Sökresultat

Inga träffar matchade ditt sökord

Ett okänt fel inträffade, försök igen

Tillgängligheten och sökbarheten är två starka plus.

Redovisningsföretaget redovisar dagliga fördelar med digital hantering.

Företaget startade 1989 och har idag sex anställda. Verksamheten rullar på med bra fart och den nuvarande kostymen hänger inte riktigt med i svängarna. ”Vi är trångbodda och inom kort flyttar vi till nya fräscha lokaler i Danderyd. Lokalerna blir större, trivsammare och mer ändamålsenliga. Dessutom får vi rum att växa i takt med att efterfrågan på våra tjänster växer”, säger Eva Admantius.

Utmaningen
Det ligger i sakens natur att redovisningsbranschen dokumenterar mer än andra. ”Därför gäller det att ta en bit i taget för att sen gå vidare, och inte låta sig hämmas initialt av mängden material som går att digitalisera. Det är vår erfarenhet. Vi började med att digitalisera det som är viktigast för oss och det är boksluten för våra kunder. Eftersom vi verkat i många år har vi hunnit samla på oss mängder av bokslut och massvis av pärmar där boksluten är samlade.

Pärmarna tar plats och det tar tid att leta i pärmarna. Vi ställde oss en enkel fråga: Vill vi drunkna i pärmar eller vill vi simma vidare framåt? Drastiskt uttryckt var det utmaningen vi stod inför”.

Lösningen
”Min man Leo, som också är delägare, träffade vid tillfälle en representant från Canon på gymmet och de började prata om att träna effektivt. Tids nog landade samtalet i att jobba effektivt och smartare dokumenthantering. Tillsammans gick vi från prat till handling och nu kan vi dagligen se fördelarna med digital dokumenthantering”, berättar Eva. ”Lösningen blev Therefore, en arkiveringslösning med scanning som på ett kostnadseffektivt sätt gett oss en ny struktur på dokumenthanteringen. Vi har fått möjlighet att effektivisera vårt arbete samtidigt som vi fått en helt annan tillgänglighet på vår dokumentation.

Att söka och få fram rätt dokumentation går blixtsnabbt. Det som förr kunde ta många minuter går nu på några sekunder. Men det handlar inte bara om snabbhet och sökbarhet. Lösningen ger oss även ökad säkerhet och trygghet då all dokumentationen är inskannad och samlad på en plats i databasen och lätt tillgängliga från alla våra datorer”, informerar Eva.

Resultatet
”Ett påtagligt och synligt resultat är att vi nu är befriade från alla gamla bokslutspärmar i hyllorna. Vi har tagit tillbaka ytan som tidigare var ockuperad av nyckeltal och annat. En annan och kanske ännu större fördel är att vi nu slipper det klassiska letandet efter pärmar som efter en kvarts frustrerat sökande visar sig stå hos revisorn eller kunden. Nu är det historia. Informationen finns där i datorn hela tiden och det innebär att jag och mina kolleger inte behöver leta. Istället är all dokumentation som lönespecifikationer och löneunderlag sökbar och tillgänglig i realtid. På så vis spar vi massor med tid och slipper det tidsödande letandet vilket var både irriterande och frustrerande. Eftersom vi digitaliserat dokumentationen kan vi jobba dokumentsmart istället och söka lätt och rätt med en gång. Det är som balsam för humöret och som smörjmedel för effektiviteten i jobbet”, understryker Eva.

Samarbetet
”Alla har varit väldigt tillmötesgående från första tillfället till implementeringen av lösningen. Det har fungerat så bra att vi kommer att göra mer tillsammans med Canon. Exakt vad det blir håller jag för mig själv just nu men att det blir något med digital dokumentation är helt klart. För nu har vi kommit över tröskeln till att digitalisera och det finns inga avigsidor bara fördelar, som vi ser det. Dessutom är alla våra samarbetspartners och kunder positiva till utvecklingen. Därför kommer vi att fortsätta på den inslagna vägen samtidigt som det är det viktigt för oss att vi gör den här digitala resan i vår egen takt”, avslutar Eva Admantius på redovisningsfirman Incognito AB.

Kundreferens

Incognito AB

Grundat: 
1989
Bilder
Fördelar
  • Tillgängligheten
  • Sökbarheten
  • Spar tid och utrymme

Ladda ner

Ladda ner denna referens som pdf

Klicka här