabb och effektiv service”, säger Kristofer Pettersson.