Sökresultat

Inga träffar matchade ditt sökord

Ett okänt fel inträffade, försök igen

Man ändrar inte på ett vinnande lag.

När kundtjänsten vill jobba smartare och hantera beställningar effektivare.

Skriver vi Scapa Inter AB, ringer det ingen klocka. Och det är precis som det ska vara. Trots att Scapa är en Sveriges större tillverkare av möbler som sängar och soffor. Scapa jobbar bakom scenen. Är legotillverkare. Säljer inga möbler under eget namn. Men desto fler till andra. Skriver vi däremot IKEA och Mio.  Ja, då är klockspelet igång. 

 

”Scapa fick sin första order från IKEA. Året var 1959 och det var Ingvar Kamprad själv som beställde 200 sängar”, berättar Roger Conradsson, Vice VD, Scapa Inter AB. Bolaget omsätter 400 miljoner SEK, har 60 anställda och en fabrik i Sverige, samt 530 medarbetare och fyra fabriker i Litauen.

Bakgrunden
Kundtjänsten på Scapa är bemannad med tolv medarbetare. Verksamheten sjuder av liv och aktivitetsnivån är hög. Orders kommer in och orders ska effektueras. Kunder finns i Sverige, Norge, Danmark, Finland och Tyskland, den enskilt största kunden är MIO. Affärerna blir fler och fler, och högarna med beställningar växer. Stundtals kan det vara svårt att hitta rätt order i rätt tid och göra det rätta på bästa sätt. Såväl effektivitet som trivsel kan bli lidande. I en ny värld håller det inte att jobba på det gamla sättet och därför måste ändring till, förändring och förbättring. Med andra ord, det är rätt tid att växla över till smarta digitala redskap för dokumenthantering.

Utmaningen
”Vår verksamhet rullar på med god fart och bara under en helg kan det komma 300 order. Och när beställningarna kom via fax och mejl blev det snabbt väldiga pappershögar eftersom vi alltid inte bara läste alla mejl utan även skrev ut dem. Många gånger kunde beställningarna vara ofullständiga och sakna information om till exempel tyg och ben. Det är kritisk information för oss och våra produkter. Det blev väldigt rörigt, tidsödande och inte överdrivet roligt att hålla ordning på alla papper och alla uppgifter. Kundtjänst kände av detta hela tiden och vi kunde alla se att det blev ohanterligt mycket papper på varje medarbetare. Det fungerade inte optimalt och var svårt att hitta bland alla mejl och fax.

Därför efterlyste vi en lösning för att ordersystemet skulle rulla på i högre fart och med precision. Gå från traditionell pappershantering till digital och på så sätt få en smidigare struktur och ett effektivare system för orderhantering. Sist men inte minst var det väsentligt för kundtjänst att få moderna redskap att jobba med. Dels för att kunna ge så bra service som möjligt. Dels för att trivas så bra som möjligt”, berättar Roger Conradsson.

Lösningen
”Stora förbättringar bygger ofta på små förändringar. Genom arkiveringslösningen med scanning har vi fått en helt ny struktur på orderhanteringen. Tack vare digitaliseringen och automatiseringen dirigerar vi nu alla beställningar till en och samma inkorg i mejlen. Processen är strömlinjeformad och all information är tillgänglig för kundtjänst i samma ögonblick som den efterfrågas och samtidigt är den åtkomlig även för våra kunder. Alla beställningar och all relevant information är sökbara i realtid. Det underlättar arbetet för kundtjänst och påverkar kundupplevelsen positivt”, berättar Roger Conradsson.

Resultatet
”Vi har fått bättre ordning och spar tid. Vi kan snabbare effektuera alla orders, vi slipper skriva ut mejl och vi slipper springa fram och tillbaka till våra skrivare. Vi förbrukar mindre papper vilket är bra för ekonomin och miljön. Samtidigt ser vi att kundtjänst med den här lösningen kan ge våra kunder ännu bättre service. Kunderna kan skicka order direkt in till oss eftersom lösningen är integrerad med vårt affärssystem och det ger oss en helt annan överblick och kontroll. Inget stök med att samordna fax och mejl. Säkerheten i orderprocessen är tryggad genom den här lösningen. Våra medarbetare på kundtjänst är helnöjda med resultatet och konstaterar själva att effektiviteten har ökat samtidigt som det blivit roligare på jobbet. Kort sagt, kvalitén i orderhanteringen är högre både internt och externt”, berättar Roger Conradsson.

Samarbetet
”Vi är skickliga på att se utvecklingsområden och tillsammans med Canon kan vi implementera lösningar som kan göra arbetet både roligare och effektivare. Det har inte minst digitaliseringen av orderprocessen visat. Vår nya lösning känner inga gränser, vi kan skala upp den lätt och kommer att kunna använda den även inom andra områden som lager, produktion och ekonomi. Hittills har vi samarbetat i åtta år och kommer att fortsätta samarbeta framöver. Man ändrar inte på ett vinnande lag”, säger Roger Conradsson.

Kundreferens

Scapa Inter AB

Bilder
Fördelar
  • Bättre service ut mot kund och roligare för kundtjänst.
  • Kostnadseffektivare, snabbare och smidigare hantering.
  • Minskad pappersförbrukning och större miljöhänsyn.

Ladda ner

Ladda ner denna referens som pdf

Klicka här