Framgångsnyckeln är noggrann utvärdering. Och resurser anpassade efter det faktiska behovet.

Lyckades pricka in vårt behov.

Ola Nydahl

Försäljningschef Region Sydväst

Vet du hur mycket pengar du slösar på utskrifter? Eller att dina synliga kostnader kanske endast står för 10 % av den totala kostnaden för dokumentutskrifter på kontoret? Branschexperter kallar detta “dolda utskriftskostnader”, vilka omfattar indirekta kostnader som IT-support, administration, inköp och slutanvändarnas produktionstid. 

”Tillsammans med Canon gick vi till botten med förutsättningarna för vår utskriftsmiljö och dokumenthantering. Vi gjorde en noggrann utvärdering av nuläget, önskat läge och hur vi skulle ta oss dit, säger Jonas Dahlgren, IT-chef, Höganäs Bjuf AB.

Utvärdering med helhetsperspektiv

För att upptäcka var förbättringar och besparingar kan göras behöver du en klar förståelse av din nuvarande miljö, en förståelse som omfattar alla processer – inklusive de dolda – som påverkar utskriftskostnader och effektivitet. Detta, i kombination med ett praktiskt, objektivt förslag på områden som kan förbättras är avgörande för att få alla intressenter, t.ex.

IT- och inköpsavdelningen samt slut- användarna, att acceptera förändringarna. Resultaten sammanställs i en rapport som innefattar rekommendationer för bästa praxis rörande förbättringar och kostnadsbesparingar som är anpassade efter din situation. Rapporten ger ett tydligt underlag för beslutsfattande och möjligheten att ta kontroll.

De flesta utvärderingar fokuserar enbart på grundläggande kvantitativa utskriftsuppgifter. Canons utvärderingstjänst består däremot av en fysisk nätverkskanning i kombination med en webbaserad enkätundersökning för slutanvändare. Tack vare det fick vi även kvalitativ information, vilket gav oss en nyanserad och heltäckande bild av vårt faktiska behov och faktiska beteende”, förklarar Jonas.

Enkelt och effektivt

Tillsammans med dig börjar Canon med en nätverksskanning via en molnbaserad eller lokalt installerad mjukvara. Skanningen kan utföras av din egen IT-avdelning. Två på varandra efterföljande mätningar görs för att få information om aspekter som varumärken, typer, modeller, svartvit/ färg och utskriftsvolymer. Information om dina slutanvändares behov, inställning och utskriftsbeteende samlas in genom en webbaserad enkätundersökning som endast tar 10–15 minuter att färdigställa. I Canons rapport kombineras dessa resultat med våra slutsatser och rekommendationer.

Resultat

”Genom den här utvärderingstjänsten fick vi ett helhetsperspektiv på befintlig utskriftsinfrastruktur, utskriftsanvändning, slutanvändarupplevelse samt områden med utrymme för förbättringar. Kort sagt, med den här MPS-lösningen kunde vi optimera vår utskriftsinfrastruktur och dokumentprocesser”, säger Jonas Dahlgren, Höganäs Bjuf.

”För vår del har det bland annat inneburit att vi kunnat reducera antalet skrivare samtidigt som vi ökat effektiviteten och bekvämligheten. Vi har hittat rätt balans mellan utskrifter i färg och svart, mellan A3 och A4. Dessutom arbetar vi nu med säkra utskrifter och undviker därmed onödiga utskrifter och högar av papper son ligger och skräpar vid skrivarna”, förklarar Jonas Dahlgren.

Sammantaget innebär detta att vi har bättre översikt och bättre kontroll av såväl förbrukning som kostnader”, säger Jonas Dahlgren.

Tidigare valde medarbetarna skrivare utifrån var man satt. ”Befann sig medarbetaren på annan plats på kontoret, var hen tvungen att springa tillbaka till ’sin’ skrivare eller välja en ny skrivare”, förklarar Jonas Dahlöf. Mycket skrevs slentrianmässigt ut i färg och som enkelsidiga dokument trots att dokumenten var ersidiga. Det var ineffektivt, det var oekonomiskt, och pappersförbrukningen var för hög. Nu har vi rätt balans i alla avseenden.”

Partnerskap

”Rent allmänt tycker jag vi kan konstatera att nivån på företagen som arbetar med marknadsföring och försäljning av tjänster blivit högre. Idag handlar det mindre om att sälja och mer om att på olika sätt stötta kunder som oss i arbetet med att jobba smartare och effektivare. Därvidlag är Canon en bra samarbetspartner, lyhörd och proaktiv. Jag är mycket nöjd med vårt samarbete hittills och ser fram emot fortsättningen, säger Jonas Dahlgren.

Nästa steg

”Just nu är vi helt nöjda med den lösning vi har och det är dessutom en lösning vi ser oss leva med under många år framöver. Samtidigt är vi naturligtvis mottagliga för nya tankar och lösningar som Canon kan tänkas presentera för oss. Vi ligger i framkant och är alltid intresserade av att förbättra och förnya vår verksamhet.”

Om Höganäs Bjuf

Höganäs Bjuf koncernen har utvecklats till en exportindustri med kunder i 70 olika länder och en omsättning på 700 miljoner kronor. ”Större delen av produktionen går till stålindustrin. Men eldfast material som tål över tusen graders hetta är en förutsättning i tillverkningen för era material och era branscher. Utan eldfast material kunde du inte tillverka chassit till en bil och inte heller aluminium till motorn”, berättar Jonas Dahlgren.